E-Mails sind schon seit langem ein wichtiger Kommunikationsstandard – ein E-Mail-Konto einrichten, ist daher unumgänglich. Und dank zahlreicher Provider, die um Kunden konkurrieren, ein Kinderspiel.
Ob Online-Shopping, Passwort-Manager oder Social Media, Plattformen setzen für die Registrierung eine E-Mail-Adresse voraus. Doch wissen Sie auch, wie Sie den Posteingangsserver und den Postausgangsserver richtig konfigurieren?
Unser Beitrag über das Einrichten eines E-Mail-Kontos im Überblick:
E-Mail-Konto einrichten in drei Schritten
Ein E-Mail-Konto einzurichten geht wie eingangs geschrieben, mittlerweile kinderleicht. Doch was versteckt sich hinter den Begriffen „Posteingangsserver“, „Postausgangsserver“, „IMAP“ und „POP3“? Sind das wichtige Begriffe oder spielen sie in unserer automatisierten Welt keine Rolle mehr?
Wir zeigen Ihnen, wie Sie schnell und unkompliziert ein E-Mail-Konto einrichten und Ihre neue E-Mail-Adresse richtig konfigurieren können. Bei den meisten Providern, also Anbietern eines E-Mail-Dienstes, funktioniert das Einrichten einer neuen E-Mail-Adresse nahezu gleich.
Wir führen Sie zunächst durch die drei Schritte zu Ihrer Wunsch-E-Mail-Adresse. Anschließend klären wir Begriffe wie Postausgangserver, IMAP und Pop3 und beschreiben, wofür sie wichtig sind.
Ob privat oder beruflich – es ist von Bedeutung, dass das E-Mail-Konto korrekt eingerichtet und synchronisiert ist. Bild: Pexels/Taryn Elliott
Schritt eins: Provider auswählen
Nicht nur für die Kommunikation mit Freunden oder Kollegen, auch für die Benutzung verschiedener Online-Konten ist eine eigene E-Mail-Adresse Pflicht. Um eine neue E-Mail-Adresse anzulegen, haben Sie die Wahl zwischen zahlreichen Anbietern. Häufig können Sie direkt bei Ihrem Internetanbieter eine eigene E-Mail-Adresse erstellen. Das ist auch für Unternehmen eine seriöse Art der Außendarstellung. Alternativ können Sie jedoch auch auf einen E-Mail-Anbieter wie zum Beispiel Gmail, Outlook oder GMX zurückgreifen und dort ein E-Mail-Konto einrichten.
Nahezu jeder Anbieter bietet die Möglichkeit, die neue E-Mail-Adresse kostenlos zu nutzen. Mit einem kostenpflichtigen Upgrade erhalten Sie allerdings in der Regel zusätzliche Funktionen oder auch zusätzlichen Speicherplatz. Darum sollten Sie bei der Auswahl des E-Mail-Providers von Anfang an auf die Konditionen wie Speicherplatz, Funktionsumfang, Datensicherheit und Bedienkomfort bei der Weboberfläche oder der zugehörigen Smartphone-App achten.
Schritt zwei: Auf Wunschdomain registrieren
Wenn Sie eine neue E-Mail-Adresse anlegen wollen, müssen Sie sich im ersten Schritt für einen Anbieter entscheiden. Besonders beliebte E-Mail-Provider aus Deutschland sind zum Beispiel web.de, gmx.de oder mail.de. Auch die großen US-Konzerne Google und Microsoft bieten mit Gmail bzw. Outlook entsprechende Angebote zum Anlegen einer neuen E-Mail-Adresse.
Generell ist der Ablauf beim Einrichten eines E-Mail-Kontos bei allen Anbietern gleich. Sie müssen sich auf der Website Ihres favorisierten Anbieters registrieren und dort die geforderten Personalien wie Name, Geburtsdatum und Adresse angeben. Außerdem müssen Sie die Wunsch-Domain für Ihre neue E-Mail-Adresse angeben. Diese folgt immer dem Schema: name@Anbieter – also zum Beispiel maxmustermann@web.de.
