Homeoffice-Regelungen

Homeoffice ist längst fester Bestandteil der Arbeitswelt – für viele Beschäftigte und Unternehmen gleichermaßen. Was in der Pandemie 2020 begann, hat sich in zahlreichen Branchen etabliert. Und es gibt gesetzliche Homeoffice-Regelungen.

Was Sie im Jahr 2025 beim Homeoffice beachten müssen, welche gesetzlichen Regelungen gelten, wie Sie Ihren Heimarbeitsplatz sicher einrichten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Homeoffice-Regelungen

Seit der Corona-Pandemie hat sich Homeoffice in Deutschland vom Ausnahmefall zum festen Bestandteil der Arbeitswelt entwickelt. Auch im Jahr 2025 bleibt flexibles Arbeiten für viele Beschäftigte und Unternehmen ein zentrales Thema. Mit dem Inkrafttreten des § 111 der Gewerbeordnung („Regelung zur mobilen Arbeit“) im Jahr 2023 wurden erstmals verbindliche gesetzliche Rahmenbedingungen geschaffen.

Die Regelung verpflichtet Arbeitgeber dazu, Anträge auf Homeoffice sorgfältig zu prüfen. Wird ein Antrag abgelehnt, muss dies innerhalb von vier Wochen unter Angabe von nachvollziehbaren betrieblichen Gründen erfolgen. Ein pauschaler Anspruch auf Homeoffice besteht zwar weiterhin nicht, aber eine Ablehnung muss fundiert begründet werden – das stärkt die Position von Beschäftigten deutlich. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Webseite des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS).

Grundsätzlich bleibt Homeoffice eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, meist über den Arbeitsvertrag, eine Zusatzvereinbarung oder eine Betriebsvereinbarung geregelt. Die bestehenden arbeitsrechtlichen Vorschriften – etwa zu Arbeitszeit, Datenschutz und Unfallversicherung – gelten auch im Homeoffice uneingeschränkt weiter.

Mit flexibler Arbeitszeit und flexiblem Arbeitsort können Sie an Ihren Projekten individuell arbeiten, auch nachts in der Küche. Bild: Pexels/cottonbro studio

Zeiterfassung im Homeoffice und Kernarbeitszeiten

Seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Jahr 2019 sowie der daraus folgenden gesetzlichen Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland, gilt: Arbeitgeber sind verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten – unabhängig vom Arbeitsort – vollständig zu dokumentieren. Das betrifft auch Tätigkeiten im Homeoffice oder bei mobiler Arbeit.

Im Regelfall erfolgt die Zeiterfassung digital, z. B. über Zeiterfassungs-Tools, Apps oder cloudbasierte Systeme. Diese Systeme müssen den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) entsprechen und auch Pausen sowie Überstunden nachvollziehbar erfassen. Die Zeiterfassung kann entweder durch den Arbeitgeber selbst oder durch die Mitarbeitenden eigenverantwortlich erfolgen, sofern dies organisatorisch festgelegt wurde.

Auch bei flexiblen Arbeitszeiten kann der Arbeitgeber sogenannte Kernarbeitszeiten definieren. Diese legen verbindlich fest, in welchem Zeitraum Mitarbeitende erreichbar sein müssen, um z. B. Meetings durchzuführen oder Teamabsprachen zu ermöglichen. Das ist besonders bei flexiblen Arbeitszeitmodellen sinnvoll, um die Zusammenarbeit im Team sicherzustellen.

Wichtig: Die erwarteten Erreichbarkeitszeiten und die Handhabung von Pausen, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sollten verbindlich im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt sein. Für die interne Abstimmung bietet sich z. B. ein gemeinsamer Kalender oder ein Kollaborationstool an, um Abwesenheiten und Verfügbarkeiten transparent zu machen.

Homeoffice-Regelungen zu Arbeitspausen und Feiertagen

Auch im Homeoffice gelten die Vorgaben des § 4 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG). Die Homeoffice-Regelungen sagen, dass Arbeitnehmer bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden eine Pause von mindestens 30 Minuten einlegen müssen. Bei über neun Stunden Arbeitszeit verlängert sich die gesetzliche Pausenzeit auf insgesamt 45 Minuten. Die Pausen dürfen nicht am Stück am Ende der Arbeitszeit genommen werden, sondern sind auf den Arbeitstag zu verteilen.

Die konkrete Gestaltung der Arbeitspausen sollte im Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt sein. Arbeitgeber sind verpflichtet, nicht nur auf die Einhaltung der Pausen hinzuweisen, sondern auch organisatorisch sicherzustellen, dass diese genommen werden können – auch bei Remote-Arbeit.

