Papierloses Büro – ein Zukunftstrend
Viele Firmen versinken zunehmend im Chaos aus Dokumenten. Dazu gehören oft Verträge, Rechnungen und Mitarbeiterunterlagen, aber auch ausgedruckte E-Mails und Notizen. Der Papierkram stapelt sich nicht selten bis zur Decke. Während gelegentlich noch versucht wird, die Unterlagen durch genau definierte Prozesse zu sortieren, gehen auch immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen mit der Zeit und versuchen, sich in Richtung digitales Büro zu entwickeln. Wir von PC-SPEZIALIST unterstützen Sie vom ersten Schritt an, dem Ablagechaos von vornherein vorzubeugen oder ihm zu entfliehen, indem wir Ihnen ein Dokumenten-Management-System (DMS) einrichten.
Unsere Services für Sie
Papierloses Büro – ein Zukunftstrend
Viele Firmen versinken zunehmend im Chaos aus Dokumenten. Dazu gehören oft Verträge, Rechnungen und Mitarbeiterunterlagen, aber auch ausgedruckte E-Mails und Notizen. Der Papierkram stapelt sich nicht selten bis zur Decke. Während gelegentlich noch versucht wird, die Unterlagen durch genau definierte Prozesse zu sortieren, gehen auch immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen mit der Zeit und versuchen, sich in Richtung digitales Büro zu entwickeln. Wir von PC-SPEZIALIST unterstützen Sie vom ersten Schritt an, dem Ablagechaos von vornherein vorzubeugen oder ihm zu entfliehen, indem wir Ihnen ein Dokumenten-Management-System (DMS) einrichten.
Unsere Services für Dokumenten-Management-System
Managed DMS – DMS-Betreuung als Service
Mit unserem Managed-DMS-Service kümmern wir uns dauerhaft um die reibungslose Funktionalität und Weiterentwicklung Ihres Dokumenten-Management-Systems.
Einmal eingerichtet ist gut – dauerhaft betreut ist besser: Mit unserem Managed DMS behalten Sie die stetige Kontrolle über Ihre digitale Dokumentenverwaltung. Wir übernehmen die laufende Wartung Ihres DMS, kümmern uns um Updates, die Einhaltung der GoBD-Anforderungen sowie den Datenschutz. Mit Managed DMS sind Sie auf bestem Weg zu einem nachhaltigen und papierlosem Büro. Konzentrieren Sie sich auf Ihr Tagesgeschäft – wir kümmern uns darum, dass nebenbei und im Hintergrund die konsequente Digitalisierung bei Ihnen Einzug hält.
Ein Auszug aus unseren Leistungen
- Gemeinsame Definition Ihrer Anforderungen
- Einrichtung eines Dokumenten-Management-Systems
- Anbindung der Ablage in Ihr Unternehmensnetzwerk
- Abstimmung zur Archivierung Ihrer Dokumente
- Einweisung in die Funktionalität
Gern erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.
Einrichtung eines DMS für Ihr Unternehmen
Wir kümmern uns um die Umsetzung des papierlosen Büros für Ihre Firma und die Einrichtung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) auf einem Gerät Ihrer Wahl.
Wir von PC-SPEZIALIST sind für die Einrichtung eines papierlosen Büros Ihr kompetenter Ansprechpartner. Obgleich das gänzlich papierlose Arbeiten vielfach noch weit entfernt zu sein scheint, ist es oft einfacher umgesetzt, als zuerst gedacht – dank Dokumenten-Management-System. Sprechen Sie uns einfach an. Mit einem geringen Kosten- und Arbeitsaufwand sparen Sie dabei nicht nur dauerhaft Ressourcen und Platz. Sie erleichtern sich und Ihren Mitarbeitern vielmehr auch die tägliche Dokumentensuche, das Sortieren Ihrer Dokumente und die rechtskonforme Aufbewahrung Ihrer Unterlagen in Papierform.
Ein Auszug aus unseren Leistungen
- Gemeinsame Definition Ihrer Anforderungen
- Installation eines Dokumenten-Management-Systems
- Anbindung der Ablage in Ihr Unternehmensnetzwerk
- Abstimmung zur Archivierung Ihrer Dokumente
- Kurze Einweisung in die Funktionen des Geräts
Gern erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.
Was unsere Kunden meinen
Unsere Bewertungen
Papierloses Büro dank DMS
Das Dokumenten-Management-System (oft auch Dokumentenmanagementsystem, Dokumentenmanagement-System oder kurz DMS geschrieben) ist das Herzstück des papierlosen Büros. Hierbei handelt es sich um ein Programm zur digitalen Dokumentenverwaltung, das auf die Systematisierung und Archivierung von Firmenunterlagen ausgelegt ist. DMS-Lösungen können äußerst unterschiedlich aussehen und unterscheiden sich oft auch branchenspezifisch. Wir von PC-SPEZIALIST definieren deswegen mit Ihnen gemeinsam Ihre Anforderungen, um Sie anschließend zu einem passenden Programm wie beispielsweise ECO-DMS zu beraten und dieses für Sie zu beschaffen.
Einrichtung eines Dokumenten-Management-Systems
Wir übernehmen die Einrichtung und Installation des Dokumenten-Management-Systems und binden es in Ihr Unternehmensnetzwerk ein. Zudem kümmern wir uns auf Wunsch um die Beschaffung und Einrichtung eines Dokumentenscanners. Unterstützung bieten wir auch dabei, die passenden Ordnerstrukturen einzurichten und zu definieren, welche Dokumente wie archiviert werden sollen.
