Mahnung per Mail

Wenn Sie eine Mahnung per Mail erhalten haben, sollten Sie nicht gleich in Panik verfallen. Dürfen Sie sie ignorieren? Und andererseits: Dürfen Unternehmen Mahnungen per E-Mail überhaupt versenden? Sind sie rechtskräftig?

Wie Sie erkennen, ob der Mahnbescheid echt ist, welche Rechte Unternehmen haben und welche Pflichten der Bürger hat, erfahren Sie hier.

Mahnung per Mail rechtsgültig?

Im Trubel des Alltags flattern immer wieder einige Rechnungen ins Haus. Da kann es durchaus passieren, dass eine Rechnung untergeht und nicht rechtzeitig bezahlt wird. Normalerweise werden Sie zunächst mit einer freundlichen Zahlungserinnerung auf den Fauxpas hingewiesen – erst im zweiten Schritt wird eine Mahnung verschickt.

Die Mahnung  ist die rechtliche Konsequenz, wenn Sie mit einer Zahlung in Verzug sind und das gute Recht des Gläubigers. Laut Gesetz kommt es bei der Zustellung nicht darauf an, ob diese mündlich, per Post, Fax oder E-Mail erfolgt. Sie kann sogar per SMS oder WhatsApp rechtgültig sein. Um den Versand einer Mahnung besser nachweisen zu können, wird meistens eine Schriftform (Brief und E-Mail) verwendet.

Doch was ist, wenn Sie Zweifel an der Echtheit der Mahnung haben? Gerade wenn der Mahnbescheid online zugestellt wurde, klingeln bei vielen die Alarmglocken: Regelmäßig gibt es neue Warnungen zu Inkasso-Mails mit Spam-Anhang oder gefälschten Inkasso-Briefen. Sie finden zahlreiche Beispiele bei uns im Blog, sei es zur GEZ-Mahnung, Pixabay-Mahnung, Telekom-Mahnung, DSGVO-Mahnung oder die Pfändung durch Eurotreuhand. Betrügern gehen die Ideen leider nicht aus.

Mahnung oder Zahlungserinnerung – dazwischen liegt ein kleiner aber feiner Unterschied. Bild: Pexels/Vlada Karpovich

Zahlungserinnerung versus Mahnung

Eine Mahnung zu erhalten, ist zwar unangenehm, kann aber vorkommen. Im Idealfall haben Sie Ihre Finanzen allerdings fest im Blick und können sofort sagen, ob eine Mahnung gerechtfertigt ist oder ob es sich möglicherweise um einen versuchten Inkassobetrug handelt. Doch nicht immer ist das so einfach zu bestimmen. Wenn Sie unsicher sind, wie Sie auf die Mahnung per Mail reagieren sollen, lohnt sich ein genauer Blick auf das Schreiben. Denn: Eine seröse Mahnung enthält in jedem Fall folgende Informationen:

• Offener Betrag der ursprünglichen Rechnung
• Erbrachte Leistung
• Frist für die Begleichung der Rechnung
• Rechnungsnummer
• Datum
• Vollständiger Name des Empfängers und des Absenders

Im ersten Schritt des Mahnverfahrens erhalten Sie in den meisten Fällen allerdings erst einmal eine Zahlungserinnerung. So ist es bei vielen Onlineshops üblich, dass eine Zahlungserinnerung per E-Mail verschickt wird, wenn kein Zahlungseingang zu verzeichnen ist. In dieser Erinnerung wird meist freundlich darauf hingewiesen, dass Sie bis zu einem bestimmten Datum Zeit haben, die offene Rechnung zu begleichen – es entstehen keine Mahngebühren oder Rechtsfolgen.

Auf Zahlungserinnerung folgt Mahnung

Auf die Zahlungserinnerung folgt dann ein zweites Schreiben, in dem Sie sprachlich nüchtern gebeten werden, die Rechnung zu begleichen. Es enthält die oben genannten Informationen. Dieses Schreiben wird als Mahnung bezeichnet und kann bereits eine Mahngebühr enthalten. Diese erste offizielle Mahnung ist rein rechtlich bei Endkunden notwendig, um den Schuldner in den sogenannten Verzug zusetzen.

Grundsätzlich sind Mahnungen, egal ob per E-Mail, SMS oder WhatsApp, lediglich ein Versuch des Gläubigers, seine Schuldner an die Forderung zu erinnern und zur Zahlung zu bewegen. Ein drittes Schreiben trägt dann häufig den Titel „Letzte Mahnung“.

