{"id":72207,"date":"2024-07-01T08:00:31","date_gmt":"2024-07-01T06:00:31","guid":{"rendered":"https:\/\/www.pcspezialist.de\/blog\/?p=72207"},"modified":"2024-11-04T13:51:46","modified_gmt":"2024-11-04T12:51:46","slug":"serienbrief-erstellen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/pcspezialist.de\/blog\/2024\/07\/01\/serienbrief-erstellen\/","title":{"rendered":"Serienbrief erstellen ## Word-Serienbrief erstellen und drucken \u2013 schnell und einfach erkl\u00e4rt"},"content":{"rendered":"<p><strong>Gerade in B\u00fcro-Umgebungen ist es wichtig, dass die Software optimal auf die Arbeit abgestimmt ist, denn geeignete Software erleichtert Ihnen in vielen Dingen die Arbeit. Wenn Sie wissen, wie Sie einen Serienbrief erstellen, spart Ihnen das zus\u00e4tzlich eine Menge Zeit. <\/strong><\/p>\n<p>Wir erkl\u00e4ren Ihnen, wie Sie einen Serienbrief erstellen und drucken und was Sie beachten m\u00fcssen.<\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<div style=\"background: #f2f2f2; padding: 15px 15px 5px; margin: 30px 0;\">\n<p><strong>Unser Beitrag \u00fcber die Serienbrieffunktion im \u00dcberblick:\u00a0<\/strong><\/p>\n<ol style=\"line-height: 1.7;\">\n<li><a href=\"#eins\">Was ist ein Serienbrief?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#zwei\">Datenquelle f\u00fcr Serienbrief nutzen<\/a>\n<ul style=\"line-height: 1.7;\">\n<li><a href=\"#drei\">Serienbrief erstellen \u2013 mit Word<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><a href=\"#vier\">Datenquellen f\u00fcr Serienbrief pflegen<\/a>\n<ul style=\"line-height: 1.7;\">\n<li><a href=\"#fuenf\">Datenquelle Excel oder Access<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><a href=\"#sechs\">Serienbrief erstellen \u2013 so geht&#8217;s<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#sieben\">Herausforderung geschlechtsspezifische Anrede<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#acht\">Serienbrief drucken \u2013 so geht&#8217;s<\/a><\/li>\n<\/ol>\n<\/div>\n<h2 id=\"eins\">Was ist ein Serienbrief?<\/h2>\n<p>Unter einem <strong>Serienbrief<\/strong> versteht man eine <strong>Nachricht<\/strong>, die <strong>an viele verschieden Empf\u00e4nger<\/strong> gesendet wird. Vor allem in B\u00fcroabteilungen von Betrieben und Unternehmen fallen diverse Schreibarbeiten an, die denselben oder fast denselben Text zum Inhalt haben und an verschiedene Kontakte gesendet werden sollen. Dabei handelt es sich dann um einen Serienbrief.<\/p>\n<p>Einen Serienbrief zeichnet aus, dass der <strong>gr\u00f6\u00dfte Teil des Schreibens<\/strong> in allen Fassungen <strong>identisch<\/strong> ist. Da aber die Adressaten oder Rechnungsbetr\u00e4ge und Fristen unterschiedlich sind, gibt es bestimmte Felder, die jeweils angepasst werden m\u00fcssen.<\/p>\n<p>Auch im privaten Bereich k\u00f6nnen Serienbriefe sinnvoll sein, etwa wenn man Einladungen oder Dankeskarten verschicken m\u00f6chte. Wenn Sie einen Serienbrief erstellen, m\u00fcssen Sie ihn anschlie\u00dfend per Seriendruck ausdrucken. Auch das funktioniert mit handels\u00fcblicher Software ganz einfach. Wir zeigen Ihnen, wie Sie ganz einfach einen Serienbrief erstellen und was Sie dabei beachten m\u00fcssen.