E-Mail-Signatur erstellen

Kommunizieren Sie vor allem im Betrieb viel über E-Mail? Dann sollten Sie unbedingt eine E-Mail-Signatur erstellen, um sich den Aufwand zu sparen, am Schluss jeder neuen Nachricht Ihren Namen sowie Adress- und Kontaktdaten eintippen zu müssen.

Bei uns erfahren Sie, wie Sie bei den einzelnen E-Mail Anbietern eine oder mehrere Signaturen erstellen und abspeichern können.

Was ist die E-Mail-Signatur?

Eine E-Mail-Signatur ist eigentlich nichts anderes als ein abgetrennter Bereich unterhalb der eigentlichen E-Mail. Die betrieblich genutzte Signatur enthält oft ein Impressum, das auch auf der Website von Unternehmen enthalten sein muss. Grundsätzlich erleichterte die Signatur die Kontaktaufnahme. Deutsche Firmen gingen in den 90er Jahren dazu über, an das Ende ihrer E-Mails ihre Anschrift sowie die Telefon- und Faxnummer zu setzen. Mit zunehmendem E-Mail-Verkehr verankerte der Gesetzgeber für bestimmte Unternehmensformen eine dahingehende Pflicht.

Auch wenn Sie Ihre E-Mail hauptsächlich für die private Kommunikation nutzen, sollten Sie sich überlegen, ob und wenn ja, welche Informationen für den Empfänger von Bedeutung sind. Erst, wenn Sie das wissen, sollten Sie Ihre E-Mail-Signatur erstellen.

Besonders bei der Grußformel sollten Sie darüber nachdenken, ob Sie eher privat oder geschäftlich kommunizieren. Bei Freunden wirkt ein „Mit freundlichen Grüßen“ ebenso unpassend wie ein „Mach’s gut und bis bald“ bei einer E-Mail an Ihren Stromanbieter. Haben beide Kommunikationsarten etwa den gleichen Anteil, sollten Sie einfach mehrere E-Mail-Signaturen erstellen.

Ob privat oder beruflich, ob am Laptop, PC oder Handy – eine E-Mail-Signatur wirkt professionell und persönlich. Bild: Pexels/Torsten Dettlaff

Was gehört in eine E-Mail-Signatur?

Eine ideale Signatur umfasst mindestens Ihren Vor- und Zunamen, die Adresse sowie weitere Kontaktdaten. Bei beruflicher Nutzung ist es ratsam, Ihre Berufsbezeichnung, das Firmenlogo sowie die Unternehmenswebseite zu integrieren. Weitere rechtliche Anforderungen finden Sie im Abschnitt zu rechtlichen Vorgaben. Im Überblick:

• Vor- und Zunamen
• Berufsbezeichnung
• Unternehmensname und Logo
• Adresse
• Telefonnummer und E-Mail-Adresse
• Unternehmenswebseite

Bei der beruflichen Nutzung ist es zudem ratsam, eine Grußformel hinzuzufügen, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.

Rechtliche Vorgaben für E-Mail-Signaturen

Formal gelten E-Mails seit 2007 als Geschäftsbriefe. Daher müssen auch geschäftliche E-Mails Pflichtangaben enthalten und die DSGVO beachten. Demnach ist es vorgeschrieben, die E-Mail-Kommunikation datenschutzrechtlich abzusichern.

Nimmt ein Nutzer Kontakt zu Ihnen auf, müssen Sie ihm in Ihrer Antwort-E-Mail mitteilen, wie Sie seine personenbezogenen Daten verarbeiten. Passen Sie hier zusätzlich die Datenschutzhinweise in Ihrer Datenschutzerklärung auf der Webseite an und nehmen Sie einen Passus zur E-Mail-Kommunikation auf. Wichtig: Es reicht nicht aus, wenn Sie in der E-Mail auf die Datenschutzerklärung Ihrer Website verweisen. Zusätzliche rechtliche Vorgaben für betriebliche E-Mail-Signaturen im Überblick:

• Vollständiger Firmenname
• Ort des Geschäftssitzes
• Handelsregister mit Registrierungsnummer
• Namen der Verantwortlichen der Gesellschaft

Hinzu kommen natürlich noch die allgemeinen Informationen, wie Vor- und Zuname, Berufsbezeichnung, Unternehmensname und Logo, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse und der Verweis auf die Unternehmenswebseite. Aber: In Ihrer privaten Signatur können und dürfen Sie schreiben, was Sie wollen.

E-Mails gelten als Geschäftsbriefe und müssen im betrieblichen Umfeld eine Signatur enthalten. Bild: DALL-E via ChatGPT

E-Mail-Signatur erstellen

Nachdem Sie nun wissen, welche Informationen für die verschiedenen Anforderungen in die Signatur gehören, beschreiben wir Ihnen nun, wie Sie dieses Wissen bei verschiedenen Providern umsetzen. Sollten Sie Fragen zu den einzelnen Anbietern haben, schreiben Sie uns gern in unseren Kommentaren. Wir werden nach geeigneten Antworten suchen.

Signatur in Outlook erstellen

Für die Einrichtung einer Signatur in Outlook, auch in den neueren Versionen bis Microsoft 365, finden Sie die Option „Signatur“ direkt im Fenster für neue E-Mails. Klicken Sie den Button „Signatur“ (direkt neben „Datei anfügen“ und „Element anfügen“), damit sich ein neues Fenster öffnet. Hier sehen Sie (sofern vorhanden) bereits vorinstallierte Signaturen (zum Beispiel durch Ihren Arbeitgeber) oder eben ein leeres Feld.

