Korrekte Archivierung Ihrer E-Mails nach GoBD?
Bereits seit Anfang 2015 gelten für alle Unternehmen die vom Bundesfinanzministerium verordneten GoBD, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Mit den GoBD werden verschiedene präzise Anforderungen an die revisionssichere (manipulationssichere) Archivierung von elektronischer Korrespondenz gestellt, wozu die E-Mail-Kommunikation zentral gehört. Doch auch nach mehr als fünf Jahren haben sich immer noch nicht alle Kleinunternehmen eingehend mit dem Thema der GoBD beschäftigt. Leider schützt jedoch Unwissenheit nicht vor Strafe: Betriebsprüfungen würden gerade für kleinere Firmen, bei denen die E-Mails nicht rechtskonform archiviert sind, ziemlich übel ausgehen und zu hohen Steuernachzahlungen und Bußgeldern führen.
Unsere Services für Sie
Korrekte Archivierung Ihrer E-Mails nach GoBD?
Bereits seit Anfang 2015 gelten für alle Unternehmen die vom Bundesfinanzministerium verordneten GoBD, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Mit den GoBD werden verschiedene präzise Anforderungen an die revisionssichere (manipulationssichere) Archivierung von elektronischer Korrespondenz gestellt, wozu die E-Mail-Kommunikation zentral gehört. Doch auch nach mehr als fünf Jahren haben sich immer noch nicht alle Kleinunternehmen eingehend mit dem Thema der GoBD beschäftigt. Leider schützt jedoch Unwissenheit nicht vor Strafe: Betriebsprüfungen würden gerade für kleinere Firmen, bei denen die E-Mails nicht rechtskonform archiviert sind, ziemlich übel ausgehen und zu hohen Steuernachzahlungen und Bußgeldern führen.
Unsere Services für E-Mail-Archivierung
Überprüfte E-Mail-Archivierung
Archivieren Sie Ihre geschäftlichen E-Mails revisionssicher. Lassen Sie sich eine rechtskonforme Ablage individuell einrichten und diese kontinuierlich überprüfen.
E-Mails sind seit jeher der privat und geschäftlich meistgenutzte Dienst im Internet. Das wird sich so schnell auch nicht ändern. Deswegen ist es auch nicht verwunderlich, dass es mittlerweile eine ganze Reihe an gesetzlichen Anforderungen gibt, auf welche Weise Dokumente wie E-Mails aufzubewahren sind. Diese Anforderungen finden sich in den GoBD wieder.
Durch überprüfte E-Mail-Archivierung stellen wir sicher, dass Ihre Daten stets rechtskonform abgesichert sind. Durch ein zentrales Backup, das wir in einem deutschen Rechenzentrum für Sie einrichten, sind Ihre E-Mails stets vor Datenverlust geschützt. Sollte es zu Problemen oder Störungen kommen, kümmern wir uns darum. Notwendige Änderungen und Anpassungen nehmen wir zudem immer zeitnah, präzise und gewissenhaft vor und sorgen für einen kompetenten technischen Support.
Ein Auszug aus unseren Leistungen
- Beratung zur Archivierung & Einrichtung
- Backup in deutschem Rechenzentrum
- Überprüfung der Funktionsfähigkeit
- Technischer Support
- Ständige Anpassung notwendiger Einstellungen
Gern erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.
E-Mail nach GoBD archivieren
Nehmen Sie eine Archivierung Ihrer geschäftlichen E-Mails nach GoBD vor. Lassen Sie sich dafür eine rechtskonforme Ablage einrichten.
In den GoBD ist genau definiert, wie lange Sie welche Nachrichten und Dokumente unter welchen Bedingungen archivieren müssen. Die standardisierten Aufbewahrungsfristen von Nachrichten geschäftlicher Relevanz liegen dabei je nach Inhalt zwischen sechs und zehn Jahren. Zu solchen Nachrichten gehören unter anderem geschäftliche Rechnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Zahlungsbelege.
Gerade durch die langen Zeiträume, in denen die Dokumente aufzubewahren sind, kommt es schnell zu großen Datenmengen. Diese können entweder auf einem lokalen Server in Ihrem Unternehmen oder aber in der Cloud gesichert werden. Wir von PC-SPEZIALIST beraten Sie gern zu den Anforderungen und Möglichkeiten von rechtssicherer Aufbewahrung. Wir kümmern uns zudem um die sichere und präzise Umsetzung der von Ihnen gewünschten Lösung.
Ein Auszug aus unseren Leistungen
- Beratung zur revisionssicheren Archivierung
- Rechtskonforme Ablage Ihrer E-Mails
- Präzise Vergabe von Admin-Rechten
- Konfigurierung Ihrer E-Mail-Zugänge
- Rechtssicheres und transparentes Reporting
Gern erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.
Was unsere Kunden meinen
Unsere Bewertungen
Worauf bei der Archivierung von E-Mails zu achten ist
GoBD ist die Abkürzung für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Dabei handelt es sich um Leitlinien, die die rechtlichen Anforderungen an die Archivierung von elektronischen Dokumenten, einschließlich E-Mails, festlegen. Bei der revisionssicheren Aufbewahrung von E-Mails muss stets gewährleistet werden, dass sie nachträglich nicht verändert werden können. Wichtig ist deshalb, dass Sie E-Mails und Ihre Dateianhänge im Originalformat archivieren, sprich in der ursprünglichen digitalen Form. Ein Ausdruck der entsprechenden Dateien genügt nicht. Die Daten und Dokumente müssen zudem maschinell auswertbar sein. Das heißt, dass die Dateien mithilfe eines Programms lesbar sein müssen und ihr jeweiliges Erstelldatum erkennbar ist.
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