Wichtig ist: Die Pausenzeit muss arbeitsfrei sein – es darf währenddessen keine Tätigkeit ausgeführt oder dienstliche Erreichbarkeit erwartet werden. Idealerweise verlässt der Arbeitnehmer in dieser Zeit den Arbeitsplatz. Digitale Tools zur Arbeitszeiterfassung sollten Pausen automatisch mit erfassen oder zumindest eine einfache Eingabe ermöglichen. Bezüglich gesetzlicher Feiertage gilt: Maßgeblich ist der Wohnsitz bzw. Arbeitsort des Arbeitnehmers, nicht der Standort des Unternehmens. Wer z. B. in Bayern arbeitet, während das Unternehmen seinen Sitz in Berlin hat, hat an bayerischen Feiertagen frei. Diese Regelung ergibt sich ebenfalls aus dem Arbeitszeitgesetz § 9.

Für Unternehmen mit Mitarbeitenden aus verschiedenen Bundesländern empfiehlt es sich, einen Feiertagskalender auf Länderebene zu führen und im Team transparent zu kommunizieren, wer wann erreichbar ist.

Bei der Arbeit aus dem Homeoffice gibt es viel zu bedenken: Arbeitspausen sind stets nach gesetzlichen Vorgaben zu nehmen. Der Arbeitsplatz ist an diesen zu verlassen. Bild: Pexels/@cottonbro

Homeoffice-Regelungen: gesetzliche Anforderungen

Die Arbeit im Homeoffice ist rechtlich mehr als nur eine pragmatische Lösung – sie unterliegt klar definierten Anforderungen. Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) sowie die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) gelten grundsätzlich auch bei der Arbeit von zuhause aus, sofern es sich um einen sogenannten Telearbeitsplatz handelt. Arbeitgeber sind verpflichtet, auch im Homeoffice die Gesundheit und Sicherheit ihrer Beschäftigten zu gewährleisten.

Das betrifft unter anderem ergonomische Ausstattung, ausreichende Beleuchtung, eine sichere Stromversorgung und eine angemessene Arbeitsumgebung. Auch die Einrichtung und technische Ausstattung des Arbeitsplatzes spielt dabei eine wichtige Rolle. Unterstützung bei der Umsetzung bietet Ihnen PC-SPEZIALIST mit professioneller Homeoffice-Ausstattung.

Rechtlich relevant ist, ob es sich um mobile Arbeit oder um einen handelt. Nur bei letzterem greifen alle Vorschriften der ArbStättV. Arbeitgeber können in diesem Fall sogar – nach vorheriger Absprache – den Heimarbeitsplatz begutachten oder durch eine Selbstauskunft prüfen lassen.

Anforderungen an den Arbeitsplatz

Ein Telearbeitsplatz im rechtlichen Sinne liegt vor, wenn der Arbeitsplatz dauerhaft im Privatbereich eingerichtet und vom Arbeitgeber genehmigt wurde. In diesem Fall muss der Raum bestimmte Anforderungen erfüllen:

• ein fester, möglichst abschließbarer Raum mit ausreichendem Tageslicht,
• ein ergonomischer Bürostuhl und ein ausreichend großer Schreibtisch (mind. 160 × 80 cm),
• optimale Beleuchtung (empfohlen: 500–600 Lux) und gute Belüftung,
• eine angenehme Raumtemperatur von ca. 20–22 °C,
• keine oder nur sehr wenige private Möbel im unmittelbaren Arbeitsbereich.

Bei der Umsetzung kann ein fachgerecht eingerichteter IT-Arbeitsplatz durch PC-SPEZIALIST helfen – inklusive notwendiger Hardware, Sicherheit und Netzwerkanbindung.

Bei mobiler Arbeit (z. B. gelegentliches Arbeiten von unterwegs oder zuhause ohne feste Einrichtung) gelten diese Anforderungen hingegen nicht in vollem Umfang – hier ist der Arbeitgeber nicht zur Ausstattung verpflichtet, wohl aber zur Sicherstellung der arbeitszeitrechtlichen und datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen. Fazit: Je nach Art der Heimarbeit gelten unterschiedliche gesetzliche Anforderungen. Arbeitgeber sollten klare Absprachen treffen, dokumentieren und regelmäßig überprüfen.

Homeoffice-Regelungen gibt es viele. Lassen Sie sich beraten, wenn Sie unsicher sind, welche Anforderungen ein Arbeitsplatz im Homeoffice erfüllen muss. Bild: Pexels/Andrea Piacquadio

Anspruch auf Homeoffice?