<\/p>\n<div id=\"attachment_72215\" style=\"width: 660px\" class=\"wp-caption alignright\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-72215\" class=\"size-full wp-image-72215\" src=\"https:\/\/pcspezialist.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/serienbrief-erstellen_AdobeStock_361932816.jpg\" alt=\"Serienbrief erstellen: m\u00e4nnliche Person am Laptop, virtuelle Briefe \u201efliegen\u201c aus dem Rechner. Bild: stock.adobe.com\/Looker_Studio (https:\/\/stock.adobe.com\/de\/images\/business-man-working-on-laptop-computer-and-he-is-sending-email-in-modern-office-direct-marketing-digital-message-and-email-electronic-mail-and-network-connection-concept\/361932816)\" width=\"650\" height=\"434\" \/><p id=\"caption-attachment-72215\" class=\"wp-caption-text\">Ein Serienbrief ist praktisch, weil er Zeit spart. Bild: stock.adobe.com\/<a href=\"https:\/\/stock.adobe.com\/de\/images\/business-man-working-on-laptop-computer-and-he-is-sending-email-in-modern-office-direct-marketing-digital-message-and-email-electronic-mail-and-network-connection-concept\/361932816\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Looker_Studio<\/a><\/p><\/div>\n<h2 id=\"zwei\">Datenquelle f\u00fcr Serienbrief nutzen<\/h2>\n<p>Das <strong>Erstellen eines Serienbriefes<\/strong> ist mit Computerprogrammen wie Microsoft Word in Verbindung mit einer Datenquelle, die die Adress-Informationen enth\u00e4lt, recht einfach. Die Adress-Informationen k\u00f6nnen Sie beispielsweise aus <strong>Microsoft Excel oder Access<\/strong> importieren, aber auch aus Ihren Outlook-Kontakten oder einer beliebigen anderen Datenbank. Auch eine PDF-Datei k\u00f6nnen Sie zu einem Serienbrief bearbeiten.<\/p>\n<p>Welche Excel-Grundfunktionen es gibt, erfahren Sie in unserem, Beitrag \u00fcber die <a href=\"https:\/\/pcspezialist.de\/blog\/2024\/04\/22\/excel-funktion\/\">Excel-Funktionen<\/a>. Welche Gefahren durch <a href=\"https:\/\/pcspezialist.de\/blog\/2021\/10\/15\/excel-makros\/\">Excel-Makros<\/a> bestehen, erfahren Sie ebenfalls bei uns und wie Sie <a href=\"https:\/\/pcspezialist.de\/ratgeber\/lebenslauf-erstellen-mit-word.html\">mit Word einen Lebenslauf erstellen<\/a>, haben wir zus\u00e4tzlich f\u00fcr Sie zusammengefasst. Denn auch wenn akuter Fachkr\u00e4ftemangel herrscht: Ein ordentlicher Lebenslauf geh\u00f6rt zu einer Bewerbung, die Sie vermutlich mit einem Vertrag abschlie\u00dfen wollen, einfach dazu.<\/p>\n<h3 id=\"drei\">Serienbrief erstellen \u2013 mit Word<\/h3>\n<p>Wenn Sie einen <strong>Word-Serienbrief erstellen<\/strong>, besteht das Dokument aus dem <strong>Hauptdokument<\/strong> und der <strong>Datenquelle<\/strong>, den individuellen Daten. Aus diesen beiden Teilen entsteht als dritte Komponente der Serienbrief.