Personalgespräch führen

Personalgespräche sind ein wichtiges Instrument der Mitarbeiterführung. Sie sollten regelmäßig stattfinden, um Wünsche, Ziele und Kritik zielgerichtet zu äußern und Missverständnisse auszuräumen.

Doch welche Themen werden angesprochen und was gehört nicht in ein solches Gespräch? Und darf der Chef das Gespräch einfach aufzeichnen? Alle Infos über Dos and Don’ts im Mitarbeitergespräch finden Sie bei uns.

Personalgespräch führen

Ein Personalgespräch ist ein bewährtes Instrument der Mitarbeiterführung, das dazu dient, regelmäßig den Austausch zwischen Führungskräften und Mitarbeitern zu fördern. Diese Gespräche finden typischerweise jährlich, halbjährlich oder vierteljährlich statt. Im Fokus stehen dabei die Leistungsbeurteilung und das Setzen neuer Ziele. Mitarbeiter haben hier die Möglichkeit, Feedback zu ihrer bisherigen Arbeitsleistung zu erhalten und gemeinsam mit der Führungskraft Perspektiven für die Zukunft zu entwickeln.

Damit Ihre Mitarbeiter das Mitarbeitergespräch positiv und motiviert verlassen, sollten Sie sich als Führungskraft gut darauf vorbereiten. Nur so schaffen Sie eine Grundlage, damit sich Ihre Mitarbeiter weiterentwickeln und die Kommunikation sowie Zusammenarbeit im Unternehmen nachhaltig verbessert.

Zudem bieten diese Gespräche Raum für offene Fragen und das Klären von Missverständnissen. Idealerweise verlassen die Mitarbeitenden das Gespräch motiviert und entwickeln sich in ihrer Arbeit weiter. Damit das Gespräch zu einem positiven Ergebnis führt, sollten Sie als Arbeitgeber auf eine sorgfältige Vorbereitung achten.

Personalgespräche dienen der Mitarbeitermotivation, aber auch zum Klären von offenen Fragen und Missverständnissen. Bild: Pexels/Kampus Production

Weitere Vorteile und Anlässe für Mitarbeitergespräche im Überblick

Ein Personalgespräch hat neben dem Austausch zwischen Chef und Mitarbeiter noch weitere Vorteile. Dazu gehören:

• Stärkung des Vertrauens zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften
• Förderung eines gesunden Arbeitsumfelds
• Frühzeitiges Erkennen und Stoppen negativer Entwicklungen wie Mobbing

Neben den regulär geplanten Gesprächen können Mitarbeitergespräche auch aus bestimmten Anlässen heraus notwendig werden. Solche Besprechungen können sowohl von der Führungskraft als auch von den Mitarbeitenden initiiert werden. Häufige Gründe sind:

• Konflikte am Arbeitsplatz
• Außergewöhnlich gute oder schlechte Leistungen
• Hinweise auf spezifische Arbeitsvorgaben oder die Optimierung von Arbeitsprozessen

Auch nach Arbeitsunfällen oder bei der Einführung neuer Prozesse kann ein Personalgespräch hilfreich sein. Das Ziel des Gesprächs sollte immer sein, dass Chef und Mitarbeiter zufrieden aus dem Gespräch gehen und beide ihre Sorgen und Nöte loswerden konnten.

Die drei Phasen des Personalgesprächs

Ein produktives Mitarbeitergespräch besteht aus drei wesentlichen Phasen: Vorbereitung, Gespräch und Nachbereitung. Dabei ist nicht nur der Chef gefragt. Auch der Mitarbeiter sollte sich auf das Gespräch vorbereiten und sich Gedanken machen, welche Themen für ihn relevant sind und besprochen werden sollten. Die drei Phasen aus Vorgesetztensicht im Überblick:

1.) Die Vorbereitungsphase

Eine gründliche Vorbereitung ist das Fundament eines erfolgreichen Gesprächs. Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig über das anstehende Gespräch und sorgen Sie dafür, dass ausreichend Zeit und ein geeigneter Raum zur Verfügung stehen. Es kann auch hilfreich sein, den Mitarbeitenden im Vorfeld einen Bewertungsbogen zur Selbstreflexion zukommen zu lassen.

