{"id":72542,"date":"2024-08-15T08:00:16","date_gmt":"2024-08-15T06:00:16","guid":{"rendered":"https:\/\/www.pcspezialist.de\/blog\/?p=72542"},"modified":"2024-07-02T09:56:32","modified_gmt":"2024-07-02T07:56:32","slug":"e-mail-signatur","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/pcspezialist.de\/blog\/2024\/08\/15\/e-mail-signatur\/","title":{"rendered":"E-Mail-Signatur erstellen ## Rechtliche Vorgaben und Infos, wie Sie eine Signatur erstellen"},"content":{"rendered":"<p><strong>Kommunizieren Sie vor allem im Betrieb viel \u00fcber E-Mail? Dann sollten Sie unbedingt eine E-Mail-Signatur erstellen, um sich den Aufwand zu sparen, am Schluss jeder neuen Nachricht Ihren Namen sowie Adress- und Kontaktdaten eintippen zu m\u00fcssen.<\/strong><\/p>\n<p>Bei uns erfahren Sie, wie Sie bei den einzelnen E-Mail Anbietern eine oder mehrere Signaturen erstellen und abspeichern k\u00f6nnen.<\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<div style=\"background: #f2f2f2; padding: 15px 15px 5px; margin: 30px 0;\">\n<p><strong>Unser Beitrag \u00fcber E-Mail-Signaturen im \u00dcberblick:\u00a0<\/strong><\/p>\n<ol style=\"line-height: 1.7;\">\n<li><a href=\"#eins\">Was ist die E-Mail-Signatur?<\/a>\n<ul style=\"line-height: 1.7;\">\n<li><a href=\"#zwei\">Was geh\u00f6rt in eine E-Mail-Signatur?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#drei\">Rechtliche Vorgaben f\u00fcr E-Mail-Signaturen<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><a href=\"#vier\">E-Mail-Signatur erstellen<\/a>\n<ul style=\"line-height: 1.7;\">\n<li><a href=\"#fuenf\">Signatur in Outlook erstellen<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#sechs\">Signatur einrichten: web.de und GMX<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#sieben\">Gmail-Signatur erstellen<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#acht\">E-Mail Signatur bei Apple Mail<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><a href=\"#neun\">Vorteile der Mail-Signatur<\/a><\/li>\n<\/ol>\n<\/div>\n<h2 id=\"eins\">Was ist die E-Mail-Signatur?<\/h2>\n<p>Eine <strong>E-Mail-Signatur<\/strong> ist eigentlich nichts anderes als ein abgetrennter Bereich unterhalb der eigentlichen E-Mail. Die <strong>betrieblich genutzte Signatur<\/strong> enth\u00e4lt oft ein Impressum, das auch auf der Website von Unternehmen enthalten sein muss. Grunds\u00e4tzlich erleichterte die Signatur die Kontaktaufnahme. Deutsche Firmen gingen in den 90er Jahren dazu \u00fcber, an das Ende ihrer E-Mails ihre Anschrift sowie die Telefon- und Faxnummer\u00a0zu setzen. Mit zunehmendem E-Mail-Verkehr verankerte der Gesetzgeber f\u00fcr bestimmte Unternehmensformen eine dahingehende Pflicht.<\/p>\n<p>Auch wenn Sie Ihre <strong>E-Mail<\/strong> haupts\u00e4chlich f\u00fcr die <strong>private Kommunikation<\/strong> nutzen, sollten Sie sich \u00fcberlegen, ob und wenn ja, welche Informationen f\u00fcr den Empf\u00e4nger von Bedeutung sind. Erst, wenn Sie das wissen, sollten Sie Ihre E-Mail-Signatur erstellen.<\/p>\n<p>Besonders bei der Gru\u00dfformel sollten Sie dar\u00fcber nachdenken, ob Sie eher privat oder gesch\u00e4ftlich kommunizieren. Bei Freunden wirkt ein \u201eMit freundlichen Gr\u00fc\u00dfen\u201c ebenso unpassend wie ein \u201eMach&#8217;s gut und bis bald\u201c bei einer E-Mail an Ihren Stromanbieter. Haben beide Kommunikationsarten etwa den gleichen Anteil, sollten Sie einfach <strong>mehrere E-Mail-Signaturen<\/strong> erstellen.