Schatten-IT

Haben Sie den Begriff Schatten-IT schon einmal gehört? Das Thema ist in vielen Unternehmen präsent – allerdings oft ohne das Wissen der IT-Abteilung. Und das kann ein Problem sein oder zu einem Problem werden.

Mitarbeiter nutzen dabei nicht autorisierte Anwendungen oder Geräte, was Risiken birgt, aber auch Potenziale aufzeigt. Mehr dazu lesen Sie bei uns.

Was ist Schatten-IT?

Schatten-IT beschreibt die Nutzung von IT-Ressourcen, die ohne das Wissen oder die Genehmigung der IT-Abteilung eines Unternehmens eingesetzt werden. Das können beispielsweise private Geräte wie Laptops, Smartphones oder USB-Sticks sein, aber auch Anwendungen wie Cloud-Speicher, Messaging-Dienste oder Projektmanagement-Tools, die außerhalb der Unternehmensrichtlinien verwendet werden.

Die Gründe für die Entstehung von Schatten-IT sind vielfältig. Oftmals versuchen Mitarbeiter, ineffiziente Prozesse zu umgehen oder auf dringend benötigte Funktionen zuzugreifen, die von der offiziellen IT-Infrastruktur nicht bereitgestellt werden. Dafür nutzen Sie dann eigene IT, die den gewünschten Vorteil bringt.

Das Nutzen der sogenannten Schatten-IT (im Englischen Schadow-IT) mag zwar für den einzelnen Mitarbeiter hilfreich sein, stellt aber langfristig eine ernsthafte Herausforderung für die Sicherheit und Integrität der Unternehmens-IT dar, da diese private Nutzung nicht von der IT-Abteilung im Monitoring ist und nicht sichergestellt ist, dass regelmäßig Updates und Sicherheitspatches eingespielt werden.

Wenn Ihre Mitarbeiter mit der IT-Ausstattung nicht zufrieden sind, führt das zu einer Zunahme von Schatten-IT. Bild: Pexels/Alpha En

Chancen von Schatten-IT

Obwohl Schatten-IT oft zu recht kritisch betrachtet wird, gibt es dennoch auch positive Aspekte bei der unbürokratischen Einbindung privater Geräte und der unkomplizierten Nutzung passender Software:

• Förderung von Innovationen: Mitarbeiter entwickeln kreative Lösungen, um Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Das, was zur Schatten-IT zählt, kann somit als Impulsgeber für neue Technologien und Ansätze dienen.
• Flexibilität im Arbeitsalltag: Die schnelle Einführung von Tools oder Geräten ermöglicht es Mitarbeitern, auf kurzfristige Anforderungen zu reagieren, ohne langwierige Genehmigungsprozesse abzuwarten.
• Steigerung der Produktivität: Mitarbeiter greifen auf Werkzeuge zurück, die ihnen den Arbeitsalltag erleichtern und ihre Produktivität erhöhen, beispielsweise durch bessere Zusammenarbeit oder schnellere Kommunikation.
• Verbesserung der Nutzererfahrung: Selbst ausgewählte Tools sind oft intuitiver und besser auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmt als vorgegebene IT-Lösungen.

Die freie Nutzung von Hardware und Software nach Bedarf führt bei Mitarbeitern natürlich zu erhöhter Zufriedenheit, was sich dann auch in der Fluktuation positiv zeigt. Doch trotz dieser Vorteile für den einzelnen Mitarbeiter bleibt die Nutzung unlegitimierter Geräte und Tools – die zur Schatten-IT zählen – ein zweischneidiges Schwert, das klare Regeln und eine strategische Herangehensweise erfordert.

Risiken von Schatten-IT

Vorteile bei der Nutzung von Schatten-IT bestehen ohne Frage vor allem für den Mitarbeiter, der sie einsetzt. Für das Unternehmen bestehen aber potenzielle Gefahren, die mit Nutzung von Schatten-IT einhergehen. Und diese Gefahren sind erheblich:

