Datenschutz am Drucker

Drucklösungen sind heute vielseitiger denn je – doch sie bergen auch Risiken und der Datenschutz am Drucker wird oft unterschätzt. Das allerdings kann Unternehmen teuer zu stehen kommen.

Wo die Hindernisse einer guten Datensicherheit bei Druckern in Betrieben liegen und wie Sie Ihr Unternehmen gegen Datendiebstahl am Drucker absichern, erfahren Sie bei uns.

Datenschutz am Drucker – oft unterschätzt

Ob vertrauliche Verträge, sensible Kundendaten oder interne Strategiepapiere – der Druckprozess gehört in Unternehmen immer noch dazu, obwohl die Digitalisierung die Zunahme an papierlosen Büros voranbringt. Da dennoch in den meisten Firmen mindestens ein Drucker steht, ist dieser oftmals ein heikles Thema in Sachen IT-Sicherheit.

Negatives Beispiel ist die Stadt Plymouth in Südengland: Ein Sachbearbeiter zog im Jahr 2012 ein falsches Dokument aus dem Druckerschacht. Er konnte dadurch personenbezogene Daten einsehen, die er nicht hätte sehen dürfen. Es ging um Kindesvernachlässigung. Die Folge: Die nationale Datenschutzbehörde verhängter ein Bußgeld in Höhe von 70.000 Euro.

Und Plymouth ist kein Einzelfall. Besonders in mittelständischen Unternehmen fehlt oft das Bewusstsein für die Risiken, die von ungesicherten Druckprozessen ausgehen. Dies betrifft nicht nur kleine Missgeschicke, sondern auch gezielten Datenklau durch Unbefugte. Vor allem Multifunktionsgeräte in gemeinschaftlich genutzten Bereichen stellen ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar.

Viele Unternehmen haben mehrere Drucker, die verschiedenen Anforderungen erfüllen – auch die der Datensicherheit? Bild: stock.adobe.com/Eakrin

Problem der modernen Druckumgebung

Ein typisches mittelständisches Unternehmen nutzt häufig eine breite Palette an Drucklösungen, um unterschiedlichste Anforderungen zu erfüllen. Seien es Schwarz-Weiß-Dokumente für den Einkauf, hochwertige Farbausdrucke für das Management, Posterdrucke für Marketingzwecke oder Spezialformate wie DIN A5 und großformatige technische Zeichnungen.

Dabei stehen oft ganze Druckerflotten zur Verfügung, die dezentral an verschiedenen Stellen im Unternehmen platziert sind. Zwar ist nicht jede gedruckte Information geheim, trotzdem ist nicht alles für alle bestimmt. Doch wer sorgt für die Datensicherheit, wenn das Multifunktionsgerät nicht im Büro, sondern am Ende des Flures auf dem Weg in die Betriebskantine steht? Ein weiteres Problem: Je größer der Druckerpark ist, desto schwieriger wird es, die Sicherheit jedes einzelnen Geräts zu gewährleisten.

Studie zur Druckersicherheit

Die Studie des IT-Analysten Quocirca, die zahlreiche Unternehmen in Deutschland, Frankreich und Großbritannien befragte, offenbart die gravierende Dimension des Problems:

• 92 Prozent der Unternehmen halten Drucksicherheit für unwichtig.
• 71 Prozent sind sich der Vorteile eines Sicherheitskonzepts nicht bewusst.
• 65 Prozent fehlt eine passende Sicherheitsstrategie.

Diese Zahlen zeigen, welche dringender Handlungsbedarf besteht. Wenn Sie sich fragen, welcher Drucker für Ihren Bedarf geeignet ist, dann wenden Sie sich gern an PC-SPEZIALIST in Ihrer Nähe. Wir beraten Sie und übernehmen auch die Beschaffung, Installation und kontinuierliche Wartung.

Drucker stehen meistens irgendwo in einem für alle Mitarbeiter gut erreichbarem Raum oder auf dem Flur. Wie sind in dem Fall sensible Druckdaten gesichert? Bild: stock.adobe.com/rh2010

Hohe Bußgelder nach Datenschutzverstößen

Auch in Deutschland werden Bußgelder fällig, wenn Unternehmen personenbezogene Daten nicht ausreichend schützen. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ahndet den Verlust personenbezogener Daten mit Bußgeldern zwischen 50.000 und 300.000 Euro.

Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat sich der Druck auf Unternehmen zusätzlich erhöht. Hier drohen bei schweren Verstößen Strafen in Millionenhöhe. Behörden und Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass auch Druckprozesse den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Wenden Sie sich gern an PC-SPEZIALIST, wenn Sie eine DSGVO-Beratung benötigen.