Am professionellsten wirken E-Mail-Adressen, wenn sie Ihren Namen enthalten. Allerdings sind bei den meisten Anbietern gängige Namenskombinationen bereits vergeben, sodass Sie Ihren Namen eventuell mit einer Zahl oder zusätzlichen Zeichen ergänzen müssen. Oft bieten Ihnen die E-Mail-Provider bei der Abfrage Ihrer Wunschdomain aber bereits Alternativen, sollte Ihr Favorit vergeben sein.
E-Mail werden längst nicht mehr am heimischen PC abgerufen, sondern auch unterwegs am Handy. Bild: Pexels/ready made
Schritt drei: Postfach konfigurieren
Haben Sie sich erst einmal bei einem E-Mail-Anbieter Ihrer Wahl registriert, können Sie anschließend Ihr neues E-Mail-Konto einrichten. Dafür benötigen Sie natürlich Ihre neue E-Mail-Adresse sowie das Passwort, das Sie bei der Registrierung vergeben haben. Wichtig: Achten Sie darauf, dass Sie ein sicheres Passwort verwenden. Tipps dazu finden Sie in unserem Beitrag über die Passwortsicherheit.
Sie haben Sorge, dass Sie sich das Passwort nicht merken können? Passwort-Manager helfen! Erfahren Sie in einem Vergleich, welcher Passwort-Manager zu ihren Anforderungen passt und wenden Sie sich an PC-SPEZIALIST in Ihrer Nähe, wenn Sie Hilfe bei der Einrichtung des Passwort-Managers benötigen.
Wenn Sie Ihr neues E-Mail-Konto einrichten, kann es sein, dass Sie auch den Posteingangsserver und den Postausgangsserver angeben müssen, damit Ihnen Ihre E-Mails korrekt zugestellt werden. Doch woher bekommen Sie diese Informationen und was sind der Posteingangsserver und der Postausgangsserver überhaupt? Das zeigen wir Ihnen jetzt.
E-Mail-Konto einrichten: Eingangs- und Ausgangsserver
Nutzen Sie Ihr E-Mail-Konto direkt über die Weboberfläche des Anbieters, benötigen Sie zum Login in Ihren E-Mail-Account in der Regel nur Ihre E-Mail-Adresse und das Passwort. Wollen Sie Ihre E-Mails allerdings über einen E-Mail-Client, zum Beispiel Outlook, Gmail oder Thunderbird abrufen, benötigen Sie zur Konfiguration Ihres E-Mail-Kontos oft auch den Posteingangsserver und den Postausgangsserver.
Dabei handelt es sich um Protokolle, die beim Betrieb von Mailservern zum Einsatz kommen. Jeder Provider nutzt eigene Posteingangsserver und Postausgangsserver, die dafür sorgen, dass Ihre E-Mails in Ihrem Postfach landen und dort gespeichert werden. Welche das sind, erfahren Sie zum Beispiel in den Hilfeseiten Ihres E-Mail-Anbieters. Es gibt im Internet aber auch Listen, bei denen die verschiedenen Posteingangsserver und Postausgangsserver der gängigen E-Mail-Provider übersichtlich zusammengefasst sind.
Zum Einsatz kommen vor allem das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), das zum Senden und Weiterleiten der E-Mails dient, sowie das Post Office Protocol (POP) zum Herunterladen und das Internet Message Access Protocol (IMAP) als Netzwerkdateisystem. Während der Postausgangsserver immer per SMTP-Protokoll übertragen wird, haben Sie beim Posteingangsserver die Wahl zwischen IMAP und POP3.
Damit Sie auch unterwegs Ihre E-Mails abrufen können – und zwar von allen Geräten – ist nicht nur die Synchronisation von Bedeutung. Bild: Pexels/Ivan Samkov
IMAP oder POP3 – was ist der Unterschied?
Werden Sie beim E-Mail-Konto einrichten zur Eingabe des Posteingangsservers aufgefordert, benötigen Sie hierfür die Informationen zum IMAP- oder POP3-Protokoll von Ihrem E-Mail-Provider. Doch was verbirgt sich dahinter?
