PDF verschlüsseln

Wenn Sie Dokumente verschicken, kann es sinnvoll sein, diese Dokumente zu verschlüsseln, damit Unbekannte keinen Zugriff erhalten. Dabei ist es egal, um welche Dokumente es sich handelt. Wie Sie eine PDF verschlüsseln, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

Wir stellen wir Ihnen einige kostenlose Programme vor und erklären Grundsätzliches zur Kennwortsicherheit in PDF-Dokumenten.

PDF verschlüsseln – warum?

Es kann verschiedene Gründe geben, warum es sinnvoll ist, Dateien zu schlüsseln. Ein ganz erheblicher Grund ist der Datenschutz – und zwar sowohl im privaten als auch im betrieblichen Umfeld. Wenn Sie PDF verschlüsseln, sorgen Sie für die Sicherheit und Privatsphäre der in den Dateien enthaltenen Informationen. Durch die Verschlüsselung wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen auf die Inhalte zugreifen können.

Dies ist besonders wichtig, wenn es sich um sensible Informationen wie persönliche Daten, Geschäftsgeheimnisse oder rechtlich geschützte Dokumente handelt. Verschlüsselte PDFs bieten auch Schutz vor unbefugtem Zugriff, wenn sie über das Internet versendet oder in der Cloud gespeichert werden.

Zudem hilft die PDF-Verschlüsselung, die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und gesetzlichen Anforderungen zu gewährleisten. In einem digitalen Zeitalter, in dem Datendiebstahl und -missbrauch zunehmend Bedrohungen darstellen, bietet die Verschlüsselung eine wichtige Schutzmaßnahme zur Wahrung der Integrität und Vertraulichkeit wichtiger Dokumente.

Datenschutz ist einer der Gründe für das Verschlüsseln von PDF-Dateien. Bild: stock.adobe.com/origami88

Gründe für das Verschlüsseln von PDFs im Überblick

Gehen wir noch einmal ins Detail, welche Vorteile das Verschlüsseln von PDF-Dateien vor allem für Betriebe hat:

• Das Verschlüsseln von PDF-Dateien gewährt den Schutz und die Sicherheit von Informationen, da nur autorisierte Personen Zugang zu den Inhalten der PDF haben, wenn das Öffnen der Datei ein Passwort oder einen speziellen Schlüssel erfordert. Dies ist besonders wichtig für Dokumente, die sensible Informationen wie finanzielle Daten, persönliche Informationen oder Geschäftsgeheimnisse enthalten.
• Die PDF-Verschlüsselung hilft, die Einhaltung gesetzlicher Datenschutzvorschriften zu gewährleisten. Unternehmen sind oft rechtlich verpflichtet, persönliche und vertrauliche Informationen zu schützen, und die Verschlüsselung von PDFs kann ein Teil dieser Compliance sein​.
• Wer eine PDF verschlüsseln möchte, sorgt außerdem dafür, dass sie nicht unbefugt verbreitet wird. Verschlüsselte Dokumente bieten eine starke Barriere gegen Hacking und andere Formen des unautorisierten Zugriffs. Dies ist besonders relevant, wenn Dokumente über das Internet gesendet oder in der Cloud gespeichert werden, wo sie potenziell zugänglich für Cyberangriffe sind​.
• Darüber hinaus kann die PDF-Verschlüsselung mit weiteren Sicherheitsmaßnahmen wie digitalen Signaturen kombiniert werden, um die Authentizität und Unveränderlichkeit von Dokumenten zusätzlich zu bestätigen. Dies stellt sicher, dass das Dokument seit seiner Signierung nicht verändert wurde, was für rechtliche und geschäftliche Dokumente entscheidend sein kann​​.

Insgesamt stellt das PDF verschlüsseln eine effektive Maßnahme dar, um die Sicherheit und Vertraulichkeit wichtiger Informationen zu gewährleisten und die Risiken im Zusammenhang mit Datenlecks und Cyberangriffen zu minimieren. Wir stellen Ihnen Tools vor, die das ermöglichen.