Ein uneingeschränkter gesetzlicher Anspruch auf Homeoffice besteht in Deutschland auch 2025 nicht. Dennoch hat der Gesetzgeber mit der Einführung von § 111 der Gewerbeordnung („Mobiles Arbeiten“) eine wichtige Grundlage geschaffen.

Demnach müssen Arbeitgeber Anträge ihrer Beschäftigten auf mobiles Arbeiten oder Homeoffice prüfen und innerhalb von vier Wochen schriftlich begründen, wenn sie diese ablehnen. Eine Ablehnung ist nur zulässig, wenn betriebliche Gründe vorliegen – etwa wenn die Tätigkeit eine ständige Präsenz erfordert.

Damit besteht ein sogenannter „Prüfpflicht-Anspruch“, der die Position der Arbeitnehmer deutlich stärkt, aber kein pauschales Recht auf Homeoffice begründet. Wichtig ist: Die Regelung bezieht sich ausdrücklich auf mobile Arbeit und nicht zwingend auf einen dauerhaft eingerichteten Telearbeitsplatz.

Für Beschäftigte empfiehlt es sich, ihre Anfrage gut zu begründen – etwa mit erhöhter Produktivität, einer besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf oder reduziertem Pendelaufwand. Die endgültige Umsetzung sollte vertraglich festgehalten werden, beispielsweise als Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag.

Homeoffice-Regelungen: Homeoffice-Pauschale

Seit 2023 ist die sogenannte Homeoffice-Pauschale dauerhaft im deutschen Steuerrecht verankert. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können für jeden Kalendertag, an dem sie ausschließlich im Homeoffice arbeiten, pauschal 6 Euro pro Tag steuerlich geltend machen – maximal jedoch 1.260 Euro im Jahr.

Diese Regelung gilt unabhängig davon, ob ein separates Arbeitszimmer vorhanden ist. Die Pauschale wird als Werbungskosten in der Steuererklärung angesetzt. Sie zählt jedoch zum allgemeinen Arbeitnehmer-Pauschbetrag von derzeit 1.230 Euro (Stand 2025) – das heißt, sie wirkt sich steuerlich nur aus, wenn Ihre gesamten Werbungskosten diesen Betrag überschreiten.

Wer an einem Tag sowohl im Homeoffice als auch im Büro arbeitet, darf den Pauschalbetrag für diesen Tag nicht ansetzen. Ebenso ist eine doppelte Geltendmachung – etwa neben dem Arbeitszimmer – ausgeschlossen. Die Homeoffice-Pauschale ist besonders vorteilhaft für Beschäftigte ohne separates Arbeitszimmer, die regelmäßig von zuhause aus tätig sind – etwa im Wechselmodell oder bei hybriden Arbeitsformen.

Büroarbeit: Einen Anspruch auf Homeoffice gibt es nicht. Bild: Pexels/Burst

Homeoffice von der Steuer absetzen?

Unabhängig von der Homeoffice-Pauschale ist das häusliche Arbeitszimmer weiterhin steuerlich absetzbar – sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Laut § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6b EStG gilt: Das Arbeitszimmer muss nahezu ausschließlich beruflich genutzt werden und ein abgeschlossener, separater Raum innerhalb der Wohnung oder des Hauses sein.

Ist das Arbeitszimmer der Mittelpunk der gesamten beruflichen Tätigkeit, können die Kosten in voller Höhe abgesetzt werden – inklusive anteiliger Miete, Strom, Heizung und Reinigung. Wird das Arbeitszimmer zwar regelmäßig, aber nicht als zentraler Tätigkeitsort genutzt (z. B. bei Außendienst oder Unterrichtstätigkeit), sind bis zu 1.250 Euro im Jahr absetzbar.

Die Homeoffice-Pauschale und das Arbeitszimmer können nicht gleichzeitig für denselben Zeitraum geltend gemacht werden. Es gilt: Entweder Pauschale oder Arbeitszimmer – je nach Nutzung und Nachweisbarkeit. Weitere Details bietet das Bundesfinanzministerium.

Steuerliche Absetzbarkeit für Freiberufler

Freiberufler, Selbstständige und Gewerbetreibende können das häusliche Arbeitszimmer in der Regel voll steuerlich absetzen, sofern es den Mittelpunkt ihrer Tätigkeit bildet. Das gilt z. B. für Designer, Lektorinnen, Coaches, Berater oder Entwickler, die ausschließlich von zuhause arbeiten.