Allerdings gibt es hierfür keine vorgegebene Regelung: Jedes Unternehmen entscheidet selbst, welche Eskalationsstufen es in seinem Mahnverfahren beschreitet. So kann beispielsweise auch ein viertes Schreiben mit einer erhöhten Mahngebühr folgen. Die Mahnungen werden meistens von Inkasso-Unternehmen versendet, die im Auftrag der Gläubiger handeln.

Spam oder echte Mahnung? Prüfen Sie die erhaltenen E-Mail auf Ihre Echtheit. Bild: Pexels/Anna Shvets

Spam oder echte Mahnung per Mail?

Wer sich jetzt fragt, ob eine Mahnung per Mail rechtskräftig ist, dem sei gesagt: Grundsätzlich ja! Und das, obwohl sie im Spam-Ordner landen, ohne dass Sie etwas davon mitbekommen. Denn der Versand einer Mahnung per E-Mail ist im digitalen Zeitalter längst keine Seltenheit mehr. Und auch Rechnungen werden immer weniger in Papierform versendet.

Dennoch sollten Sie eine Mahnung, die Sie nicht erwarten, infrage stellen und sich die Zahlungsaufforderung genau betrachten. Denn der Unterschied zwischen einer echten Mahnung und einer Spam-E-Mail liegt oft im Detail.

Kommt Ihnen an der E-Mail etwas komisch vor, prüfen Sie am besten zuerst den Absender und das genannte Inkasso-Unternehmen. Das geht ganz einfach indem Sie den Namen in einer Suchmaschine eingeben und so überprüfen, ob es sich um ein seriöses Unternehmen handelt. Suchen Sie im Internet nicht nur nach dem Namen, sondern auch nach dem Namen in Kombination mit dem Begriff „Erfahrung“ – vielleicht gibt es weitere Personen, die auch von dem Unternehmen angeschrieben wurden und ihre Erfahrungen teilen.

Einen Inkassobetrug mit einer nicht gerechtfertigten Mahnung erkennen Sie daran, dass Betrüger bei Nicht-Zahlung der Forderung mit überhöhten Geldstrafen drohen. Unseriöse Links und Anhänge können ebenfalls ein Hinweis auf eine Spam-Mail sein.

Umgang mit Mahnung

Haben Sie Zweifel an der Echtheit der Mahnung, die in Ihrem Postfach liegt, sollten Sie die E-Mail dennoch auf keinen Fall ignorieren, sondern auf ihre Rechtmäßigkeit prüfen. Haben Sie eine Dienstleistung in Anspruch genommen oder eine Bestellung (online) getätigt, die offene Rechnung aber noch nicht beglichen? Dann sollten Sie mit dem Gläubiger in Kontakt treten und eine Einigung versuchen. Und zwar auch dann, wenn Sie finanziell nicht in der Lage sind, den Betrag zu begleichen.

Ist die Rechnung und somit auch die Mahnung unbegründet, aber kein Spam, sollten Sie den Gläubiger kontaktieren, um den Irrtum aufzuklären. Ignorieren Sie die Mahnung folgen weitere Schreiben, bis irgendwann tatsächlich ein Inkasso-Unternehmen anklopft.

Bleibt das Unternehmen bei seiner unbegründeten Forderung, sollten Sie die Rechnung zurückweisen und den (angeblichen) Vertragsschluss vorsorglich widerrufen. Die Erklärung schicken Sie, damit Sie einen Nachweis darüber haben, schriftlich und per Einschreiben ab.

Sie haben Zweifel an der Forderung oder wissen, dass sie ungerechtfertigt ist? Dann treten Sie mit dem Gläubiger in Kontakt, um den Sachverhalt zu klären. Bild: Pexels/Ivan Samkov

Gefälschte Mahnungen per Mail erkennen

Wenn Sie Zahlungsaufforderung allerdings nicht nur unbegründet ist, sondern vielleicht sogar einen Betrug darstellt, prüfen Sie die E-Mail genau:

• Wie lautet der Absender der E-Mail?
• Wie ist die E-Mail geschrieben: Stimmen die Formalitäten?
• Wird ein Gläubiger in der Mahnung genannt?
• Wohin soll das Geld überwiesen werden?
• Ist eine Registernummer des Inkasso-Unternehmens angegeben?

Schauen Sie sich den Absender der E-Mail genau an. Mahnungen von seriösen Inkasso-Unternehmen laufen über die eigene Domain: In der Email-Adresse des Absenders steht dann zum Beispiel xy@inkasso-unternehmen.de. Endungen wie @gmx.de oder @web.de sind bei Unternehmen unüblich und eher Privatpersonen zuzuschreiben.