<\/p>\n<div id=\"attachment_72549\" style=\"width: 660px\" class=\"wp-caption alignright\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-72549\" class=\"size-full wp-image-72549\" src=\"https:\/\/pcspezialist.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/08\/e-mail-signatur_pexels-tdcat-193003.jpg\" alt=\"Handy mit E-Mail-App-Symbol und der Anzeige, wie viele neue Nachrichten eingegangen sind. Bild: Pexels\/Torsten Dettlaff (https:\/\/www.pexels.com\/de-de\/foto\/schwarz-grau-digitalgerat-193003\/)\" width=\"650\" height=\"433\" \/><p id=\"caption-attachment-72549\" class=\"wp-caption-text\">Ob privat oder beruflich, ob am Laptop, PC oder Handy \u2013 eine E-Mail-Signatur wirkt professionell und pers\u00f6nlich. Bild: Pexels\/<a href=\"https:\/\/www.pexels.com\/de-de\/foto\/schwarz-grau-digitalgerat-193003\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Torsten Dettlaff<\/a><\/p><\/div>\n<h3 id=\"zwei\">Was geh\u00f6rt in eine E-Mail-Signatur?<\/h3>\n<p>Eine <strong>ideale Signatur<\/strong> umfasst mindestens Ihren Vor- und Zunamen, die Adresse sowie weitere Kontaktdaten. Bei beruflicher Nutzung ist es ratsam, Ihre Berufsbezeichnung, das Firmenlogo sowie die Unternehmenswebseite zu integrieren. Weitere rechtliche Anforderungen finden Sie im <a href=\"https:\/\/pcspezialist.de\/blog\/2024\/08\/15\/e-mail-signatur\/#drei\">Abschnitt zu rechtlichen Vorgaben<\/a>. Im \u00dcberblick:<\/p>\n<ul>\n<li>Vor- und Zunamen<\/li>\n<li>Berufsbezeichnung<\/li>\n<li>Unternehmensname und Logo<\/li>\n<li>Adresse<\/li>\n<li>Telefonnummer und E-Mail-Adresse<\/li>\n<li>Unternehmenswebseite<\/li>\n<\/ul>\n<p>Bei der <strong>beruflichen Nutzung<\/strong> ist es zudem ratsam, eine <strong>Gru\u00dfformel<\/strong> hinzuzuf\u00fcgen, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.<\/p>\n<h3 id=\"drei\">Rechtliche Vorgaben f\u00fcr E-Mail-Signaturen<\/h3>\n<p>Formal gelten <strong>E-Mails<\/strong> seit 2007 als <strong>Gesch\u00e4ftsbriefe<\/strong>. Daher m\u00fcssen auch gesch\u00e4ftliche E-Mails <strong>Pflichtangaben<\/strong> enthalten und die <strong>DSGVO<\/strong> beachten. Demnach ist es vorgeschrieben, die E-Mail-Kommunikation datenschutzrechtlich abzusichern.<\/p>\n<p>Nimmt ein Nutzer Kontakt zu Ihnen auf, m\u00fcssen Sie ihm in Ihrer Antwort-E-Mail mitteilen, wie Sie seine personenbezogenen Daten verarbeiten. Passen Sie hier zus\u00e4tzlich die Datenschutzhinweise in Ihrer Datenschutzerkl\u00e4rung auf der Webseite an und nehmen Sie einen Passus zur E-Mail-Kommunikation auf. Wichtig: Es reicht nicht aus, wenn Sie in der E-Mail auf die Datenschutzerkl\u00e4rung Ihrer Website verweisen. Zus\u00e4tzliche rechtliche Vorgaben f\u00fcr betriebliche <strong>E-Mail-Signaturen<\/strong> im \u00dcberblick:<\/p>\n<ul>\n<li>Vollst\u00e4ndiger Firmenname<\/li>\n<li>Ort des Gesch\u00e4ftssitzes<\/li>\n<li>Handelsregister mit Registrierungsnummer<\/li>\n<li>Namen der Verantwortlichen der Gesellschaft<\/li>\n<\/ul>\n<p>Hinzu kommen nat\u00fcrlich noch die allgemeinen Informationen, wie Vor- und Zuname, Berufsbezeichnung, Unternehmensname und Logo, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse und der Verweis auf die Unternehmenswebseite. Aber: In Ihrer<strong> privaten Signatur<\/strong> k\u00f6nnen und d\u00fcrfen Sie schreiben, was Sie wollen.