Serienbrief erstellen

Gerade in Büro-Umgebungen ist es wichtig, dass die Software optimal auf die Arbeit abgestimmt ist, denn geeignete Software erleichtert Ihnen in vielen Dingen die Arbeit. Wenn Sie wissen, wie Sie einen Serienbrief erstellen, spart Ihnen das zusätzlich eine Menge Zeit.

Wir erklären Ihnen, wie Sie einen Serienbrief erstellen und drucken und was Sie beachten müssen.

Was ist ein Serienbrief?

Unter einem Serienbrief versteht man eine Nachricht, die an viele verschieden Empfänger gesendet wird. Vor allem in Büroabteilungen von Betrieben und Unternehmen fallen diverse Schreibarbeiten an, die denselben oder fast denselben Text zum Inhalt haben und an verschiedene Kontakte gesendet werden sollen. Dabei handelt es sich dann um einen Serienbrief.

Einen Serienbrief zeichnet aus, dass der größte Teil des Schreibens in allen Fassungen identisch ist. Da aber die Adressaten oder Rechnungsbeträge und Fristen unterschiedlich sind, gibt es bestimmte Felder, die jeweils angepasst werden müssen.

Auch im privaten Bereich können Serienbriefe sinnvoll sein, etwa wenn man Einladungen oder Dankeskarten verschicken möchte. Wenn Sie einen Serienbrief erstellen, müssen Sie ihn anschließend per Seriendruck ausdrucken. Auch das funktioniert mit handelsüblicher Software ganz einfach. Wir zeigen Ihnen, wie Sie ganz einfach einen Serienbrief erstellen und was Sie dabei beachten müssen.

Ein Serienbrief ist praktisch, weil er Zeit spart. Bild: stock.adobe.com/Looker_Studio

Datenquelle für Serienbrief nutzen

Das Erstellen eines Serienbriefes ist mit Computerprogrammen wie Microsoft Word in Verbindung mit einer Datenquelle, die die Adress-Informationen enthält, recht einfach. Die Adress-Informationen können Sie beispielsweise aus Microsoft Excel oder Access importieren, aber auch aus Ihren Outlook-Kontakten oder einer beliebigen anderen Datenbank. Auch eine PDF-Datei können Sie zu einem Serienbrief bearbeiten.

Welche Excel-Grundfunktionen es gibt, erfahren Sie in unserem, Beitrag über die Excel-Funktionen. Welche Gefahren durch Excel-Makros bestehen, erfahren Sie ebenfalls bei uns und wie Sie mit Word einen Lebenslauf erstellen, haben wir zusätzlich für Sie zusammengefasst. Denn auch wenn akuter Fachkräftemangel herrscht: Ein ordentlicher Lebenslauf gehört zu einer Bewerbung, die Sie vermutlich mit einem Vertrag abschließen wollen, einfach dazu.

Serienbrief erstellen – mit Word

Wenn Sie einen Word-Serienbrief erstellen, besteht das Dokument aus dem Hauptdokument und der Datenquelle, den individuellen Daten. Aus diesen beiden Teilen entsteht als dritte Komponente der Serienbrief.

Die individuellen Daten werden aus einer externen Datenquelle automatisch an eine gewünschte Stelle in das Hauptdokument eingefügt. Das bedeutet, dass Sie sich in Serienbriefen die mehrfache Eingabe bestimmter feststehender Daten ersparen. Zu den Dokumenten, die Sie mit Microsoft Word mit der Seriendruckfunktion erstellen können, zählen Etiketten, Briefe, Umschläge und E-Mails, aber auch Infotexte, Einladungen oder sonstige Dokumente. Der Serienbrief besteht also aus drei Elementen:

• Das Hauptdokument enthält den Text, der für alle Seriendokumente identisch ist. Als Beispiel sei eine Einladung zu einer Vereinsversammlung genannt. Zusätzlich enthält das Dokument Seriendruckfelder, die Adressdaten aus einer externen Datenquelle enthalten.
• In der Datenquelle werden die Adressdaten verwaltet, die später von Word automatisch in das Hauptdokument übertragen werden. Die Datenquelle können Outlook-Kontakte oder Excel-Listen sein.
• Der Serienbrief ist das Ergebnis aus dem Hauptdokument und den eingepflegten Adressdaten. Den Serienbrief können Sie direkt drucken.