Überlegen Sie sich im Vorfeld, welche Themen und Ziele Sie besprechen möchten und bereiten Sie sowohl Lob als auch konstruktive Kritik vor. Eine klare Argumentationsstruktur hilft Ihnen dabei, das Gespräch professionell zu führen. Überlegen Sie sich auch, wie Sie auf mögliche Uneinigkeiten reagieren werden, um das Gespräch konstruktiv zu gestalten.

Damit ein Mitarbeitergespräch positiv verläuft, ist eine gute Vorbereitung wichtig. Bild: Pexels/Los Muertos Crew

2.) Die Gesprächsphase

Während des Gesprächs ist es wichtig, eine störungsfreie Atmosphäre zu schaffen. Stellen Sie sicher, dass keine Unterbrechungen durch Handys oder andere Störungen stattfinden. Das Gespräch sollte als Dialog geführt werden, bei dem beide Seiten ausreichend zu Wort kommen. Aktives Zuhören spielt dabei eine entscheidende Rolle.

Stellen Sie die vorbereiteten Fragen und machen Sie sich Notizen, um wichtige Punkte zu dokumentieren. Am Ende des Gesprächs sollte eine Zielvereinbarung stehen, die klare Perspektiven und Anreize für die Zukunft setzt. Dies motiviert die Mitarbeiter und fördert die Leistungsbereitschaft.

3.) Nachbereitung und Reflexion

Nach dem Gespräch sollten Sie die Besprechung reflektieren und überlegen, wie sich zukünftige Mitarbeitergespräche verbessern lassen. Ein schriftliches Protokoll der Vereinbarungen kann dabei hilfreich sein. Regelmäßiges Nachfragen, wie der Mitarbeiter mit der Zielvereinbarung zurechtkommt, zeigt außerdem, dass die Führungskraft auch nach dem Gespräch weiterhin Unterstützung bietet.

Klassische Themen im Mitarbeitergespräch

Ein Personalgespräch bietet also die Gelegenheit, über die Arbeitsleistung, die berufliche Entwicklung und Ziele eines Mitarbeiters zu sprechen. Es dient dazu, sowohl positives Feedback zu geben als auch Verbesserungspotenziale aufzuzeigen und ist somit ein wichtiger Bestandteil der Mitarbeiterführung. Klassische Themen sind:

• Leistungsbeurteilung: Wie wurde die Arbeitsleistung des Mitarbeiters in den vergangenen Monaten bewertet? Wo gibt es Verbesserungsmöglichkeiten und wie können diese erreicht werden.
• Zielvereinbarungen: Ein wesentlicher Teil des Personalgesprächs ist es, neue Ziele für den Mitarbeiter zu definieren, sei es auf Projektebene oder hinsichtlich der Weiterentwicklung durch Fortbildungen.
• Weiterbildungsmöglichkeiten: Welche Schulungen oder Fortbildungen sind notwendig, um die vereinbarten Ziele zu erreichen und die berufliche Entwicklung des Mitarbeiters zu fördern?

Nicht zu kurz kommen sollte auch das Feedback vom Mitarbeiter, denn nicht nur die Führungskraft gibt Feedback, auch der Mitarbeiter kann Rückmeldungen geben. Sei es zu den Arbeitsbedingungen, zur Zusammenarbeit im Team oder zur Kommunikation im Unternehmen.

Ihre Mitarbeiter sollten im Personalgespräch die Gelegenheit haben, Feedback zu geben. Bild: ChatGPT, DALL-E [Bild mit KI erstellt]

Fragen für Gespräche mit Mitarbeitern

Geübte Chefs sind in der Lage, sowohl dem Gesagten zuzuhören als auch neue Fragen zu stellen, die sich im Gespräch ergeben. Typische Fragestellungen, die individuell anpassbar sind, lauten:

• An welchen Themen arbeiten Sie zurzeit?
• Haben Sie Schwierigkeiten mit Ihren Projekten?
• Gibt es etwas, das Sie mir mitteilen möchten?
• Welche Aspekte Ihrer Arbeit motivieren Sie besonders?
• Könnten wir Ihnen bei einigen Ihrer Herausforderungen helfen?
• Was sind Ihre Erkenntnisse des vergangenen  Jahres?
• Gibt es Bereiche, in denen Sie sich weiterentwickeln möchten?
• Würden Sie die Arbeitsatmosphäre in Ihrer Abteilung als positiv bezeichnen?
• Würden Sie lieber häufiger Rückmeldungen von uns erhalten?
• Macht Ihnen Ihr Arbeitsbereich Spaß?
• Gibt es etwas, das Sie von mir als Vorgesetzten erwarten?