Wir verknüpfen schlussendlich das DMS mit bestehenden Software-Lösungen wie DATEV oder Ihrem Warenwirtschaftssystem über entsprechende Schnittstellen, sofern solche vorhanden sind. Wir geben Ihnen nicht nur eine kurze Einweisung in die Bedienung Ihrer Software, sondern bieten außerdem eine zusätzlich buchbare Schulung für Ihre Mitarbeiter an.
Digitalisierung nach GoBD
Wir helfen Ihnen, eine für Ihre Firma passende und individuelle Lösung zu finden. Sie hilft Ihnen dabei, dass Ihre Dokumente stets nach GoBD rechtskonform archiviert und Ihre Kommunikationsprozesse effizient eingerichtet sind. Denn um einer Betriebsprüfung stand zu halten, müssen Ihre steuerlich relevanten Unterlagen nach den Vorgaben der GoBD elektronisch archiviert sein. Nur so sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter mit klaren Zugriffsberechtigungen effizient zusammenarbeiten können. Benötigen Sie weitere Hilfe bei der Digitalisierung von Prozessen, sprechen Sie uns von PC-SPEZIALIST einfach an.
Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems
Ein passgenaues Dokumenten-Management-System bietet Ihnen viele Vorteile für die Organisation und Verwaltung Ihrer Dokumente. Sie sparen unter anderem Zeit und Kosten, indem Sie Papier und Druckernutzung reduzieren und Ihre Dokumente schnell und einfach finden und bearbeiten können. Sie erhöhen die Sicherheit und den Datenschutz Ihrer Daten, indem Sie Zugriffsrechte vergeben und Versionen nachverfolgen können. Sie verbessern die Zusammenarbeit und den Informationsfluss in Ihrem Unternehmen, indem Sie Dokumente gemeinsam nutzen und bearbeiten können. Und Sie steigern die Qualität und Effizienz Ihrer Geschäftsprozesse, indem Sie Workflows automatisieren und Schnittstellen nutzen können.
Mit einem DMS von PC-SPEZIALIST profitieren Sie von einer individuellen Beratung, einer professionellen Einrichtung und einer umfassenden Schulung für Ihre Software. Kontaktieren Sie uns noch heute für ein unverbindliches Angebot!
E-Rechnungspflicht – ein Muss für die digitale Zukunft
Die Einführung der E-Rechnungspflicht seit dem 1. Januar 2025 stellt für Unternehmen neue Herausforderungen dar, bietet jedoch auch Chancen, die Effizienz und Transparenz der Geschäftsprozesse zu steigern. Ein Dokumenten-Management-System kann hierbei eine zentrale Rolle spielen, um die Anforderungen der E-Rechnungspflicht zuverlässig zu erfüllen und gleichzeitig den Weg zu einem papierlosen Büro zu ebnen. Die E-Rechnung muss den Vorgaben der Norm EN 16931 entsprechen, was Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung umfasst.
Seit Anfang 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen für steuerpflichtige Firmenumsätze empfangen zu können. Bis zum 1. Januar 2027 können Unternehmen für bis dahin ausgeführte Umsätze sogenannte „sonstige Rechnungen“ ausstellen und übermitteln – danach sind Unternehmen dann dazu verpflichtet, anderen Unternehmen E-Rechnungen auch ausstellen zu können. Übergangsregelungen geben kleineren Unternehmen (mit einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro) etwas mehr Zeit, dennoch wird die vollständige Umstellung bis zum Ablauf des Jahres 2027 erwartet. Ziel dieser Vorschrift ist es, Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen, Kosten zu senken und die digitale Transformation zu fördern. Starten Sie mit Ihrem Unternehmen lieber früher als später!
DMS für E-Rechnungen und mehr
Die Umstellung auf die Pflicht zur E-Rechnung erfordert eine umfassende Anpassung der bestehenden Prozesse, die mit den von PC-SPEZIALIST eingesetzten Dokumenten-Management-Systemen effizient und rechtskonform umgesetzt werden kann. Ein modernes DMS ermöglicht aber nicht nur das automatische Erstellen, Versenden und Archivieren von E-Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben, sondern gewährleistet auch eine sichere und GoBD-konforme Speicherung aller Dokumente. Zudem reduziert es Fehler durch automatische Validierung, beschleunigt Prozesse und senkt Kosten, da auf Papier, Porto und manuelle Arbeitsschritte verzichtet werden kann. Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung und profitieren Sie von einem maßgeschneiderten DMS, das Ihr Unternehmen optimal unterstützt und den Weg zu einem papierlosen Büro ebnet.
Es besteht zudem die Möglichkeit zur Etablierung individueller Workflows als zusätzliche Teilleistung. Hierfür können bspw. für einen reibungslosen Datenaustausch Schnittstellen zu Buchhaltungsprogrammen wie DATEV oder anderen ERP-Systemen genutzt oder geschaffen werden.
Was Sie außerdem interessieren könnte
Home-Office-Ausstattung
Lassen Sie sich von PC-SPEZIALIST für das Home Office ideal aufstellen und Ihr Unternehmen optimal für die effiziente Arbeit im Home Office passend ausstatten.
DSGVO-Beratung
Bei der Auswahl passgenauer Fördermittel des Bundes, der Länder und der europäischen Institutionen beraten wir Sie gern und übernehmen die Antragstellung!
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