Auch bei Adressen aus dem Ausland sollten Sie hellhörig werden. Diese erkennen Sie an den Domain-Endungen wie .eu, .cz, .fr oder .ru. In jedem Fall gilt: Erstatten Sie Anzeige wegen Betrugsversuchs bei der örtlichen Polizei. Mittlerweile geht das aber auch in jedem Bundesland online.

Mahnung per E-Mail mit Rechtschreibfehlern? Vorsicht!

Sie haben eine verdächtige E-Mail erhalten? Achten Sie auf Formalitäten!

• Ein klassisches Erkennungsmerkmal ist die unpersönliche Anrede in der E-Mail: „Sehr geehrte Kundin/sehr geehrter Kunde“ oder Ähnliches. Ein seriöses Unternehmen, bei dem Sie in der Kreide stehen, kennt Ihren vollständigen Namen.
• Sind die Umlaute wie ä, ö oder ü in der Mahnung falsch geschrieben, ist das ein weiteres Indiz für eine betrügerische Email. Insbesondere Tastaturen im Ausland verfügen selten über länderspezifische Sonderzeichen, daher ist es wahrscheinlich, dass Ihre E-Mail nicht von einem deutschen Unternehmen stammt.
• Auch Rechtschreibfehler und Grammatikfehler sind keine Seltenheit. Schauen Sie genau hin, um zu erkennen, ob es sich um eine gefälschte Mahnung handelt. Einschränkend muss man allerdings sagen, dass in Zeiten von Künstlicher Intelligenz wie ChatGPT die Rechtschreibfehler deutlich zurückgehen.
• In Deutschland muss jedes Inkassounternehmen registriert sein, wenn es legal arbeiten möchte. Wenn Sie eine fragwürdige Inkasso-Mahnung erhalten haben, prüfen Sie am besten auf der Internetseite des Rechtsdienstleistungsregisters, ob die Firma dort eingetragen wurde.
• Der Gläubiger, für den das Inkasso-Unternehmen das Geld eintreibt, muss in jedem Fall genannt werden.

Erhalten Sie eine Mahnung, die eindeutig einem Betrugsversuch zugeordnet werden kann, können Sie diese E-Mail natürlich ignorieren.

Sie haben eine Zahlungsaufforderung erhalten, die Sie ins Ausland überweisen sollen? Vorsicht ist geboten. Bild: stock.adobe.com/magele-picture

Zahlungsaufforderung ins Ausland? Achtung!

Immer wieder kommt es auch vor, dass vermeintliche Inkasso-Büros das Geld für ihre Gläubiger auf eine Bank im Ausland einfordern. Seien Sie skeptisch, wenn der Absender der Mahnung darauf abzielt, dass Sie das Geld ins Ausland überweisen. Prüfen Sie unbedingt die angegebenen Kontodaten.

Durch die Einführung der IBAN am 31. März 2012 ist es besonders einfach zu erkennen, wohin das Geld überwiesen werden soll: Die Buchstaben am Anfang der IBAN-Nummer geben an, in welchem Land sich das Konto befindet. So steht DE für eine deutsche Bankverbindung und FR zum Beispiel für eine französische.

Alle Infos zu den aktuellen Online-Banking-Methoden der Banken erfahren Sie bei uns im Blog. Im Beitrag „Neue TAN-Verfahren“ zeigen wir die neusten Änderungen im Banking per App oder auf der Webseite der Bank.

Spam-Mail: Achtung beim Öffnen von Links oder Anhängen

Wie schon mehrfach genannt, haben auch Cyberkriminelle die Masche des Inkassobetrugs für sich entdeckt und verschicken gern eine täuschend echte Mahnung per Mail. Ist der Spam-E-Mail ein Anhang angefügt, sollten Sie hellhörig werden.

Befinden sich in der Inkasso-Mail „zip“- oder „cab“-Dateien, handelt es sich wahrscheinlich um Spam. Diese Anhänge gehören definitiv zu den gefährlichen Dateiendungen und können Viren und Schadsoftware enthalten, die Ihren PC angreifen. Daher gilt: Öffnen Sie Anhänge niemals, wenn Sie sich unsicher sind oder unerwartete Anhänge erhalten.

Enthält die Mahnung Verlinkungen oder klickbare Button, klicken Sie diese nicht unbedacht an: Durch das sogenannte Phishing kommen Betrüger im Handumdrehen an Ihre Daten. Die in Phishing-Mails enthaltenen Links führen Sie auf scheinbar vertrauenswürdige Webseiten. In Wirklichkeit sind diese Seiten jedoch unsicher und Hacker versuchen, unbemerkt an Ihre persönlichen Daten, Bankdaten und andere Informationen über Sie zu kommen. Hilfe bei der Virenentfernung erhalten Sie von PC-SPEZIALIST in Ihrer Nähe.