Mit diesen und ähnlichen Fragen signalisieren Sie ein eindeutiges Interesse an dem, was Ihr Mitarbeiter tut und ob er womöglich Schwierigkeiten in seinem täglichen Tun sieht. Unzufriedenheiten, die womöglich zu Kündigung führen, lassen sich zudem frühzeitig ausmerzen.

Das funktioniert aber nur, wenn Ihre Mitarbeiter ehrlich und offen auf die Fragen reagieren. Dafür ist die passende Atmosphäre im Personalgespräch wichtig. Noch wichtiger als die gestellten Fragen ist also Ihr Einfühlungsvermögen. Schaffen Sie eine Umgebung, in der sich Ihre Mitarbeiter öffnen und sich frei äußern können.

Gespräch nach KOALA-Formel führen

Die sogenannte KOALA-Formel (auch: KOALA-Prinzip) zeigt, wie ein kritisches Mitarbeitergespräch in Aufbau und Ablauf aussehen sollte. KOALA steht für:

• Kontakt: Beginnen Sie wertschätzend und schaffen Sie eine offene, respektvolle Atmosphäre.
• Orientierung: Sorgen Sie für Transparenz – warum findet das Gespräch statt? Was ist das (positive) Ziel?
• Anlass: Beschreiben Sie objektiv und sachlich den kritischen Anlass. Nutzen Sie Ich-Botschaften und geben Sie dem Mitarbeiter die Gelegenheit, seine Sichtweise darzustellen. Nachfragen!
• Lösung: Hören Sie aktiv zu, fragen Sie nach und fordern Sie den Mitarbeiter dazu auf, gemeinsam nach einer praktikablen, dauerhaften Lösung zu suchen.
• Abschluss: Treffen Sie eine verbindliche Vereinbarung und danken Sie für das konstruktive Gespräch und Ergebnis.

Wichtig: Hetzen Sie nicht durch das Gespräch, sondern nehmen Sie sich ausreichend Zeit. Findet ein Personalgespräch nur einmal im Jahr statt, sollten Sie auf jeden Fall 60 Minuten einplanen. Für den Fall, dass sogenannte Feedbackgespräche quartärlich stattfinden, reichen womöglich auch 30 Minuten.

Ein Personalgespräch aufzunehmen, verstößt gegen die DSGVO, wenn der Mitarbeiter seine Zustimmung nicht gegeben hat. Bild: Pexels/Julia Filirovska

Personalgespräch aufzeichnen

Um das Gespräch im Nachgang Revue passieren lassen zu können und keine wichtigen Details zu vergessen, könnte so manch einen Chef, aber auch den Arbeitnehmer auf die Idee kommen lassen, das Personalgespräch aufzuzeichnen. Hier gibt es klare Regelungen, die sich aus dem Arbeitsrecht und der DSGVO ableiten. Und die sagen ganz eindeutig, dass eine Aufzeichnung ohne ausdrückliche Zustimmung nicht zulässig ist. Johannes Schipp, Fachanwalt für Arbeitsrecht, erklärt: „Eine solche Aufzeichnung stellt eine Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO dar, die ohne Einwilligung nicht erlaubt ist.“

Eine Aufzeichnung des Mitarbeitergesprächs ist aber erlaubt, wenn beide Parteien ausdrücklich zustimmen. Die Zustimmung kann jederzeit widerrufen werden, und die Aufzeichnung muss dann gelöscht werden. Dies gilt sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer.

Weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer dürfen das Mitarbeitergespräch heimlich aufzeichnen. Heimliches Aufzeichnen – sei es von Telefonaten oder persönlichen Gesprächen – verstößt gegen das Arbeitsrecht und die DSGVO. Ein solches Vorgehen kann erhebliche rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, da es die Persönlichkeitsrechte des Gesprächspartners verletzt.

Was gehört nicht ins Personalgespräch?

Es sind nicht alle Themen für ein Mitarbeitergespräch geeignet. Private Fragen oder persönliche Meinungen sollten vermieden werden, um die Rechte des Mitarbeiters zu wahren. Dabei spielen vor allem das Arbeitsrecht und die DSGVO eine Rolle. Tabuthemen, die vermieden werden müssen, sind beispielsweise:

• Private Lebensplanung: Fragen zur Familienplanung oder zum Privatleben des Mitarbeiters sind in einem Personalgespräch fehl am Platz.
• Gesundheitszustand: Auch Fragen zur Gesundheit, die nicht direkt arbeitsrelevant sind, sind unzulässig.
• Religion oder politische Ansichten: Persönlichen Überzeugungen gehören nicht in ein Mitarbeitergespräch und dürfen nicht angesprochen werden.

Fragen zu diesen Themen können zu Diskriminierung führen und sind daher rechtlich unzulässig.

Sieben Tabu-Fragen im Gespräch vermeiden

Als Führungskraft sind Sie im Mitarbeitergespräch in einer leitenden Rolle und tragen die Verantwortung, das Gespräch zu einem offenen Dialog zu gestalten. Sie haben die Gelegenheit, Feedback zu geben und gleichzeitig mehr über die Sichtweise und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden zu erfahren. Für ein erfolgreiches Gespräch sollten Sie die folgenden sieben Tabu-Fragen auf keinen Fall stellen:

• Haben Sie die vorgegebenen Ziele erreicht? Im Idealfall kennen Sie die Antwort auf diese Frage bereits. Stellen Sie sie dennoch, wirkt es, als hätten Sie sich nicht ausreichend vorbereitet. Zudem drängen Sie den Mitarbeitenden in eine unangenehme Situation, in der er nur mit „Ja“ oder „Nein“ antworten kann. Stellen Sie stattdessen offene Fragen wie: „Erzählen Sie doch einmal, was Sie in letzter Zeit erreicht haben.“ Dadurch erfahren Sie vielleicht neue, positive Aspekte und sehen, wie der Mitarbeite selbst Erfolg definiert.
• Wollen wir das nicht ein anderes Mal besprechen? Wenn ein Mitarbeiter ein Thema anspricht, erwartet er eine Antwort. Falls Sie noch Informationen benötigen, teilen Sie das offen mit, anstatt das Gespräch auf unbestimmte Zeit zu verschieben. Geben Sie, wenn möglich, einen klaren Zeitrahmen für die Rückmeldung. Eine gute Vorbereitung kann solche Situationen oft vermeiden.
• Könnten Sie in Zukunft bitte aufhören, immer alles aufzuschieben? Verallgemeinerungen wie „immer“ und „alles“ sind wenig hilfreich und tragen nicht zur Problemlösung bei. Seien Sie konkret, wenn Sie Kritik äußern, und nennen Sie klare Beispiele für das Verhalten, das Sie verbessern möchten. Nur so kann der Mitarbeite verstehen, welches Verhalten geändert werden muss und in welchen Situationen es aufgetreten ist.
• Treiben Sie Sport? Auch wenn das Arbeitsverhältnis gut ist und private Gespräche stattfinden, gehören persönliche Fragen nicht in ein Mitarbeitergespräch. Fragen nach Hobbys oder dem Gesundheitszustand sind irrelevant für die berufliche Leistung. Auch wenn die Frage gut gemeint ist, hat der Mitarbeiter das Recht, nicht darauf zu antworten.
• Planen Sie eine Familie? Sind Sie schwanger? Diese Fragen sind nicht nur privat, sondern auch rechtlich problematisch. Zwar kann eine Schwangerschaft oder Familienplanung die zukünftige Arbeit beeinflussen, aber Mitarbeiter müssen diese Informationen nicht preisgeben. Sie dürfen sogar lügen, wenn sie Nachteile befürchten.
• Warum ist das letzte Projekt gescheitert? Diese Frage hat ihre Berechtigung, jedoch nicht im allgemeinen Mitarbeitergespräch. Ein solches Gespräch sollte sich auf die Arbeitsleistung im gesamten Jahr konzentrieren. Eine detaillierte Analyse eines gescheiterten Projekts sollte in einem separaten Meeting erfolgen, bei dem Sie und der Mitarbeitende sich gezielt vorbereiten können.
• Warum waren Sie in letzter Zeit mehrere Wochen krank? Fragen nach dem Grund einer Krankheit gehören nicht ins Mitarbeitergespräch. Der Datenschutz schützt diese Informationen, und auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist der genaue Krankheitsgrund für den Arbeitgeber nicht ersichtlich. Solche Fragen können den Mitarbeitenden in eine unangenehme Situation bringen und möglicherweise dazu führen, dass er anders behandelt wird.