Abgesetzt werden können anteilige Miet- oder Immobilienkosten, Nebenkosten, Arbeitsmittel und auch Ausgaben für Renovierung oder technische Ausstattung. Wichtig ist, dass das Arbeitszimmer nicht privat genutzt wird – eine gemischte Nutzung (z. B. als Gästezimmer) führt in der Regel zum Ausschluss.

Für eine problemlose Anerkennung durch das Finanzamt sollte das Arbeitszimmer dokumentiert werden – idealerweise mit Fotos, Raumskizzen und einer klaren Nutzungserklärung in der Steuererklärung.

Für Freiberufler gelten oft Sonderregelungen. Dies ist auch beim Homeoffice so. Sollten Freelancer & Co. von zuhause aus arbeiten, können Sie Ihren Arbeitsbereich einfacher von der Steuer absetzen. Bild: Pexels/Ivan Samkov

Versicherung beim Arbeitsunfall im Homeoffice?

Auch im Homeoffice sind Beschäftigte grundsätzlich durch die gesetzliche Unfallversicherung geschützt. Entscheidend ist jedoch: Der Unfall muss sich während einer versicherten Tätigkeit ereignet haben. Die gesetzliche Grundlage hierfür ist § 8 SGB VII.

Ein Arbeitsunfall liegt vor, wenn sich der Vorfall im direkten Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit ereignet – zum Beispiel beim Arbeiten am Schreibtisch, während eines geschäftlichen Telefonats oder auf dem Weg zum Drucker im Arbeitszimmer.

Unfälle im privaten Bereich – etwa in der Küche, im Bad oder auf dem Weg zur Haustür – gelten hingegen in der Regel nicht als Arbeitsunfall, selbst wenn sie während der Arbeitszeit passieren. Eine Ausnahme kann vorliegen, wenn der Weg nachweislich betrieblich veranlasst war, z. B. zur Paketannahme mit dienstlichem Bezug.

Besonders relevant ist die Abgrenzung bei sogenannten „Wegeunfällen“ im Homeoffice – also z. B. der Gang zur Toilette oder zur Kaffeemaschine. Hier ist die aktuelle Rechtsprechung differenziert: In Einzelfällen kann auch ein Sturz auf dem Weg zur Küche als Arbeitsunfall gelten, wenn dieser der Erhaltung der Arbeitskraft dient. Die Details hängen stark vom Einzelfall ab. Weitere Informationen bietet die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV).

Datenschutz bei der Arbeit im Homeoffice?

Datenschutz ist im Homeoffice ebenso verpflichtend wie im Büro. Seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Unternehmen sicherstellen, dass auch bei mobiler Arbeit personenbezogene Daten sicher verarbeitet, gespeichert und übertragen werden. Das betrifft Kundendaten ebenso wie interne Mitarbeiterinformationen.

Der Arbeitgeber ist für die Einhaltung der Datenschutzvorgaben verantwortlich – unabhängig davon, ob die Arbeit im Unternehmen oder zuhause erfolgt. Deshalb sind beim Arbeiten im Homeoffice technische und organisatorische Maßnahmen erforderlich. Dazu gehören unter anderem:

• eine gesicherte Verbindung ins Firmennetzwerk – z. B. über ein VPN (Virtual Private Network),
• alternativ der Einsatz einer VDI (Virtual Desktop Infrastructure),
• ein vom privaten Umfeld abgeschirmter Arbeitsplatz,
• regelmäßige Software-Updates und Antivirenprogramme,
• klare Regelungen zur privaten Nutzung von Geräten.

Sensible Daten dürfen nicht unverschlüsselt übertragen oder in privaten Cloud- oder Mail-Diensten gespeichert werden. Unternehmen sollten feste Richtlinien erarbeiten und Mitarbeitende regelmäßig für Datenschutz und IT-Sicherheit sensibilisieren. Zur technischen Absicherung der Heimarbeitsplätze eignet sich z. B. der IT-Basisschutz von PC-SPEZIALIST. Er beinhaltet grundlegende Sicherheitsmaßnahmen, die DSGVO-konform sind und flexibel erweitert werden können.

Auch wenn die Arbeitsumgebung bei mobiler Telearbeit oft privater scheint, sollten der Datenschutz und die IT-Sicherheit nicht vernachlässigt werden. Bild: Pexels/Ekaterina Bolovtsova

Technische Ausstattung des Homeoffice-Arbeitsplatzes

Für effektives Arbeiten im Homeoffice ist die passende technische Ausstattung unerlässlich. Arbeitgeber sind verpflichtet, ihren Beschäftigten die notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen – insbesondere bei fest vereinbarter Telearbeit. Dazu gehören in der Regel ein Arbeitsnotebook oder Desktop-PC, passende Peripheriegeräte und eine gesicherte Netzwerkverbindung.

