E-Rechnung ist Pflicht

Die E-Rechnung ist da. Wer jetzt denkt, „Prima, ich verschicke meine Rechnungen als PDF-Datei“, hat leider Pech, denn PDF gelten künftig nicht mehr als elektronische Rechnungen.

Wir haben alle Infos und ein Update, was sich für Unternehmen ändert und wer handeln muss.

Was ist die E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ermöglicht die Übermittlung von Rechnungsinformationen in digitaler Form, sodass der gesamte Vorgang – von der Erstellung bis zur Bezahlung – automatisch und ohne Medienbruch erfolgt.

Im Gegensatz zu einer Papierrechnung oder einer PDF-Datei, wird eine E-Rechnung als strukturierter und maschinenlesbarer Datensatz ausgegeben. Dies ermöglicht es, dass die Rechnungen vom Aussteller nicht nur elektronisch versendet und empfangen werden können, sondern auch nahtlos, ohne manuellen Eingriff, weiterverarbeitet und zur Zahlung vorbereitet werden.

Das strukturierte elektronische Format der Rechnung muss der europäischen Norm (CEN-Norm EN 16931) für elektronische Rechnungsstellung sowie den dazugehörigen Syntax-Listen entsprechen. Die XRechnung, die bereits im öffentlichen Auftragswesen genutzt wird, und das hybride ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), welches eine Kombination aus PDF und XML ist, erfüllen diese Anforderungen. Auch wenn die Umstellung zunächst einmal Arbeit bedeutet, so hat die elektronische Rechnung sowohl für den Ersteller als auch für den Empfänger zahlreiche Vorteile.

Papierrechnungen und Rechnungen im PDF-Format adé – ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Bild: Pexels/Kindel Media

Vorteile der elektronischen Rechnung

Für den Rechnungssteller ergeben sich folgende Vorteile:

• Vereinfachung der Rechnungserstellung
• Verkürzung der Bearbeitungszeiten
• Beschleunigte Abwicklung und zuverlässigere Zahlungseingänge
• Kostenersparnisse im Rechnungsversand durch Verzicht auf Papier und Porto
• Verbesserung der Prozessqualität durch automatisierte Erstellung und Prüfung von Rechnungen
• Ortsunabhängige Rechnungsstellung ermöglicht flexibles Arbeiten

Vorteile für den Rechnungsempfänger:

• Effizienzsteigerung in der Rechnungsverarbeitung durch automatisierte Erfassung der Rechnungsdaten
• Höhere Datenqualität und reduzierte Fehleranfälligkeit
• Kosteneinsparungen in der Rechnungsverarbeitung
• Möglichkeit zur dezentralen Bearbeitung von Rechnungen
• Flexibilität im Arbeitsablauf durch ortsunabhängige Rechnungsverarbeitung

Betroffen von der E-Rechnung sind allerdings nur Rechnungen an Unternehmen, bzw. Rechnungen bei Aufträgen der öffentlichen Hand. Aber: Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können.

Hintergrund der E-Rechnung

Im Rahmen der ViDA-Initiative der EU-Kommission ist geplant, ein elektronisches Meldesystem einzuführen, welches unter anderem die bestehenden Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen soll. Ursprünglich war vorgesehen, diese Änderungen 2028 umzusetzen, allerdings wird aktuell über eine Verschiebung auf die Jahre 2030 oder 2032 diskutiert. Als Vorbereitung auf diese Änderungen ist auch eine Neudefinition des Begriffs „Elektronische Rechnung“ nach Artikel 217 der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie geplant.

In Deutschland wurde seit Mitte April 2023 ein Entwurf diskutiert, der eine verpflichtende elektronische Rechnungsstellung vorsah. Er wurde später in den Referentenentwurf und daraufhin in den Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes aufgenommen. Nach mehreren Anpassungen im Laufe des Gesetzgebungsprozesses stimmte der Bundesrat am 22. März 2024 dem Vermittlungsergebnis zu.

Um die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland vor den EU-weiten Maßnahmen einzuführen, war eine ausdrückliche Genehmigung des EU-Rates notwendig. Diese Genehmigung wurde am 25. Juli 2023 mit einem Durchführungsbeschluss erteilt.

So oder so ähnlich sieht der strukturierte Datensatz einer E-Rechnung aus. Bild: stock.adobe.com/Maximusdn

Was ändert sich für Betriebe?

Für Unternehmen heißt es nun, dass sie sich an neue Begriffsdefinitionen gewöhnen müssen, denn ab dem 1. Januar 2025 wird zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden.

• Die E-Rechnung ist gemäß § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F. eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dieses Format muss der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß RL 2014/55/EU entsprechen, also der CEN-Norm EN 16931. Mögliche Formate zur Rechnungsstellung sind die XRechnung, die im öffentlichen Auftragswesen genutzt wird, oder das hybride ZUGFeRD-Format. Es bildet eine Kombination aus PDF und XML-Datei.
• Als sonstige Rechnungen gelten Papierrechnungen sowie Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. Wichtig hierbei: Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!

Wichtig: Das strukturierte elektronische Format einer elektronischen Rechnung kann auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Aus der elektronischen Rechnung im vereinbarten Format müssen sich jedoch die nach dem UStG erforderlichen Angaben korrekt und vollständig in ein Format extrahieren lassen. So sind beispielsweise über EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen zulässig, deren Formate nicht der CEN-Norm EN 16931 entsprechen.