<\/p>\n<div id=\"attachment_72551\" style=\"width: 510px\" class=\"wp-caption alignright\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-72551\" class=\"size-medium wp-image-72551\" src=\"https:\/\/pcspezialist.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/08\/e-mail-signatur_DALL-E-500x500.jpg\" alt=\"KI-generiertes Bild einer Frau am PC mit E-Mail-Programm. Bild: DALL-E via ChatGPT \" width=\"500\" height=\"500\" srcset=\"https:\/\/pcspezialist.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/08\/e-mail-signatur_DALL-E-500x500.jpg 500w, https:\/\/pcspezialist.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/08\/e-mail-signatur_DALL-E.jpg 650w\" sizes=\"auto, (max-width: 500px) 100vw, 500px\" \/><p id=\"caption-attachment-72551\" class=\"wp-caption-text\">E-Mails gelten als Gesch\u00e4ftsbriefe und m\u00fcssen im betrieblichen Umfeld eine Signatur enthalten. Bild: DALL-E via ChatGPT<\/p><\/div>\n<h2 id=\"vier\">E-Mail-Signatur erstellen<\/h2>\n<p>Nachdem Sie nun wissen, welche Informationen f\u00fcr die <strong>verschiedenen Anforderungen<\/strong> in die <strong>Signatur<\/strong> geh\u00f6ren, beschreiben wir Ihnen nun, wie Sie dieses Wissen bei verschiedenen Providern umsetzen. Sollten Sie Fragen zu den einzelnen Anbietern haben, schreiben Sie uns gern in unseren Kommentaren. Wir werden nach geeigneten Antworten suchen.<\/p>\n<h3 id=\"fuenf\">Signatur in Outlook erstellen<\/h3>\n<p>F\u00fcr die Einrichtung einer <strong>Signatur in Outlook<\/strong>, auch in den neueren Versionen bis Microsoft 365, finden Sie die Option \u201eSignatur\u201c direkt im Fenster f\u00fcr neue E-Mails. Klicken Sie den Button \u201eSignatur\u201c (direkt neben \u201eDatei anf\u00fcgen\u201c und \u201eElement anf\u00fcgen\u201c), damit sich ein neues Fenster \u00f6ffnet. Hier sehen Sie (sofern vorhanden) bereits vorinstallierte Signaturen (zum Beispiel durch Ihren Arbeitgeber) oder eben ein leeres Feld.<\/p>\n<p>\u00dcber \u201eNeue Signatur\u201c k\u00f6nnen Sie dann ganz einfach Ihre <strong>Signatur einstellen<\/strong>, nachdem Sie ihr einen Namen gegeben haben (zum Beispiel \u201eprivat\u201c oder \u201egesch\u00e4ftlich\u201c). W\u00e4hlen Sie einfach \u201eSignatur bearbeiten\u201c und tippen Sie dann Ihren Text von der Gru\u00dfformel bis zu Ihren Kontaktdaten ein, f\u00fcgen Sie bei Bedarf Logos oder auch Bilder hinzu und best\u00e4tigen Sie mit \u201eSpeichern\u201c. Erstellen Sie dann so viele Signaturen wie gew\u00fcnscht und schlie\u00dfen Sie dann einfach das Fenster.<\/p>\n<p>Wichtig zu wissen: Ihre zuerst erstellte Signatur ist nach dem Speichern immer standardm\u00e4\u00dfig f\u00fcr neue Nachrichten voreingestellt. Gleiches k\u00f6nnen Sie auch f\u00fcr Antworten und Weiterleitungen im Feld oben rechts definieren. Sollten Sie eine zweite oder dritte Signatur erstellen und diese k\u00fcnftig f\u00fcr Ihre Korrespondenz bevorzugen, wechseln Sie einfach im \u201eDrop &amp; Down\u201c-Feld auf den Namen der entsprechenden Signatur.<\/p>\n<h3 id=\"sechs\">Signatur einrichten: web.de und GMX<\/h3>\n<p>Praktisch: F\u00fcr <strong>web.de<\/strong> und <strong>gmx.de<\/strong> ist das Vorgehen zum erstellen einer <strong>E-Mail-Signatur<\/strong> in Layout und Nutzerf\u00fchrung zu 100 % identisch. Sie legen Ihre Signatur \u00fcber die Einstellungen im Men\u00fc \u201eE-Mail\u201c fest, wobei die Anzahl der Zeichen auf 500 beschr\u00e4nkt ist.