Denn neben rechtlichen Konsequenzen sind auch Reputationsschäden durch fehlenden Datenschutz am Drucker und entsprechende Strafen nicht zu unterschätzen. Datenschutzverletzungen können das Vertrauen von Kunden und Partnern nachhaltig beeinträchtigen und so die Marktstellung gefährden.

Datenschutz am Drucker – so geht’s

Dabei ist es gar nicht so schwer, den Datenschutz am Drucker nachhaltig zu erhöhen. Wenn Sie Ihre Druckprozesse sicherer gestalten möchten, stehen Ihnen verschiedene technische und organisatorische Maßnahmen zur Verfügung:

1. Pull Printing: Dokumente werden erst gedruckt, wenn sich der Mitarbeiter direkt am Drucker authentifiziert. Dies kann über PIN, Smartcards oder biometrische Verfahren erfolgen. Dadurch wird verhindert, dass Dokumente aus der Ferne gedruckt und unbeabsichtigt von Unbefugten entnommen werden.
2. Zeitgesteuertes Löschen: Druckaufträge, die nicht innerhalb eines definierten Zeitraums abgeholt werden, werden automatisch gelöscht. Das reduziert die Gefahr von liegen gebliebenen Dokumenten.
3. Prüfpfade: Softwaregestützte Systeme dokumentieren, wer wann welches Dokument gedruckt hat. Diese Nachverfolgbarkeit erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern erleichtert auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
4. Druckmanagement-Software: Moderne Softwarelösungen bieten umfassende Überwachungsmöglichkeiten, auch für heterogene Geräteparks, um Sicherheitsrichtlinien einheitlich durchzusetzen.
5. Netzwerksegmentierung: Druckgeräte sollten in separaten Netzwerken betrieben werden, um Angriffe auf das Unternehmensnetzwerk zu verhindern.

Nutzen Sie in Ihrem Betrieb die genannten Möglichkeiten. Sie sind nicht schwer umzusetzen und verhindern zuverlässig, dass sensible Daten von Unbefugten gelesen werden können. Sie vermeiden dadurch außerdem hohe Strafzahlungen.

Nicht jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Drucker am Schreibtisch und somit die gedruckten Daten stets im Blick. Bild: Pexels/George Milton

Externe Dienstleister – sichere Alternative

Nicht jedes Unternehmen benötigt eine eigene Druckerinfrastruktur. Genau für solche Unternehmen bieten externe Dienstleister spezialisierte Drucker-Services, die nicht nur die Sicherheitsstandards verbessern, sondern auch Kosten reduzieren können. Diese Dienstleistungen umfassen:

• Outsourcing von Druckprozessen: Dokumente können direkt aus der Unternehmenssoftware an sogenannte Document Center übermittelt werden, wo sie sicher verarbeitet und versendet werden.
• Echtzeitüberwachung: Über Internetportale können Unternehmen den Bearbeitungsstatus ihrer Dokumente in Echtzeit einsehen.
• Datenschutz durch Zertifizierungen: Seriöse Anbieter können Sicherheitsstandards wie ISO 27001 nachweisen und so ein hohes Maß an Datensicherheit garantieren.

Neben Sicherheitsaspekten punkten externe Dienstleister mit Kosteneffizienz. Einige Anbieter werben mit Einsparungen von bis zu 80 Prozent bei den Druckkosten. Bei solchen Versprechen sollten Sie allerdings genau hinschauen.

Datenschutz und Druckkosten

Wer durch den notwendigen Drucker-Datenschutz hohe Kosten fürchtet, sollte sich überzeugen lassen. Denn der Datenschutz am Drucker muss kein Widerspruch zu Effizienz und Wirtschaftlichkeit sein. Unternehmen können durch eine Kombination aus technischen Lösungen und der Zusammenarbeit mit zertifizierten Dienstleistern nicht nur ihre Daten schützen. Sie können zugleich Ihren Druckalltag optimieren.

Unsere IT-Experten unterstützen Sie gern dabei, Ihre Druckprozesse sicher und effizient zu gestalten. Von der Beratung über die Implementierung moderner Sicherheitslösungen bis hin zur Wartung Ihrer Druckerflotte – wir sind Ihr Partner für eine sichere und wirtschaftliche Druckumgebung. Finden Sie Ihren PC-SPEZIALIST in Ihrer Nähe und lassen Sie sich individuell beraten! Gern können Sie auch vorab Kontakt zu uns aufnehmen und Ihre Anforderung schildern.

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Quellen: welt, quocirca, Pexels/Andrea Piacquadio (Headerbild)