<\/p>\n<p>Die individuellen Daten werden aus einer externen Datenquelle automatisch an eine gew\u00fcnschte Stelle in das Hauptdokument eingef\u00fcgt. Das bedeutet, dass Sie sich in Serienbriefen die mehrfache Eingabe bestimmter feststehender Daten ersparen. Zu den Dokumenten, die Sie mit Microsoft Word mit der Seriendruckfunktion erstellen k\u00f6nnen, z\u00e4hlen Etiketten, Briefe, Umschl\u00e4ge und E-Mails, aber auch Infotexte, Einladungen oder sonstige Dokumente. Der Serienbrief besteht also aus drei Elementen:<\/p>\n<ul>\n<li>Das <strong>Hauptdokument<\/strong> enth\u00e4lt den Text, der f\u00fcr alle Seriendokumente identisch ist. Als Beispiel sei eine Einladung zu einer Vereinsversammlung genannt. Zus\u00e4tzlich enth\u00e4lt das Dokument Seriendruckfelder, die Adressdaten aus einer externen Datenquelle enthalten.<\/li>\n<li>In der <strong>Datenquelle<\/strong> werden die Adressdaten verwaltet, die sp\u00e4ter von Word automatisch in das Hauptdokument \u00fcbertragen werden. Die Datenquelle k\u00f6nnen Outlook-Kontakte oder Excel-Listen sein.<\/li>\n<li>Der <strong>Serienbrief<\/strong> ist das Ergebnis aus dem Hauptdokument und den eingepflegten Adressdaten. Den Serienbrief k\u00f6nnen Sie direkt drucken.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Nun gilt es noch die ersten beiden Elemente so zu vereinigen, dass daraus das dritte Element, der Serienbrief, entstehen kann.<\/p>\n<div id=\"attachment_72216\" style=\"width: 343px\" class=\"wp-caption alignright\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-72216\" class=\"size-medium wp-image-72216\" src=\"https:\/\/pcspezialist.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/serienbrief-erstellen_pexels-karolina-grabowska-4968667-333x500.jpg\" alt=\"Draufsicht auf Tisch mit Briefumschl\u00e4gen, Frauenhand mit Bleistift. Bild: Pexels\/Karolina Kaboompics (https:\/\/www.pexels.com\/de-de\/foto\/hand-schreiben-bleistift-brief-4968667\/)\" width=\"333\" height=\"500\" srcset=\"https:\/\/pcspezialist.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/serienbrief-erstellen_pexels-karolina-grabowska-4968667-333x500.jpg 333w, https:\/\/pcspezialist.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/serienbrief-erstellen_pexels-karolina-grabowska-4968667.jpg 433w\" sizes=\"auto, (max-width: 333px) 100vw, 333px\" \/><p id=\"caption-attachment-72216\" class=\"wp-caption-text\">Ob Einladungen, Dankeskarten oder betrieblicher Zweck: Serienbriefe sind vielseitig nutzbar. Bild: Pexels\/<a href=\"https:\/\/www.pexels.com\/de-de\/foto\/hand-schreiben-bleistift-brief-4968667\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Karolina Kaboompics<\/a><\/p><\/div>\n<h2 id=\"vier\">Datenquellen f\u00fcr Serienbrief pflegen<\/h2>\n<p>Word kann <strong>Informationen f\u00fcr Serienbriefe<\/strong>, wie bereits beschrieben, aus mehreren Quellen beziehen: Sie haben die M\u00f6glichkeit, <strong>Excel-Tabellen<\/strong> zu importieren, Ihr <strong>Outlook-Adressbuch<\/strong> zu verwenden oder <strong>Daten direkt in Word einzugeben<\/strong>.<\/p>\n<p>Wenn Sie weder eine Excel-Tabelle pflegen noch ein Adressbuch in Outlook f\u00fchren m\u00f6chten, haben Sie die M\u00f6glichkeit, Daten direkt in Word einzugeben. W\u00e4hlen Sie dazu \u201eNeue Liste eingeben \u2026\u201c. Word bietet Ihnen bereits viele relevante Spalten f\u00fcr die Eingabe von Adressdaten. Vermutlich ben\u00f6tigen Sie nicht alle vorgegebenen Spalten oder m\u00f6chten eigene Kategorien hinzuf\u00fcgen. Durch einen Klick auf \u201eSpalten anpassen \u2026\u201c k\u00f6nnen Sie in Spalten hinzuf\u00fcgen, l\u00f6schen oder umbenennen.