<\/p>\n<p>Die Option finden Sie bei den \u201eEinstellungen\u201c in der Navigationsleiste unten links. Zun\u00e4chst \u00f6ffnet sich ein Fenster mit allgemeinen Einstellungen zu Smileys, Hintergrundbildern und dem Design. Klicken Sie unten links auf \u201eZu den Einstellungen\u201c unter \u201eE-Mail\u201c. Im n\u00e4chsten Fenster k\u00f6nnen Sie dann direkt Ihre E-Mail Signatur festlegen. Hier sind bis zu 500 Zeichen m\u00f6glich.<\/p>\n<p>Wenn Sie Ihre Eingabe mit \u201eSpeichern\u201c best\u00e4tigt haben, wird der Text unter jeder ausgehenden Nachricht automatisch eingef\u00fcgt. \u00dcbrigens: Es ist nicht m\u00f6glich, mehrere Signaturen zu erstellen.<\/p>\n<div id=\"attachment_72552\" style=\"width: 660px\" class=\"wp-caption alignright\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-72552\" class=\"size-full wp-image-72552\" src=\"https:\/\/pcspezialist.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/08\/e-mail-signatur_AdobeStock_290545980.jpg\" alt=\"E-Mail-Signatur (Bild: stock.adobe.com\/tonktiti (https:\/\/stock.adobe.com\/de\/images\/woman-hand-using-keyboard-laptop-in-outdoor-nature-park-background-with-email-icon-flying-abstract-technology-business-and-freelance-working-concept\/290545980?asset_id=290545980))\" width=\"650\" height=\"433\" \/><p id=\"caption-attachment-72552\" class=\"wp-caption-text\">Ob Gmail, Outlook oder andere \u2013 E-Mail-Signaturen k\u00f6nnen Sie bei jedem Anbieter erstellen. Bild: stock.adobe.com\/<a href=\"https:\/\/stock.adobe.com\/de\/images\/woman-hand-using-keyboard-laptop-in-outdoor-nature-park-background-with-email-icon-flying-abstract-technology-business-and-freelance-working-concept\/290545980?asset_id=290545980\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">tonktiti<\/a><\/p><\/div>\n<h3 id=\"sieben\">Gmail-Signatur erstellen<\/h3>\n<p>Auch unter <a href=\"https:\/\/pcspezialist.de\/blog\/2020\/02\/18\/das-gmail-konto\/\">Gmail<\/a> k\u00f6nnen Sie mit nur wenigen Klicks Ihre <strong>E-Mail-Signatur<\/strong> erstellen. Loggen Sie sich zun\u00e4chst in Ihren E-Mail-Account ein und klicken Sie dann auf das kleine Zahnrad oben rechts, um in die Einstellungen zu gelangen.<\/p>\n<p>Scrollen Sie bis fast nach ganz unten und geben Sie dann Ihren Text in das vorgesehene Feld f\u00fcr Signaturen ein. Auch die Formatierung oder das Einf\u00fcgen von Links und Bildern wird bei Gmail zum Kinderspiel.<\/p>\n<p>Aber Achtung: Wenn Sie fertig sind, m\u00fcssen Sie noch ganz unten Ihre \u201e\u00c4nderungen speichern\u201c. Praktischerweise k\u00f6nnen Sie so aber auch andere Einstellungen vornehmen oder zum Beispiel eine Abwesenheitsnotiz erstellen, ohne dass Sie jede einzelne \u00c4nderung separat best\u00e4tigen m\u00fcssen. Hier geht alles in einem Rutsch.<\/p>\n<h3 id=\"acht\">E-Mail Signatur bei Apple Mail<\/h3>\n<p>Das <strong>Apple-Mail-Programm<\/strong> \u00e4hnelt in puncto <strong>E-Mail-Signaturen<\/strong> Microsofts Outlook. Das gilt zwar nicht f\u00fcr den Weg dorthin, aber daf\u00fcr umso st\u00e4rker f\u00fcr die Erstellung selbst. Aber von Anfang an.<\/p>\n<p>W\u00e4hlen Sie in der oberen Leiste ganz links \u201eMail\u201c. Im dann erscheinenden Teil-Men\u00fc \u201eEinstellungen\u201c und im daraufhin erscheinenden Fenster schlie\u00dflich \u201eSignaturen\u201c. Dort k\u00f6nnen Sie dann wie gew\u00fcnscht Ihre Signatur festlegen, die Sie wie auch bei Outlook zun\u00e4chst einmal benennen m\u00fcssen.