Sie wissen nicht, ob die Zahlungsforderung korrekt ist? Prüfen Sie nach einer Online-Bestellung Ihr Kundenkonto. Bild: Pexels/KATRIN BOLOVTSOVA

Mahnung per Mail rechtskräftig?

Wenn Sie nicht sicher sind, ob die erhaltene Mahnung per Mail rechtskräftig ist, lohnt sich ein Blick in das Kundenkonto. Bei Online-Shops können Sie sich ganz einfach mit Ihren Zugangsdaten einloggen und Ihr Kundenkonto einsehen. Dort sind alle getätigten Bestellungen und Rechnungen gelistet – auch die, die Sie bereits bezahlt haben. Meist wird im Kundenkonto angezeigt, ob bereits eine Zahlungserinnerung oder Mahnung verschickt wurde.

Ist Ihnen ein persönliches Gespräch lieber, rufen Sie beim Kundenservice oder Support des Shops an, von dem Sie die vermeintliche Mahnung erhalten haben. Die Mitarbeiter des Kundenservice können Ihr Kundenkonto einsehen und Ihnen mitteilen, ob Sie noch offene Rechnungen haben. Achtung: Kundennummer oder Rechnungsnummer parat halten. Danach werden Sie garantiert gefragt.

Rechte von Unternehmen

Begleicht ein Schuldner, also derjenige, der eine Dienstleistung in Anspruch genommen oder eine Bestellungen getätigt hat, die offene Rechnung nicht, dann lässt er die genannte Zahlungsfrist verstreichen und gerät somit in Verzug. Für Gläubiger, also für denjenigen, der die Leistung erbracht oder Bestellung erfüllt hat, ist das oftmals ärgerlich und mit Arbeit und Aufwand verbunden.

Um an Ihr Geld zu kommen, können Sie bis zu drei Mahnungen schreiben, bevor Sie rechtliche Schritte, wie zum Beispiel ein gerichtliches Mahnverfahren, einleiten. Damit alle Fristen und Formen nach Paragraf 125 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) gewahrt bleiben, ist es wichtig, dass bereits die erste Mahnung, bzw. Zahlungserinnerung Ihren Kunden erreicht.

Welche Form Mahnungen haben müssen, ob mündlich oder schriftlich, digital oder auf Papier, ist gesetzlich nicht festgelegt. Aber: im Zweifelsfall müssen Sie als Absender nachweisen, dass die Mahnung beim Empfänger angekommen ist. Nicht mit jedem Medium ist das möglich.

Auch wenn Sue viele Möglichkeiten haben, eine Mahnung auszusprechen. Am seriösesten ist der gute alte Brief. Bild: stock.adobe.com/VRD

Möglichkeiten der Mahnung

Zahlreiche Möglichkeiten des Versendens von Mahnung gibt es. Wir zeigen, welche Sie vermeiden sollten und welche Sie unbedenklich nutzen können.

• Per Fax mahnen: Eine Mahnung per Fax zu versenden, ist grundsätzlich möglich, weil die Zustellung durch das Faxprotokoll nachgewiesen werden kann. Eine Mahnung per Fax gilt daher als rechtssicher.
• Via WhatsApp und E-Mail mahnen: Das Versenden einer Mahnung ausschließlich per E-Mail oder WhatsApp gilt in der Regel nicht als rechtssicher. Denn: Sie wissen nicht, ob der Empfänger unter der Ihnen bekannten E-Mail-Adresse oder Handynummer erreichbar ist. Außerdem können Sie nicht überprüfen, ob das Mahnschreiben den Schuldner erreicht hat.
• Mahnen per Telefon: Eine telefonische Mahnung eignet sich nicht als rechtssicheres Mittel, da Sie nicht nachweisen können, Ihren Schuldner eindeutig informiert zu haben. Es sei denn Sie nehmen das Telefonat (unerlauberweise) auf.
• Mahnung per Post: Er gilt als der geeignetste Weg, um Ihre Mahnungen auf den Weg zu bringen. Nicht nur ist das Mahnschreiben als Brief der sicherste Weg, gleichzeitig ist es am seriösesten. Verwenden Sie ein Einschreiben, können Sie sicher sein, dass die Mahnung den Schuldner erreicht hat.

Der beste Weg, eine Mahnung zu versenden, ist der per Post. Eine Mahnung per Mail oder telefonisch können Sie ergänzend hinzufügen, sollte aber nicht der einzige Weg sein, da Sie in der Nachweispflicht über den Erhalt sind.

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Quellen: germania inkasso, Deutsche Bundesbank, mahnalarm, Pexels/Torsten Dettlaff (Headerbild)