<\/p>\n<p>Nachdem Sie alle Informationen eingegeben und best\u00e4tigt haben, fordert Word Sie auf, die <strong>neue Datenbank<\/strong> zu speichern. Dies erm\u00f6glicht Ihnen, die Daten auch in anderen Word-Dokumenten zu verwenden und den Aufwand nicht f\u00fcr jeden Serienbrief zu wiederholen.<\/p>\n<h3 id=\"fuenf\">Datenquelle Excel oder Access<\/h3>\n<p>Bei der Nutzung einer <strong>Excel-Datei<\/strong> sollten Sie sicherstellen, dass die Daten als Tabelle formatiert und mit Spalten\u00fcberschriften versehen sind. Um ein Excel-Dokument zu importieren, gehen Sie in Word zum Tab \u201eSendungen\u201c, klicken auf \u201eEmpf\u00e4nger ausw\u00e4hlen\u201c und dann auf \u201eVorhandene Liste verwenden \u2026\u201c. Auch eine mit <strong>Microsoft Access<\/strong> erstellte Datenbank l\u00e4sst sich auf diese Art in Word importieren.<\/p>\n<p>Falls Sie Ihre <strong>Outlook-Kontakte<\/strong> einbinden m\u00f6chten, w\u00e4hlen Sie unter dem gleichen Button (\u201eSendungen\u201c\/\u201eVorhandene Liste verwenden \u2026\u201c) nun \u201eAus Outlook-Kontakten ausw\u00e4hlen \u2026\u201c. Wenn Sie verschiedene Ordner zur Organisation Ihrer Kontakte im E-Mail-Programm verwenden, k\u00f6nnen Sie jetzt gezielt die passenden Adressdaten ausw\u00e4hlen.<\/p>\n<div id=\"attachment_72218\" style=\"width: 660px\" class=\"wp-caption alignright\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-72218\" class=\"size-full wp-image-72218\" src=\"https:\/\/pcspezialist.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/serienbrief-erstellen_AdobeStock_135064396.jpg\" alt=\"Serienbrief erstellen: Viele wei\u00dfe Briefumschl\u00e4ge auf wei\u00dfem Untergrund. Bild: stock.adobe.com\/doomu (https:\/\/stock.adobe.com\/de\/images\/white-blank-envelope-letters-heap-3d-rendering\/135064396?asset_id=135064396)\" width=\"650\" height=\"433\" \/><p id=\"caption-attachment-72218\" class=\"wp-caption-text\">Wir zeigen Ihnen, wie Sie ganz einfach Serienbriefe erstellen k\u00f6nnen. Bild: stock.adobe.com\/<a href=\"https:\/\/stock.adobe.com\/de\/images\/white-blank-envelope-letters-heap-3d-rendering\/135064396?asset_id=135064396\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">doomu<\/a><\/p><\/div>\n<h2 id=\"sechs\">Serienbrief erstellen \u2013 so geht&#8217;s<\/h2>\n<p>Nachdem Sie die <strong>Adressdaten eingegeben oder importiert<\/strong> haben, k\u00f6nnen Sie mit dem Verfassen des eigentlichen Briefs beginnen. Dabei nutzen Sie einerseits gew\u00f6hnlichen Text, wie Sie es von Word kennen, andererseits aber auch spezielle Textbl\u00f6cke.<\/p>\n<p>Ein <strong>zentraler Bestandteil<\/strong> jedes Serienbriefs ist der <strong>Adressblock<\/strong>, den Sie unter \u201eSendungen\u201c finden. Durch Klicken auf den entsprechenden Button \u00f6ffnet sich ein Konfigurationsfenster f\u00fcr diesen Platzhalter, in dem Sie das Layout des Adressblocks festlegen k\u00f6nnen. Wenn Sie Daten aus einer externen Tabelle verwenden, versucht Word, die korrekten Felder den Spaltenbezeichnungen zuzuordnen. Kann das Programm Ihre individuellen Beschriftungen nicht automatisch erkennen, bietet der Button \u201e\u00dcbereinstimmende Felder festlegen \u2026\u201c die Option, die Zuordnung manuell vorzunehmen.