Je nach Tätigkeit können zusätzliche Geräte wie Drucker, externe Monitore oder Headsets erforderlich sein. Für textlastige oder visuelle Arbeiten empfiehlt sich mindestens ein großer Bildschirm zur Augenentlastung und besseren Ergonomie.

PC-SPEZIALIST unterstützt Unternehmen bei der Bereitstellung kompletter Homeoffice-Arbeitsplätze – auf Wunsch auch auf Mietbasis inklusive Einrichtung, Wartung und Rücknahme.

Ein zentrales Thema ist die IT-Sicherheit. Arbeitsgeräte sollten zwingend mit einer aktuellen Firewall und einem professionellen Antivirenprogramm ausgestattet sein. Besonders im Homeoffice sind Geräte häufig Ziel von Phishing-Versuchen oder Cyberangriffen auf das Firmennetzwerk über unsichere Endgeräte.

Nutzung von technischer Ausstattung im Privaten?

In vielen Fällen wird den Mitarbeitenden erlaubt, beruflich genutzte Geräte auch privat zu verwenden – etwa das Notebook oder Smartphone. Damit dies rechtlich und sicherheitstechnisch unbedenklich ist, sollte die private Nutzung klar geregelt und schriftlich dokumentiert sein. Es muss sichergestellt sein, dass keine privaten Daten ins Firmennetzwerk gelangen und umgekehrt keine Unternehmensdaten unkontrolliert im privaten Bereich genutzt werden. Getrennte Nutzerkonten, passwortgeschützte Zugänge oder DUAL-SIM-Funktionalität bei Smartphones sind geeignete Maßnahmen.

In jedem Fall sollte eine Datenschutzvereinbarung Bestandteil der Homeoffice-Regelung sein. Unterstützung bei der Umsetzung bietet PC-SPEZIALIST im Rahmen des modularen IT-Sicherheitskonzepts.

Richten Sie sich Ihren Homeoffice-Arbeitsplatz nach Ihren individuellen Vorstellungen ein. Achten Sie dabei aber darauf, dass die gesetzlichen und hausinternen Homeoffice-Regelungen stets erfüllt werden. Bild: Pexels/Ken Tomita

Leitfaden für die Einhaltung der Homeoffice-Regelungen

Damit Homeoffice in Ihrem Unternehmen dauerhaft rechtssicher, effizient und reibungslos funktioniert, sollten Sie einige grundlegende organisatorische und rechtliche Punkte beachten. Im Folgenden finden Sie eine kompakte Übersicht mit Handlungsempfehlungen:

• Form der Heimarbeit klären:
  • Handelt es sich um mobile Arbeit, alternierende Telearbeit oder eine vollständige Telearbeitslösung?
  • Diese Unterscheidung ist entscheidend für die Anforderungen an Ausstattung, Dokumentation und Rechtspflichten.
• Arbeitszeit und Erreichbarkeit regeln:
  • Zeiterfassung ist verpflichtend (§ 3 ArbZG in Verbindung mit EuGH-Urteil).
  • Kernarbeitszeiten und flexible Modelle sollten verbindlich geregelt sein.
  • Nutzen Sie geeignete Zeiterfassungssysteme.
• Gesetzliche Anforderungen erfüllen:
  • Beachten Sie die Vorgaben aus ArbSchG und ArbStättV.
  • Einrichten eines ergonomischen, sicheren Arbeitsplatzes – insbesondere bei regelmäßiger Telearbeit.
• Technische Ausstattung sicherstellen:
  • Arbeitsgeräte (Notebook, Monitor, Drucker) bereitstellen oder bei Bedarf mieten.
  • Geräte mit professionellem Firewall- und Antiviren-Schutz ausstatten.
• Datenschutz gewährleisten:
  • VPN- oder VDI-Lösungen nutzen, um Daten zentral zu verwalten.
  • Vermeiden Sie unkontrollierte Nutzung privater Cloud- oder Maildienste.

PC-SPEZIALIST unterstützt Sie bei der Einrichtung sicherer und gesetzeskonformer Homeoffice-Arbeitsplätze – von der Hardware über die Software bis hin zur IT-Sicherheit. Schauen Sie in unsere Dienstleistungen zur Homeoffice-Ausstattung oder lassen Sie sich individuell beraten.

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