{"id":71279,"date":"2024-05-10T08:00:01","date_gmt":"2024-05-10T06:00:01","guid":{"rendered":"https:\/\/www.pcspezialist.de\/blog\/?p=71279"},"modified":"2025-02-26T08:29:49","modified_gmt":"2025-02-26T07:29:49","slug":"e-rechnung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/pcspezialist.de\/blog\/2024\/05\/10\/e-rechnung\/","title":{"rendered":"E-Rechnung ist Pflicht ## Was sich f\u00fcr Unternehmen ab 2025 \u00e4ndert \u2013 UPDATE"},"content":{"rendered":"<p><strong>Die E-Rechnung ist da. Wer jetzt denkt, \u201ePrima, ich verschicke meine Rechnungen als PDF-Datei\u201c, hat leider Pech, denn PDF gelten k\u00fcnftig nicht mehr als elektronische Rechnungen.<\/strong><\/p>\n<p>Wir haben alle Infos und ein Update, was sich f\u00fcr Unternehmen \u00e4ndert und wer handeln muss.<\/p>\n<p><!--more--><\/p>\n<div style=\"background: #f2f2f2; padding: 15px 15px 5px; margin: 30px 0;\">\n<p><strong>Unser Beitrag \u00fcber die E-Rechnung im \u00dcberblick:\u00a0<\/strong><\/p>\n<ol style=\"line-height: 1.7;\">\n<li><a href=\"#eins\">Was ist die E-Rechnung?<\/a>\n<ul style=\"line-height: 1.7;\">\n<li><a href=\"#zwei\">Vorteile der elektronischen Rechnung<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><a href=\"#drei\">Hintergrund der E-Rechnung<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#vier\">Was \u00e4ndert sich f\u00fcr Betriebe?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#fuenf\">Tipps f\u00fcr Unternehmen<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#sechs\">UPDATE: Herausforderungen der E-Rechnung<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#sieben\">Zukunftsausblick: Echtzeit-Steuerreporting und digitale Transformation<\/a><\/li>\n<\/ol>\n<\/div>\n<h2 id=\"eins\">Was ist die E-Rechnung?<\/h2>\n<p>Eine <strong>elektronische Rechnung<\/strong> (<strong>E-Rechnung<\/strong>) erm\u00f6glicht die \u00dcbermittlung von Rechnungsinformationen in digitaler Form, sodass der gesamte Vorgang \u2013 von der Erstellung bis zur Bezahlung \u2013 automatisch und ohne Medienbruch erfolgt.<\/p>\n<p>Im Gegensatz zu einer Papierrechnung oder einer PDF-Datei, wird eine E-Rechnung <strong>als strukturierter und maschinenlesbarer Datensatz<\/strong> ausgegeben. Dies erm\u00f6glicht es, dass die Rechnungen vom Aussteller nicht nur elektronisch versendet und empfangen werden k\u00f6nnen, sondern auch nahtlos, ohne manuellen Eingriff, weiterverarbeitet und zur Zahlung vorbereitet werden.<\/p>\n<p>Das strukturierte elektronische Format der Rechnung muss der <strong>europ\u00e4ischen Norm<\/strong> (<strong>CEN-Norm EN 16931<\/strong>) f\u00fcr elektronische Rechnungsstellung sowie den dazugeh\u00f6rigen Syntax-Listen entsprechen. Die<strong> XRechnung<\/strong>, die bereits im \u00f6ffentlichen Auftragswesen genutzt wird, und das hybride<strong> ZUGFeRD-Format <\/strong>(Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), welches eine Kombination aus PDF und XML ist, erf\u00fcllen diese Anforderungen. Auch wenn die Umstellung zun\u00e4chst einmal Arbeit bedeutet, so hat die elektronische Rechnung sowohl f\u00fcr den Ersteller als auch f\u00fcr den Empf\u00e4nger zahlreiche Vorteile.<\/p>\n<div id=\"attachment_71293\" style=\"width: 660px\" class=\"wp-caption alignright\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-71293\" class=\"size-full wp-image-71293\" src=\"https:\/\/pcspezialist.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/05\/e-rechnung_pexels-kindelmedia-7688191.jpg\" alt=\"e-Rechnung: Finger zeigen auf Positionen einer Papierrechnung. Bild: Pexels\/Kindel Media (https:\/\/www.pexels.com\/de-de\/foto\/marketing-hande-nummern-dokument-7688191\/)\" width=\"650\" height=\"488\" \/><p id=\"caption-attachment-71293\" class=\"wp-caption-text\">Papierrechnungen und Rechnungen im PDF-Format ad\u00e9 \u2013 ab 2025 m\u00fcssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen k\u00f6nnen. Bild: Pexels\/<a href=\"https:\/\/www.pexels.com\/de-de\/foto\/marketing-hande-nummern-dokument-7688191\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Kindel Media<\/a><\/p><\/div>\n<h3 id=\"zwei\">Vorteile der