Die neuen Definitionen treten ab dem 1. Januar 2025 in Kraft. Dann müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen wird dagegen schrittweise eingeführt. Ab dem 1. Januar 2027 müssen zunächst Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen. Ein Jahr später, ab dem 1. Januar 2028, sind dann auch alle übrigen Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen im geschäftlichen Verkehr zwischen Unternehmen zu erstellen.

Tipps für Unternehmen

„Ab 1. Januar 2025 müssen Betriebe in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen“, sagt Simone Schlewitz, Referatsleiterin Steuer- und Finanzpolitik beim Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH). Sie gibt Tipps mit auf den Weg, die man 2024 umsetzen sollte:

• Besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater zeitnah, wie Sie künftig zusammenarbeiten wollen.
• Sie haben keinen Steuerberater? Dann wenden Sie sich an einen erfahrenen IT-Dienstleister wie PC-SPEZIALIST und lassen Sie sich eine geeignete Software zum Empfang, zur Erstellung und zur Archivierung von E-Rechnungen installieren.
• Verschaffen Sie sich einen Überblick, an wen Sie Rechnungen verschicken. Sind es hauptsächlich Privatkunden oder senden Sie auch Rechnungen an Gewerbekunden und die öffentliche Hand?
• Überlegen Sie sich, ob Sie nur das Pflichtprogramm umsetzen wollen. Oder wollen Sie die E-Rechnung zum Anlass nehmen, um noch weitere Bereiche in Ihrem Betrieb zu digitalisieren – zum Beispiel die automatisierte Weiterverarbeitung der E-Rechnung? PC-SPEZIALIST unterstützt Sie dabei unter anderem mit der Digitalisierungsförderung.

Bereits in diesem Jahr müssen sich also Betriebe darum kümmern, wie sie ab 2025 E-Rechnungen empfangen und archivieren. Warten Sie nicht, sondern setzen Sie sich am besten zeitnah damit auseinander und überlegen Sie, wie Sie Ihren Betrieb aufstellen wollen.

Viele Unternehmen setzen bei der E-Rechnung auf das ZUGFeRD-Format. Komplett papierlos wird ein Büro aber wohl nie werden. Bild: Pexels/Mikhail Nilov

UPDATE: Herausforderungen der E-Rechnung

Trotz der Vorteile bringt die E-Rechnungspflicht auch Herausforderungen mit sich. Besonders problematisch könnte die parallele Nutzung von hybriden Rechnungsformaten sein. Laut Carsten Brunke, Geschäftsführer bei Inmedias, wird es in der Praxis problematisch, wenn es zu Abweichungen zwischen den in einem PDF sichtbaren Beträgen und den XML-Daten kommt. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) sieht in solchen Fällen zwei getrennte Rechnungen, was für Unternehmen zusätzliche Prüf- und Korrekturaufwände bedeuten könnte.

Ähnliche Bedenken äußert Stephan Hüttmann von der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe (DSAG). Er kritisiert die fehlende klare Regulierung für spezielle Rechnungsformate wie Gutschriftsverfahren oder Dauerrechnungen. Zudem könnte die Formatfreiheit, die für Flexibilität sorgen soll, durch hohen Implementierungsaufwand und fehlende Standardisierung neue Probleme schaffen.

Viele Unternehmen setzen bei der Umstellung auf hybride Formate wie ZUGFeRD, da eine visuelle Prüfung der Rechnung möglich bleibt. Zudem kann die XRechnung nicht ohne spezielle Software gelesen werden, was ebenfalls für Unternehmen ein Argument für das ZUGFeRD-Format ist.

Zukunftsausblick: Echtzeit-Steuerreporting und digitale Transformation

Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland ist Teil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie. In Ländern wie Italien oder Polen haben vergleichbare Maßnahmen bereits zu höheren Steuereinnahmen geführt und helfen, Steuerbetrug zu minimieren. Ein mittelfristiges Ziel ist die Einführung eines Echtzeit-Steuerreportings, das auf der E-Rechnung basiert.

Dabei ist die Diskussion um digitale Rechnungsprozesse keineswegs neu. Seit mehr als 25 Jahren wird über die Digitalisierung der Buchhaltung gesprochen. Mit der gesetzlichen Verpflichtung wird das Thema nun flächendeckend umgesetzt.

Auch wenn die E-Rechnungspflicht für viele Unternehmen aktuell eine zusätzliche Belastung darstellt, bietet sie langfristig zahlreiche Vorteile (s. o.). So mache beispielsweise eine zentrale Speicherung der Rechnungsdaten in der Cloud die Zusammenarbeit mit Steuerberatern vereinfacht und Prüfprozesse effizienter macht. Letztlich bleibt abzuwarten, wie die Unternehmen die neuen Anforderungen umsetzen und welche Standards sich langfristig durchsetzen. Fest steht jedoch: Auch wenn das komplett papierlose Büro wohl eine Idealvorstellung bleibt, so ist die Digitalisierung der Rechnungsstellung dennoch nicht mehr aufzuhalten.

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Quellen: bund, ihk, zdh, haufe, handwerk, it-business, Pexels/Vitaly Gariev (Headerbild)