Grundsätzlich bezeichnen sowohl IMAP als auch POP3 ein Protokoll, das bei E-Mail-Clients zum Abrufen von E-Mails vom E-Mail-Server zum Einsatz kommt. Allerdings gibt es einige Unterschiede zwischen beiden Protokollen.
Was ist POP3?
POP3 ist die dritte Version des „Post Office Protocols“ – ein Standard, der bereits 1996 verabschiedet wurde. Es dient zum Herunterladen der E-Mails vom Server. Anschließend werden die E-Mails auf dem Server gelöscht, sodass seitens der E-Mail-Anbieter nur wenig Speicherplatz zur Verfügung gestellt werden muss. Das Problem dabei: Längst werden E-Mails nicht mehr nur auf dem PC abgerufen, sondern auch auf Smartphone und Tablet.
Voraussetzung dafür ist allerdings eine funktionierende Synchronisation – und genau die klappt bei der Nutzung des POP3-Protokolls nicht. Rufen Sie nämlich Ihre E-Mails auf dem heimischen PC ab, werden Sie vom Server gelöscht. Wollen Sie später per Smartphone auf die E-Mails zugreifen, werden Ihnen die Nachrichten nicht mehr angezeigt, weil der Server „leer“ ist. Genauso können Sie nicht auf einem Gerät mit dem Schreiben einer E-Mail beginnen und diese später auf einem anderen Gerät weiter bearbeiten.
Was ist IMAP?
Im Gegensatz zum POP3-Protokoll ist das IMAP-Protokoll (Internet Message Access Protocol) deutlich neuer und auf die Synchronisation Ihres E-Mail-Postfachs über verschiedene Geräte hinweg ausgelegt. Beim IMAP-Protokoll bleiben die E-Mails auf dem Server Ihres Providers gespeichert und werden nicht heruntergeladen.
So können Sie etwas E-Mails, die Sie über den PC versendet haben, auch noch mal auf Ihrem Smartphone im Ordner „Gesendete Nachrichten“ abrufen. Genauso können Sie auch E-Mail-Entwürfe über verschiedene Geräte hinweg bearbeiten.
Der Vorteil: Wenn Sie Ihr E-Mail-Konto auf einem neuen Smartphone oder Computer einrichten, erscheinen alle Ihre E-Mails ohne Zutun wieder in Ihrem Postfach. Haben Sie also beim E-Mail-Konto-Einrichten die Wahl zwischen POP3 oder IMAP, sollten Sie sich immer für die Nutzung des IMAP-Protokolls entscheiden.
Wenn Sie Ihren Kalender synchronisieren möchten, unterstützt Sie dabei PC-SPEZIALIST. Bild: Unsplash/firmbee.com
E-Mail-Konto einrichten: PC-SPEZIALIST hilft!
Wenn man seine Handys nicht nur von einem seiner Geräte sondern von Laptop, Tablet und Handy und von überall abrufen will, kommt man an einer E-Mail-Synchronisation nicht herum. Wer zudem auch noch seinen Kalender auf allen Geräte und stets immer und überall nutzen will, weil er sich Geburtstage, Jahrestage und Termin nur schlecht merken kann, kommt ebenfalls um die Synchronisation nicht herum.
Der Weg dorthin kann allerdings ziemlich kompliziert sein. Wer sich mit solchen Dingen so gar nicht auskennt, fühlt sich vielleicht vor eine hohe Hürde gestellt – und ist froh darüber, dass es Experten gibt, die sich damit viel besser auskennen und euch das Einrichten von E-Mail und Kalender abnehmen. Zu diesen Experten gehört natürlich PC-SPEZIALIST in Ihrer Nähe.
Wir haben in unserem Service-Portfolio sowohl für private Endnutzer als auch für Firmenkunden komfortable E-Mail-Services. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und lassen Sie sich zu den Möglichkeiten beraten.
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Quellen: Pexels/Torsten Dettlaff (Headerbild)
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