elektronischen Rechnung<\/h3>\n<p>F\u00fcr den <strong>Rechnungssteller<\/strong> ergeben sich folgende Vorteile:<\/p>\n<ul>\n<li>Vereinfachung der Rechnungserstellung<\/li>\n<li>Verk\u00fcrzung der Bearbeitungszeiten<\/li>\n<li>Beschleunigte Abwicklung und zuverl\u00e4ssigere Zahlungseing\u00e4nge<\/li>\n<li>Kostenersparnisse im Rechnungsversand durch Verzicht auf Papier und Porto<\/li>\n<li>Verbesserung der Prozessqualit\u00e4t durch automatisierte Erstellung und Pr\u00fcfung von Rechnungen<\/li>\n<li>Ortsunabh\u00e4ngige Rechnungsstellung erm\u00f6glicht flexibles Arbeiten<\/li>\n<\/ul>\n<p>Vorteile f\u00fcr den<strong> Rechnungsempf\u00e4nger<\/strong>:<\/p>\n<ul>\n<li>Effizienzsteigerung in der Rechnungsverarbeitung durch automatisierte Erfassung der Rechnungsdaten<\/li>\n<li>H\u00f6here Datenqualit\u00e4t und reduzierte Fehleranf\u00e4lligkeit<\/li>\n<li>Kosteneinsparungen in der Rechnungsverarbeitung<\/li>\n<li>M\u00f6glichkeit zur dezentralen Bearbeitung von Rechnungen<\/li>\n<li>Flexibilit\u00e4t im Arbeitsablauf durch ortsunabh\u00e4ngige Rechnungsverarbeitung<\/li>\n<\/ul>\n<p>Betroffen von der E<strong>-Rechnung<\/strong> sind allerdings nur Rechnungen <strong>an Unternehmen<\/strong>, bzw. Rechnungen bei Auftr\u00e4gen der \u00f6ffentlichen Hand. Aber: Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen, unabh\u00e4ngig von ihrer Gr\u00f6\u00dfe, dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n<h2 id=\"drei\">Hintergrund der E-Rechnung<\/h2>\n<p>Im Rahmen der <strong>ViDA-Initiative der EU-Kommission<\/strong> ist geplant, ein <strong>elektronisches Meldesystem<\/strong> einzuf\u00fchren, welches unter anderem die bestehenden Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ersetzen soll. Urspr\u00fcnglich war vorgesehen, diese \u00c4nderungen 2028 umzusetzen, allerdings wird aktuell \u00fcber eine Verschiebung auf die Jahre 2030 oder 2032 diskutiert. Als <strong>Vorbereitung<\/strong> auf diese \u00c4nderungen ist auch eine Neudefinition des Begriffs \u201e<strong>Elektronische Rechnung<\/strong>\u201c nach Artikel 217 der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie geplant.<\/p>\n<p>In Deutschland wurde seit Mitte April 2023 ein Entwurf diskutiert, der eine verpflichtende elektronische Rechnungsstellung vorsah. Er wurde sp\u00e4ter in den Referentenentwurf und daraufhin in den Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes aufgenommen. Nach mehreren Anpassungen im Laufe des Gesetzgebungsprozesses stimmte der Bundesrat am 22. M\u00e4rz 2024 dem Vermittlungsergebnis zu.<\/p>\n<p>Um die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland vor den EU-weiten Ma\u00dfnahmen einzuf\u00fchren, war eine ausdr\u00fcckliche Genehmigung des EU-Rates notwendig. Diese Genehmigung wurde am 25. Juli 2023 mit einem Durchf\u00fchrungsbeschluss erteilt.<\/p>\n<div id=\"attachment_71292\" style=\"width: 660px\" class=\"wp-caption alignright\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-71292\" class=\"size-full wp-image-71292\" src=\"https:\/\/pcspezialist.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/05\/e-rechnung_AdobeStock_261507617.jpg\" alt=\"e-Rechnung: Programmcode. Bild: stock.adobe.com\/Maximusdn (https:\/\/stock.adobe.com\/de\/images\/developer-programming-code-abstract-computer-script-code-programming-code-screen-of-software-developer-software-programming-work-time\/261507617?asset_id=261507617)\" width=\"650\" height=\"433\" \/><p id=\"caption-attachment-71292\" class=\"wp-caption-text\">So oder so \u00e4hnlich sieht der strukturierte Datensatz einer E-Rechnung aus. Bild: stock.adobe.com\/<a href=\"https:\/\/stock.adobe.com\/de\/images\/developer-programming-code-abstract-computer-script-code-programming-code-screen-of-software-developer-software-programming-work-time\/261507617?asset_id=261507617\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Maximusdn<\/a><\/p><\/div>\n<h2 id=\"vier\">Was \u00e4ndert sich f\u00fcr Betriebe?<\/h2>\n<p>F\u00fcr Unternehmen hei\u00dft es nun, dass sie sich an neue Begriffsdefinitionen gew\u00f6hnen m\u00fcssen, denn ab dem <strong>1. Januar 2025<\/strong> wird zwischen <strong>elektronischen Rechnungen<\/strong> und <strong>sonstigen Rechnungen<\/strong> unterschieden.