Über „Neue Signatur“ können Sie dann ganz einfach Ihre Signatur einstellen, nachdem Sie ihr einen Namen gegeben haben (zum Beispiel „privat“ oder „geschäftlich“). Wählen Sie einfach „Signatur bearbeiten“ und tippen Sie dann Ihren Text von der Grußformel bis zu Ihren Kontaktdaten ein, fügen Sie bei Bedarf Logos oder auch Bilder hinzu und bestätigen Sie mit „Speichern“. Erstellen Sie dann so viele Signaturen wie gewünscht und schließen Sie dann einfach das Fenster.

Wichtig zu wissen: Ihre zuerst erstellte Signatur ist nach dem Speichern immer standardmäßig für neue Nachrichten voreingestellt. Gleiches können Sie auch für Antworten und Weiterleitungen im Feld oben rechts definieren. Sollten Sie eine zweite oder dritte Signatur erstellen und diese künftig für Ihre Korrespondenz bevorzugen, wechseln Sie einfach im „Drop & Down“-Feld auf den Namen der entsprechenden Signatur.

Signatur einrichten: web.de und GMX

Praktisch: Für web.de und gmx.de ist das Vorgehen zum erstellen einer E-Mail-Signatur in Layout und Nutzerführung zu 100 % identisch. Sie legen Ihre Signatur über die Einstellungen im Menü „E-Mail“ fest, wobei die Anzahl der Zeichen auf 500 beschränkt ist.

Die Option finden Sie bei den „Einstellungen“ in der Navigationsleiste unten links. Zunächst öffnet sich ein Fenster mit allgemeinen Einstellungen zu Smileys, Hintergrundbildern und dem Design. Klicken Sie unten links auf „Zu den Einstellungen“ unter „E-Mail“. Im nächsten Fenster können Sie dann direkt Ihre E-Mail Signatur festlegen. Hier sind bis zu 500 Zeichen möglich.

Wenn Sie Ihre Eingabe mit „Speichern“ bestätigt haben, wird der Text unter jeder ausgehenden Nachricht automatisch eingefügt. Übrigens: Es ist nicht möglich, mehrere Signaturen zu erstellen.

Ob Gmail, Outlook oder andere – E-Mail-Signaturen können Sie bei jedem Anbieter erstellen. Bild: stock.adobe.com/tonktiti

Gmail-Signatur erstellen

Auch unter Gmail können Sie mit nur wenigen Klicks Ihre E-Mail-Signatur erstellen. Loggen Sie sich zunächst in Ihren E-Mail-Account ein und klicken Sie dann auf das kleine Zahnrad oben rechts, um in die Einstellungen zu gelangen.

Scrollen Sie bis fast nach ganz unten und geben Sie dann Ihren Text in das vorgesehene Feld für Signaturen ein. Auch die Formatierung oder das Einfügen von Links und Bildern wird bei Gmail zum Kinderspiel.

Aber Achtung: Wenn Sie fertig sind, müssen Sie noch ganz unten Ihre „Änderungen speichern“. Praktischerweise können Sie so aber auch andere Einstellungen vornehmen oder zum Beispiel eine Abwesenheitsnotiz erstellen, ohne dass Sie jede einzelne Änderung separat bestätigen müssen. Hier geht alles in einem Rutsch.

E-Mail Signatur bei Apple Mail

Das Apple-Mail-Programm ähnelt in puncto E-Mail-Signaturen Microsofts Outlook. Das gilt zwar nicht für den Weg dorthin, aber dafür umso stärker für die Erstellung selbst. Aber von Anfang an.

Wählen Sie in der oberen Leiste ganz links „Mail“. Im dann erscheinenden Teil-Menü „Einstellungen“ und im daraufhin erscheinenden Fenster schließlich „Signaturen“. Dort können Sie dann wie gewünscht Ihre Signatur festlegen, die Sie wie auch bei Outlook zunächst einmal benennen müssen.

Ebenfalls ist es auch bei Apple Mail möglich, verschiedene Signaturen zu erstellen. Diese können Sie anhand der Benennung ganz einfach verwalten.

E-Mail-Signaturen bieten unterschiedliche Vorteile. Bild: Pexels/Burst

Vorteile der Mail-Signatur

Für private Nutzer bietet eine E-Mail-Signatur eine persönliche Note und stellt sicher, dass die Empfänger stets über wichtige Kontaktinformationen verfügen. Sie ermöglicht es, Kontakte leichter zu pflegen und sorgt für eine konsistente Kommunikation.

In der Geschäftswelt sind E-Mail-Signaturen unerlässlich, da sie zur Professionalität beitragen und rechtlich erforderlich sein können. Sie gewährleisten, dass alle geschäftlichen Kommunikationen die notwendigen Unternehmensinformationen enthalten, fördern das Markenimage durch das Einbinden von Logos und dienen als rechtliche Absicherung, indem sie erforderliche Firmendetails und rechtliche Hinweise enthalten.

Bei PC-SPEZIALIST finden Firmen und private Kunden umfangreiche E-Mail-Services. Nehmen Sie Kontakt zu einem unserer PC-SPEZIALIST-Standorte in Ihrer Nähe auf  und lassen Sie sich beraten. Unsere IT-Dienstleister stehen Ihnen gern zur Verfügung.

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Quellen: e-recht, Pexels/Marc Mueller (Headerbild)