PDF verschlüsseln mit PDF Creator

Mit dem PDF Creator können Sie recht einfach eine PDF verschlüsseln. Doch bevor Sie starten können, müssen Sie sich das Programm aus einer sicheren Quelle herunterladen. Am besten eignet sich dafür natürlich der Hersteller direkt. Achten Sie beim Download unbedingt darauf, keine unnötige Software oder oder Werbung auf Ihren PC zu laden. Dafür müssen Sie während der Installation einige Häkchen entfernen.

Benötigen Sie Hilfe bei der Installation, wenden Sie sich gern an Ihren PC-SPEZIALIST in Ihrer Nähe. Er übernimmt die Software-Installation und -Konfiguration.

Wenn Sie eine PDF verschlüsseln, also mit Passwort schützen möchten, gehen Sie mit dem PDF Creator folgendermaßen vor:

• Das Programm PDF Creator wird auf Ihrem Drucker als virtueller Drucker installiert. Wenn Sie eine Datei mit dem PDF Creator öffnen möchten, müssen Sie also auf „Drucken“ klicken. Danach wählen Sie aber nicht Ihren üblichen Drucker aus, sondern „PDF Creator“. Auch Word-Dokumente und alle anderen druckbaren Dateien können Sie auf diese Art in eine verschlüsselte PDF-Datei umwandeln.
• Nun öffnet sich der PDF Creator und Sie können die Option PDF verschlüsseln wählen. Wählen Sie in der Menüleiste links „PDF“ und klicken Sie dann auf den Reiter „Sicherheit“. Hier können Sie nun ein beliebiges Passwort zum Öffnen der Datei und zusätzlich den Verschlüsselungsgrad wählen. Das bedeutet, Sie können festlegen, was der Empfänger mit dem Dokument tun darf. Beispielsweise, ob der Empfänger das Dokument bearbeiten oder drucken darf. Ihnen stehen mehrere Optionen zur Verfügung, so dass Sie ganz individuell und je nach Bedarf Ihr PDF schützen können.
• Als nächstes hinterlegen Sie ein PDF Passwort als Eigentümer, dass Ihnen das Bearbeiten der PDF Datei erlaubt und speichern Ihre Datei am gewünschten Ort, beispielsweise in Ihren „Eigenen Dateien“ ab.

Wichtig: Achten Sie unbedingt auf ein sicheres Passwort. Wie Sie ein sicheres Passwort wählen, erfahren Sie in unserem Beitrag „Passwortsicherheit“.

Es gibt verschiedene Tools, mit denen Sie ganz einfach Ihre PDF verschlüsseln können. Bild: stock.adobe.com/VK Studio

PDF mit Passwort schützen mit PDF24 Creator

Auch mit dem PDF24 Creator können Sie ein PDF mit Passwort schützen. Auch dieses Tool ist kostenlos und muss natürlich zunächst einmal von einer seriösen Seite, am besten direkt beim Hersteller, herunter geladen werden. Auf der Startseite wählen Sie Ihre Sprache aus, um dann den Download zu starten.

Mit diesem Programm müssen Sie ebenfalls zunächst aus einer vorhandenen Datei ein PDF erstellen, bevor Sie Ihr PDF mit Passwort schützen können. Das geht, indem Sie Ihr Dokument auf dem PDF24 auf dem virtuellen PDF Drucker ausdrucken, den Sie im Druckmenü auswählen können. Ein Assistent öffnet sich, Sie klicken auf „Speichern als“ und öffnen so den Speichern-Dialog.

Wahlweise können Sie den „Speichern als“-Dialog auch über den PDF24-Editor öffnen. Dazu öffnen Sie den PDF24-Editor und laden eine PDF Datei. Klicken Sie dann auf das „Speichern“-Symbol in der Menüleiste. Unter dem Menüpunkt „Sicherheit“ können Sie nun zwei Passwörter eingeben: eines zur Verschlüsselung und eines zum Öffnen der PDF. Geben Sie dafür in beiden Feldern ein Passwort ein und stellen Sie nach Ihren Wünschen die Berechtigungen für die Empfänger ein. Wenn Sie die PDF nun speichern, ist die ein PDF-Kennwortschutz eingerichtet.

Tipp: Damit Sie Ihre Passwörter weder vergessen noch irgendwo auf Papier am PC notieren müssen, empfehlen wir die Installation eines Passwort-Managers. Welche Programmes gibt und was sie alles können, erfahren Sie in unseren Beiträgen „Passwort-Manager-Vergleich“ und „Passwörter verwalten“.