Nun gilt es noch die ersten beiden Elemente so zu vereinigen, dass daraus das dritte Element, der Serienbrief, entstehen kann.

Ob Einladungen, Dankeskarten oder betrieblicher Zweck: Serienbriefe sind vielseitig nutzbar. Bild: Pexels/Karolina Kaboompics

Datenquellen für Serienbrief pflegen

Word kann Informationen für Serienbriefe, wie bereits beschrieben, aus mehreren Quellen beziehen: Sie haben die Möglichkeit, Excel-Tabellen zu importieren, Ihr Outlook-Adressbuch zu verwenden oder Daten direkt in Word einzugeben.

Wenn Sie weder eine Excel-Tabelle pflegen noch ein Adressbuch in Outlook führen möchten, haben Sie die Möglichkeit, Daten direkt in Word einzugeben. Wählen Sie dazu „Neue Liste eingeben …“. Word bietet Ihnen bereits viele relevante Spalten für die Eingabe von Adressdaten. Vermutlich benötigen Sie nicht alle vorgegebenen Spalten oder möchten eigene Kategorien hinzufügen. Durch einen Klick auf „Spalten anpassen …“ können Sie in Spalten hinzufügen, löschen oder umbenennen.

Nachdem Sie alle Informationen eingegeben und bestätigt haben, fordert Word Sie auf, die neue Datenbank zu speichern. Dies ermöglicht Ihnen, die Daten auch in anderen Word-Dokumenten zu verwenden und den Aufwand nicht für jeden Serienbrief zu wiederholen.

Datenquelle Excel oder Access

Bei der Nutzung einer Excel-Datei sollten Sie sicherstellen, dass die Daten als Tabelle formatiert und mit Spaltenüberschriften versehen sind. Um ein Excel-Dokument zu importieren, gehen Sie in Word zum Tab „Sendungen“, klicken auf „Empfänger auswählen“ und dann auf „Vorhandene Liste verwenden …“. Auch eine mit Microsoft Access erstellte Datenbank lässt sich auf diese Art in Word importieren.

Falls Sie Ihre Outlook-Kontakte einbinden möchten, wählen Sie unter dem gleichen Button („Sendungen“/„Vorhandene Liste verwenden …“) nun „Aus Outlook-Kontakten auswählen …“. Wenn Sie verschiedene Ordner zur Organisation Ihrer Kontakte im E-Mail-Programm verwenden, können Sie jetzt gezielt die passenden Adressdaten auswählen.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie ganz einfach Serienbriefe erstellen können. Bild: stock.adobe.com/doomu

Serienbrief erstellen – so geht’s

Nachdem Sie die Adressdaten eingegeben oder importiert haben, können Sie mit dem Verfassen des eigentlichen Briefs beginnen. Dabei nutzen Sie einerseits gewöhnlichen Text, wie Sie es von Word kennen, andererseits aber auch spezielle Textblöcke.

Ein zentraler Bestandteil jedes Serienbriefs ist der Adressblock, den Sie unter „Sendungen“ finden. Durch Klicken auf den entsprechenden Button öffnet sich ein Konfigurationsfenster für diesen Platzhalter, in dem Sie das Layout des Adressblocks festlegen können. Wenn Sie Daten aus einer externen Tabelle verwenden, versucht Word, die korrekten Felder den Spaltenbezeichnungen zuzuordnen. Kann das Programm Ihre individuellen Beschriftungen nicht automatisch erkennen, bietet der Button „Übereinstimmende Felder festlegen …“ die Option, die Zuordnung manuell vorzunehmen.

Mit einer Grußzeile in Ihrem Serienbrief können Sie die Empfänger direkt mit ihrem Namen ansprechen und so eine persönliche Note verleihen, anstatt eine allgemeine Anrede wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ zu verwenden. In Word lassen sich die Namen direkt aus den Daten ziehen und entsprechend anzeigen. Sie haben dabei die Möglichkeit zu bestimmen, ob Vorname, Nachname oder beides angezeigt werden soll.