<\/p>\n<p>Mit einer <strong>Gru\u00dfzeile<\/strong> in Ihrem Serienbrief k\u00f6nnen Sie die Empf\u00e4nger direkt mit ihrem Namen ansprechen und so eine pers\u00f6nliche Note verleihen, anstatt eine allgemeine Anrede wie \u201eSehr geehrte Damen und Herren\u201c zu verwenden. In Word lassen sich die Namen direkt aus den Daten ziehen und entsprechend anzeigen. Sie haben dabei die M\u00f6glichkeit zu bestimmen, ob Vorname, Nachname oder beides angezeigt werden soll.<\/p>\n<p>Im Auswahlmen\u00fc \u201eGru\u00dfzeile\u201c k\u00f6nnen Sie festlegen, wie Word die <strong>pers\u00f6nliche Anrede<\/strong> gestalten soll. Die Software bietet standardm\u00e4\u00dfig die Form \u201eSehr geehrte(r)\u201c gefolgt vom Namen des Empf\u00e4ngers an. Sollten Sie die Einleitung weglassen wollen, k\u00f6nnen Sie \u201e(ohne)\u201c w\u00e4hlen und die Anrede selbst in den Text integrieren, bevor Sie das Serienbrieffeld f\u00fcr den Namen einf\u00fcgen.<\/p>\n<h3 id=\"sieben\">Herausforderung geschlechtsspezifische Anrede<\/h3>\n<p>Eine Herausforderung ist die <strong>geschlechtsspezifische Anpassung der Anrede<\/strong>, da Word keine automatische Unterscheidung vornimmt. Dies l\u00e4sst sich jedoch mit zus\u00e4tzlichen Schritten l\u00f6sen:<\/p>\n<ul>\n<li>Erstellen Sie eine Gru\u00dfzeile ohne Einleitung und nutzen Sie die Funktion \u201eFeldfunktionen ein\/aus\u201c durch einen Rechtsklick auf das Feld, um den dahinterliegenden Code einzusehen.<\/li>\n<li>Hier k\u00f6nnen Sie spezifische Regeln anwenden, um das Serienbrieffeld genauer zu programmieren.<\/li>\n<li>Mithilfe einer Wenn-Dann-Sonst-Regel k\u00f6nnen Sie eine geschlechtsangepasste Anrede einf\u00fcgen.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Das funktioniert allerdings nur, wenn in Ihrer Datenquelle ein entsprechendes Feld f\u00fcr das Geschlecht existiert. Wenn nicht, Sie aber die korrekte Ansprache w\u00fcnschen, m\u00fcssen Sie Ihre Datenquelle bearbeiten.<\/p>\n<ul>\n<li>Positionieren Sie nun den Cursor in der Feldfunktion hinter \u201e_<em>BEFORE_ <\/em>\u201c (inklusive Leerzeichen nach dem Leerzeichen) und w\u00e4hlen Sie die Wenn-Dann-Sonst-Regel.<\/li>\n<li>W\u00e4hlen Sie den Feldnamen aus, der das Geschlecht des Empf\u00e4ngers bezeichnet, und definieren Sie die Bedingungen und Texte f\u00fcr \u00dcbereinstimmungen und Nicht-\u00dcbereinstimmungen (zum Beispiel \u201eLiebe\u201c f\u00fcr \u201eweiblich\u201c oder \u201eFrau\u201c und \u201eLieber\u201c f\u00fcr andere Angaben).<\/li>\n<\/ul>\n<p>Nun wird die <strong>Anrede im Serienbrief<\/strong> exakt auf die angesprochene Person zugeschnitten. Das folgenden YouTube-Video zeigt Ihnen noch einmal in Bildern, wie Sie einen Serienbrief mit der aktuellen Word-Version erstellen k\u00f6nnen:<\/p>\n<p><iframe loading=\"lazy\" title=\"Serienbrief erstellen in Word (Excel Daten Import) | Seriendruck in Word Schritt f\u00fcr Schritt erkl\u00e4rt\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/TuX1W7_Ve50\" width=\"1280\" height=\"720\" frameborder=\"0\" allowfullscreen=\"allowfullscreen\"><\/iframe><\/p>\n<h2 