• Sicherheitslücken: Anwendungen und Geräte, die nicht von der IT-Abteilung überprüft oder abgesichert wurden, bieten Cyberkriminellen Angriffsflächen. Besonders kritisch sind Cloud-Dienste, deren Sicherheitsstandards nicht überprüfbar sind.
• Verlust der Kontrolle: IT-Abteilungen verlieren die Übersicht über eingesetzte Technologien. Dadurch können Schwachstellen unentdeckt bleiben und sensible Daten gefährdet werden.
• Compliance-Verstöße: Schatten-IT verstößt häufig gegen Datenschutzbestimmungen oder andere regulatorische Anforderungen, insbesondere wenn Daten in unsicheren Anwendungen verarbeitet oder gespeichert werden.
• Unvorhersehbare Kosten: Wenn Mitarbeiter eigenständig Software oder Hardware beschaffen, können die Kosten aus dem Ruder laufen. Zudem entstehen oft doppelte Ausgaben für Tools, die bereits offiziell bereitgestellt werden.
• Datenverluste: Ungesicherte Anwendungen oder ungespeicherte Daten in Schatten-IT-Lösungen können im Falle eines Geräteausfalls oder eines Angriffs unwiederbringlich verloren gehen.

Entscheider wissen um die Gefahren der Shadow-IT, weshalb der Nutzen in vielen Unternehmen von vorn herein untersagt ist. Downloads von Tools sind dann beispielsweise nur über die IT-Abteilung möglich.

Unzufrieden mit der IT? Gehen Sie in die Kommunikation mit Ihrem Arbeitgeber. Bild: Pexels/Necip Duman

Wie Unternehmen der Nutzung begegnen können

Ein strategischer Umgang mit sogenannter Shadow-IT ist essenziell, um Chancen zu nutzen und Risiken zu minimieren. Folgenden Maßnahmen können Sie ergreifen:

• Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für die Risiken und Konsequenzen von nicht erlaubter  IT, indem Sie Awareness-Schulungen anbieten, die auf dieses Thema eingehen. Klare Kommunikationswege und regelmäßige Workshops fördern das Verständnis für IT-Sicherheitsrichtlinien.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre IT-Lösungen den Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen. Benutzerfreundliche Anwendungen und flexible Cloud-Dienste reduzieren die Notwendigkeit, private oder unerlaubte IT einzusetzen.
• Nutzen Sie Monitoring-Tools, die Schatten-IT identifizieren und mögliche Sicherheitslücken aufdecken können. Wichtig hierbei: Die Privatsphäre der Mitarbeiter dürfen Sie natürlich nicht  verletzen.
• Entwickeln Sie klare und eindeutige Richtlinien, die den Einsatz von privater und von der IT nicht freigegebener IT regeln. Diese sollten realistisch und umsetzbar sein, um Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu finden.
• Fördern Sie einen offenen Austausch, in dem Mitarbeiter ihre bevorzugten Tools oder Arbeitsweisen vorschlagen können. Die IT-Abteilung kann diese prüfen und bei Bedarf in die offizielle Infrastruktur integrieren.

Wichtig ist, dass Sie mit Ihren Mitarbeitern in der Kommunikation sind und jeder die Regeln verinnerlicht. Sollten Sie Bedarf an Unterstützung haben, wenden Sie sich gern an PC-SPEZIALIST in Ihrer Nähe. Unsere Experten vor Ort übernehmen gern die Funktion der externen IT-Abteilung.

Notwendiges Übel oder Innovationsmotor?

Wie man an den Chancen und Risiken eindeutig erkennen kann, ist der Einsatz von unlegitimierter IT – also von Schatten-IT – weder ausschließlich gut noch ausschließlich schlecht. Sie zeigt, wo Lücken in der offiziellen IT-Strategie bestehen, und bietet wertvolle Einblicke in die Bedürfnisse der Mitarbeiter. Unternehmen, die den Einsatz von Schatten-IT als Gelegenheit betrachten, ihre eigenen Prozesse zu hinterfragen und zu verbessern, können langfristig profitieren.

Die Balance zwischen Innovationsförderung und Risikominimierung erfordert jedoch eine enge Zusammenarbeit zwischen IT-Abteilung und Mitarbeitern. Transparenz, Schulung und moderne IT-Lösungen sind der Schlüssel zu einer effektiven Bewältigung von Schatten-IT.

Dieser Herausforderung müssen Unternehmen mit Bedacht begegnen. Mit Lösungen wie Managed Services, IT-Sicherheitschecks und Cloud-Management helfen unsere Experten Ihnen, eine sichere und effiziente IT-Infrastruktur aufzubauen. Kontaktieren Sie uns gern und lassen Sie sich beraten!

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Quellen: talend, ibm, proofpoint, Pexels/Djordje Petrovic (Headerbild)