<\/p>\n<p>Ebenfalls ist es auch bei <strong>Apple Mail<\/strong> m\u00f6glich, verschiedene Signaturen zu erstellen. Diese k\u00f6nnen Sie anhand der Benennung ganz einfach verwalten.<\/p>\n<div id=\"attachment_72548\" style=\"width: 660px\" class=\"wp-caption alignright\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-72548\" class=\"size-full wp-image-72548\" src=\"https:\/\/pcspezialist.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/08\/e-mail-signatur_pexels-burst-374074.jpg\" alt=\"E-Mail-Signatur: Mann schr\u00e4g von hinten Bild: am Laptop. Pexels\/Burst (https:\/\/www.pexels.com\/de-de\/foto\/mann-schreibtisch-laptop-buro-374074\/)\" width=\"650\" height=\"433\" \/><p id=\"caption-attachment-72548\" class=\"wp-caption-text\">E-Mail-Signaturen bieten unterschiedliche Vorteile. Bild: Pexels\/<a href=\"https:\/\/www.pexels.com\/de-de\/foto\/mann-schreibtisch-laptop-buro-374074\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Burst<\/a><\/p><\/div>\n<h2 id=\"neun\">Vorteile der Mail-Signatur<\/h2>\n<p>F\u00fcr private Nutzer bietet eine <strong>E-Mail-Signatur<\/strong> eine <strong>pers\u00f6nliche Note<\/strong> und stellt sicher, dass die Empf\u00e4nger stets \u00fcber wichtige Kontaktinformationen verf\u00fcgen. Sie erm\u00f6glicht es, Kontakte leichter zu pflegen und sorgt f\u00fcr eine konsistente Kommunikation.<\/p>\n<p>In der <strong>Gesch\u00e4ftswelt<\/strong> sind E-Mail-Signaturen unerl\u00e4sslich, da sie zur <strong>Professionalit\u00e4t<\/strong> beitragen und rechtlich erforderlich sein k\u00f6nnen. Sie gew\u00e4hrleisten, dass alle gesch\u00e4ftlichen Kommunikationen die notwendigen Unternehmensinformationen enthalten, f\u00f6rdern das Markenimage durch das Einbinden von Logos und dienen als rechtliche Absicherung, indem sie erforderliche Firmendetails und rechtliche Hinweise enthalten.<\/p>\n<p>Bei PC-SPEZIALIST finden Firmen und <a href=\"https:\/\/pcspezialist.de\/privat\/geraete-und-software-installation\/e-mail-einrichtung\/\">private Kunden<\/a> umfangreiche <a href=\"https:\/\/pcspezialist.de\/firmen\/it-ausstattung\/e-mail-services\/\">E-Mail-Services<\/a>. Nehmen Sie Kontakt zu einem unserer <a href=\"https:\/\/pcspezialist.de\/standorte\/\">PC-SPEZIALIST-Standorte in Ihrer N\u00e4he<\/a> auf\u00a0 und lassen Sie sich beraten. Unsere IT-Dienstleister stehen Ihnen gern zur Verf\u00fcgung.<\/p>\n<p>_______________________________________________<\/p>\n<p><small>Quellen: <a href=\"https:\/\/www.e-recht24.de\/datenschutz\/11342-geschaeftliche-e-mails-signatur-impressum-und-dsgvo-pflichtangaben.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">e-recht<\/a>, Pexels\/<a href=\"https:\/\/www.pexels.com\/de-de\/foto\/mann-sitzt-vor-dem-computer-380769\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Marc Mueller<\/a> (Headerbild)<\/small><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Kommunizieren Sie vor allem im Betrieb viel \u00fcber E-Mail? Dann sollten Sie unbedingt eine E-Mail-Signatur erstellen, um sich den Aufwand zu sparen, am Schluss jeder neuen Nachricht Ihren Namen sowie Adress- und Kontaktdaten eintippen zu m\u00fcssen. 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