id=\"acht\">Serienbrief drucken \u2013 so geht&#8217;s<\/h2>\n<p>Ist der Serienbrief erstellt, k\u00f6nnen Sie ihn direkt ausdrucken. Doch bevor Sie das tun, sollten Sie sich die <strong>Vorschau anzeigen<\/strong> lassen und genau \u00fcberpr\u00fcfen, ob sich Fehler eingeschlichen haben, da Word die Platzhalter in der Vorschau automatisch <strong>mit den echten Daten<\/strong> ausf\u00fcllt. Nach dieser Kontrolle nutzen Sie die Funktion \u201eFertig stellen und zusammenf\u00fchren\u201c, um mit dem Druck der Briefe zu beginnen.<\/p>\n<p>Word bietet hierf\u00fcr verschiedene Optionen:<\/p>\n<ul>\n<li>Die <strong>erste Option<\/strong> \u201eEinzelne Dokumente bearbeiten \u2026\u201c erstellt ein neues Dokument, in dem alle Versionen des Briefes nacheinander aufgef\u00fchrt sind. In diesem Dokument k\u00f6nnen Sie noch letzte \u00c4nderungen an einzelnen Briefen vornehmen, bevor diese final gedruckt oder versendet werden.<\/li>\n<li>Die <strong>zweite Option<\/strong> \u201eDokumente drucken \u2026\u201c erm\u00f6glicht es, die Briefe direkt nacheinander auszudrucken.<\/li>\n<li>Die <strong>dritte Option<\/strong> \u201eE-Mail-Nachrichten senden \u2026\u201c verwendet Word, um das Dokument als E-Mail zu versenden. Hierf\u00fcr w\u00e4hlen Sie aus der Datenquelle das Feld mit den hinterlegten E-Mail-Adressen aus und geben zus\u00e4tzlich einen Betreff f\u00fcr die E-Mail ein.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Wenden Sie sich gern an <a href=\"https:\/\/pcspezialist.de\/standorte\/\">PC-SPEZIALIST in Ihrer N\u00e4he<\/a>, wenn Sie mit <a href=\"https:\/\/pcspezialist.de\/firmen\/it-ausstattung\/microsoft-365-einrichten\/\">Microsoft 365<\/a> die neueste Word-Version nutzen m\u00f6chten. Unsere IT-Experten installieren die Software gern f\u00fcr Sie und sorgen so f\u00fcr eine erstklassig konfigurierte <a href=\"https:\/\/pcspezialist.de\/firmen\/it-ausstattung\/\">IT-Ausstattung<\/a>.<br \/>\n_______________________________________________<\/p>\n<p><small>Quellen: <a href=\"https:\/\/support.microsoft.com\/de-de\/office\/f%C3%BCr-seriendrucke-verwendbare-datenquellen-9de322a6-f0f9-448d-a113-5fab317d9ef4\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Microsoft-Support<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.ionos.de\/digitalguide\/online-marketing\/verkaufen-im-internet\/serienbrief-erstellen\/#:~:text=Ein%20Serienbrief%20ist%20eine%20Nachricht,die%20jeweils%20angepasst%20werden%20m%C3%BCssen.\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">ionos<\/a>, <a href=\"https:\/\/mailingdruck24.de\/serienbrief\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">mailingdruck24<\/a>, Pexels\/<a href=\"https:\/\/www.pexels.com\/de-de\/foto\/frau-die-violetten-mantel-tragt-wahrend-sie-nahe-briefkasten-steht-3796717\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Andrea Piacquadio<\/a>\u00a0(Headerbild)<\/small><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Gerade in B\u00fcro-Umgebungen ist es wichtig, dass die Software optimal auf die Arbeit abgestimmt ist, denn geeignete Software erleichtert Ihnen in vielen Dingen die Arbeit. 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