Im Auswahlmenü „Grußzeile“ können Sie festlegen, wie Word die persönliche Anrede gestalten soll. Die Software bietet standardmäßig die Form „Sehr geehrte(r)“ gefolgt vom Namen des Empfängers an. Sollten Sie die Einleitung weglassen wollen, können Sie „(ohne)“ wählen und die Anrede selbst in den Text integrieren, bevor Sie das Serienbrieffeld für den Namen einfügen.

Herausforderung geschlechtsspezifische Anrede

Eine Herausforderung ist die geschlechtsspezifische Anpassung der Anrede, da Word keine automatische Unterscheidung vornimmt. Dies lässt sich jedoch mit zusätzlichen Schritten lösen:

• Erstellen Sie eine Grußzeile ohne Einleitung und nutzen Sie die Funktion „Feldfunktionen ein/aus“ durch einen Rechtsklick auf das Feld, um den dahinterliegenden Code einzusehen.
• Hier können Sie spezifische Regeln anwenden, um das Serienbrieffeld genauer zu programmieren.
• Mithilfe einer Wenn-Dann-Sonst-Regel können Sie eine geschlechtsangepasste Anrede einfügen.

Das funktioniert allerdings nur, wenn in Ihrer Datenquelle ein entsprechendes Feld für das Geschlecht existiert. Wenn nicht, Sie aber die korrekte Ansprache wünschen, müssen Sie Ihre Datenquelle bearbeiten.

• Positionieren Sie nun den Cursor in der Feldfunktion hinter „_BEFORE_ “ (inklusive Leerzeichen nach dem Leerzeichen) und wählen Sie die Wenn-Dann-Sonst-Regel.
• Wählen Sie den Feldnamen aus, der das Geschlecht des Empfängers bezeichnet, und definieren Sie die Bedingungen und Texte für Übereinstimmungen und Nicht-Übereinstimmungen (zum Beispiel „Liebe“ für „weiblich“ oder „Frau“ und „Lieber“ für andere Angaben).

Nun wird die Anrede im Serienbrief exakt auf die angesprochene Person zugeschnitten. Das folgenden YouTube-Video zeigt Ihnen noch einmal in Bildern, wie Sie einen Serienbrief mit der aktuellen Word-Version erstellen können:

Serienbrief drucken – so geht’s

Ist der Serienbrief erstellt, können Sie ihn direkt ausdrucken. Doch bevor Sie das tun, sollten Sie sich die Vorschau anzeigen lassen und genau überprüfen, ob sich Fehler eingeschlichen haben, da Word die Platzhalter in der Vorschau automatisch mit den echten Daten ausfüllt. Nach dieser Kontrolle nutzen Sie die Funktion „Fertig stellen und zusammenführen“, um mit dem Druck der Briefe zu beginnen.

Word bietet hierfür verschiedene Optionen:

• Die erste Option „Einzelne Dokumente bearbeiten …“ erstellt ein neues Dokument, in dem alle Versionen des Briefes nacheinander aufgeführt sind. In diesem Dokument können Sie noch letzte Änderungen an einzelnen Briefen vornehmen, bevor diese final gedruckt oder versendet werden.
• Die zweite Option „Dokumente drucken …“ ermöglicht es, die Briefe direkt nacheinander auszudrucken.
• Die dritte Option „E-Mail-Nachrichten senden …“ verwendet Word, um das Dokument als E-Mail zu versenden. Hierfür wählen Sie aus der Datenquelle das Feld mit den hinterlegten E-Mail-Adressen aus und geben zusätzlich einen Betreff für die E-Mail ein.

Wenden Sie sich gern an PC-SPEZIALIST in Ihrer Nähe, wenn Sie mit Microsoft 365 die neueste Word-Version nutzen möchten. Unsere IT-Experten installieren die Software gern für Sie und sorgen so für eine erstklassig konfigurierte IT-Ausstattung.
_______________________________________________

Quellen: Microsoft-Support, ionos, mailingdruck24, Pexels/Andrea Piacquadio (Headerbild)