Mit Adobe Acrobat PDF verschlüsseln

Haben Sie Adobe Acrobat Professional auf Ihrem Rechner? Auch damit können Sie Ihre PDF verschlüsseln. Wir erklären Ihnen in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie damit Ihr PDF mit Passwort schützen:

• Starten Sie das Programm, klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche „PDF erstellen“ und dann auf „Aus Datei …“.
• Wählen Sie nun das Dokument (zum Beispiel eine Word-Datei) aus, das in ein PDF umgewandelt werden soll, indem Sie es mit einem Doppel-Klick oder über die Schaltfläche „Öffnen“ auswählen.
• Die neue PDF-Datei wird im Acrobat-Programmfenster angezeigt.
• Speichern Sie die neue Datei, indem Sie in der Menüleiste auf „Datei“/„Speichern unter …“ gehen.
• Nun bekommt die Datei einen Namen, um dann unter „Speichern“ gesichert zu werden.
• Jetzt können Sie die Verschlüsselung aktivieren. Dazu gehen Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche „Schützen“/„Verschlüsselung mit Kennwort …“.
• Mit einem Klick auf „Ja“ bestätigen Sie, dass die Sicherheit der PDF-Datei geändert werden soll.
• Wählen Sie nun hinter „Kompatibilität“ die Einstellung „Acrobat 7.0 und höher“ aus und klicken Sie auf „Gesamten Dokumentinhalt verschlüsseln“. Setzen Sie nun das Häkchen vor „Kennwort zum Öffnen …“ und geben Sie im Textfeld das Kennwort ein, mit dem Sie die PDF verschlüsseln möchten. Klicken Sie dann auf „OK“.
• Zur Bestätigung Ihres Passwortes klicken Sie erneut auf „OK“ speichern Sie die geänderten Sicherheitseinstellungen mit einem Klick auf das Diskettensymbol in der Werkzeugleiste.
• Die nun geschützte PDF-Datei erkennen Sie an der Anzeige „(GESCHÜTZT)“ hinter dem Namen der PDF. Wollen Sie diese Datei öffnen, werden Sie zur Eingabe des Passwortes aufgefordert. Nur bei korrekten Eingabe öffnet sich das Dokument.

Unser grundsätzlicher Tipp, egal, mit welchem Programm Sie Ihre PDF verschlüsseln: Bevor Sie Ihre verschlüsselten PDF versenden, prüfen Sie unbedingt, ob das Passwort korrekt ist und ob der Empfänger die Datei mit Ihrem Passwort auch öffnen kann.

Sichere Passwörter sind das A und O, um unerwünschte Zugriffe auf sensibler Daten zu verhindern. Bild: Pexels/Bich Tran

Grundsätzliches zum PDF-Kennwortschutz

Es wird immer wichtiger, sich sichere Passwörter auszudenken. Doch nach wie vor glauben viele, dass Passwörter wie „123456789“, „hallo“, „passwort“ oder „qwertz“ sicher sind, denn sie werden nach wie vor massenhaft genutzt und natürlich auch von Hackern geleakt, wie das HPI für das Jahr 2023 untersucht hat.

Fakt ist aber: Nur sichere Passwörter schützen vor Datenklau und Co. Und das gilt natürlich auch für den PDF-Kennwortschutz, den Sie ebenfalls nicht unterschätzen sollten. Denn Betrugsversuche im Internet nehmen immer weiter zu. Passwörter werden geknackt, Daten missbraucht. Phishing, Identitätsbetrug, Social Engineering und Angriffe mittels Schadsoftware gehören zum digitalen Alltag dazu.

Deshalb ist also nichts wichtiger, als seinen Rechner, seine Dateien und seine Online-Zugänge zu Plattformen mit einem sicheren Passwort zu schützen. Und das gilt auch für PDF-Dateien. Deshalb sollten Sie unbedingt einen Passwort-Manager nutzen! PC-SPEZIALIST in Ihrer Nähe übernimmt gern die Installation für Sie.

_______________________________________________

Quellen: Adobe, foxit, pdfforge, locklizard, Pexels/Christina Morillo (Headerbild)