Wenn Sie diese Fragen vermeiden und sich auf die reine Leistung Ihres Mitarbeiters konzentrieren, wird das Personalgespräch fast von allein ein positives Gespräch werden.

Ein freundliches Miteinander ist die Grundlage eines guten Personalgesprächs. Bild: stock.adobe.com/amnaj

Tipps für erfolgreiche Mitarbeitergespräche

Auch wenn die Vorbereitung eines Personalgesprächs aufwändig ist, lohnt sie sich. Denn eine gute Vorbereitung führt dazu, dass sich der Mitarbeiter wertgeschätzt und respektiert fühlt. In der Folge geht er motivierter an seine Aufgaben. Beachten Sie, damit das gelingt, folgende Tipps:

• Genügend Zeit einplanen: Ein hektisches Gespräch vermittelt den Eindruck, dass es weniger wichtig ist. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für jedes Mitarbeitergespräch und planen Sie diese als festen Bestandteil Ihrer Aufgaben ein.
• Gut vorbereitet sein: Bereiten Sie sich umfassend auf das Gespräch vor. Kennen Sie die relevanten Details zur Person, wie etwa Fortbildungen oder Gehaltsentwicklung, um das Gespräch professionell und zielgerichtet zu führen.
• Konkrete Kritik konstruktiv äußern: Wenn es Kritik zu äußern gibt, sollte sie immer konstruktiv und konkret formuliert werden. Pauschale Aussagen wie „Ihre Leistung war nicht ausreichend“ sind wenig hilfreich. Nutzen Sie stattdessen spezifische Beispiele, um klar zu machen, wo Verbesserungspotenzial liegt.
• Mitarbeiter einbeziehen: Integrieren Sie Ihre Mitarbeiter in die Zielsetzung des Unternehmens und schaffen Sie ein starkes Wir-Gefühl. Zeigen Sie, wie ihre Arbeit zur Erreichung der Unternehmensziele beiträgt.
• Hindernisse beseitigen: Leistungsschwächen können auf verschiedene Ursachen zurückzuführen sein. Finden Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden heraus, ob interne Hindernisse, wie Konflikte oder fehlende Ressourcen, vorliegen und beseitigen Sie diese, um die Arbeitsleistung zu fördern.

PC-SPEZIALIST löst DSGVO-Fragen

Wir können es Ihnen nicht abnehmen, das Personalgespräch mit Ihren Mitarbeitern zu führen. Betrachten Sie es unbedingt als wertvolles Instrument für den Austausch zwischen Führungskräften und Mitarbeitern, um positive Effekte au dem Gespräch zu ziehen.

Dabei ist es jedoch wichtig, die rechtlichen Vorgaben einzuhalten – insbesondere, wenn es um die Aufzeichnung von Gesprächen geht. Ohne die klare Zustimmung beider Parteien ist dies nicht erlaubt.

PC-SPEZIALIST bietet Ihnen kompetente Unterstützung in Datenschutzfragen und hilft Ihnen, DSGVO-konforme Prozesse in Ihrem Unternehmen zu etablieren. Von der Beratung bis zur Implementierung passender Softwarelösungen stehen wir Ihnen zur Seite. Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung!

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Quellen: t3n, indeed, karrierebibel, Pexels/Christina Morillo (Headerbild)