<\/p>\n<ul>\n<li>Die E<strong>-Rechnung<\/strong> ist gem\u00e4\u00df \u00a7 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F. eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, \u00fcbermittelt und empfangen wird, das eine elektronische Verarbeitung erm\u00f6glicht. Dieses Format muss der europ\u00e4ischen Norm f\u00fcr elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem\u00e4\u00df RL 2014\/55\/EU entsprechen, also der CEN-Norm EN 16931. M\u00f6gliche Formate zur Rechnungsstellung sind die XRechnung, die im \u00f6ffentlichen Auftragswesen genutzt wird, oder das hybride ZUGFeRD-Format. Es bildet eine Kombination aus PDF und XML-Datei.<\/li>\n<li>Als <strong>sonstige Rechnungen<\/strong> gelten Papierrechnungen sowie Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format \u00fcbermittelt werden. Wichtig hierbei: Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung!<\/li>\n<\/ul>\n<p>Wichtig: Das strukturierte elektronische Format einer elektronischen Rechnung kann auch zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempf\u00e4nger vereinbart werden. Aus der elektronischen Rechnung im vereinbarten Format m\u00fcssen sich jedoch die nach dem UStG erforderlichen Angaben korrekt und vollst\u00e4ndig in ein Format extrahieren lassen. So sind beispielsweise \u00fcber EDI-Verfahren ausgestellte Rechnungen zul\u00e4ssig, deren Formate nicht der CEN-Norm EN 16931 entsprechen.<\/p>\n<p>Die neuen Definitionen treten ab dem <strong>1. Januar 2025<\/strong> in Kraft. Dann m\u00fcssen alle Unternehmen in der Lage sein, <strong>elektronische Rechnungen empfangen<\/strong> zu k\u00f6nnen. Die Pflicht zur <strong>Ausstellung von E-Rechnungen<\/strong> wird dagegen schrittweise eingef\u00fchrt. Ab dem <strong>1. Januar 2027<\/strong> m\u00fcssen zun\u00e4chst Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von \u00fcber 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen. Ein Jahr sp\u00e4ter, ab dem <strong>1. Januar 2028<\/strong>, sind dann auch alle \u00fcbrigen Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen im gesch\u00e4ftlichen Verkehr zwischen Unternehmen zu erstellen.<\/p>\n<h2 id=\"fuenf\">Tipps f\u00fcr Unternehmen<\/h2>\n<p>\u201eAb 1. Januar 2025 m\u00fcssen Betriebe in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen\u201c, sagt Simone Schlewitz, Referatsleiterin Steuer- und Finanzpolitik beim Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH). Sie gibt Tipps mit auf den Weg, die man 2024 umsetzen sollte:<\/p>\n<ul>\n<li>Besprechen Sie mit Ihrem <strong>Steuerberater<\/strong> zeitnah, wie Sie k\u00fcnftig zusammenarbeiten wollen.<\/li>\n<li>Sie haben keinen Steuerberater? Dann wenden Sie sich an einen <strong>erfahrenen IT-Dienstleister<\/strong> wie <a href=\"https:\/\/pcspezialist.de\/standorte\/\">PC-SPEZIALIST<\/a> und lassen Sie sich eine geeignete Software zum Empfang, zur Erstellung und zur Archivierung von E-Rechnungen installieren.<\/li>\n<li>Verschaffen Sie sich einen <strong>\u00dcberblick<\/strong>, an wen Sie Rechnungen verschicken. Sind es haupts\u00e4chlich Privatkunden oder senden Sie auch Rechnungen an Gewerbekunden und die \u00f6ffentliche Hand?<\/li>\n<li>\u00dcberlegen Sie sich, ob Sie nur das Pflichtprogramm umsetzen wollen. Oder wollen Sie die E-Rechnung zum Anlass nehmen, um noch weitere Bereiche in Ihrem <strong>Betrieb zu digitalisieren<\/strong> \u2013 zum Beispiel die automatisierte Weiterverarbeitung der E-Rechnung? PC-SPEZIALIST unterst\u00fctzt Sie dabei unter anderem mit der <a href=\"https:\/\/pcspezialist.de\/firmen\/it-betreuung\/digitalisierungsfoerderung\/\">Digitalisierungsf\u00f6rderung<\/a>.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Bereits in diesem Jahr m\u00fcssen sich also Betriebe darum k\u00fcmmern, wie sie ab 2025 E-Rechnungen empfangen und archivieren. Warten Sie nicht, sondern setzen Sie sich am besten zeitnah damit auseinander und \u00fcberlegen Sie, wie Sie Ihren Betrieb aufstellen wollen.<\/p>\n<div id=\"attachment_74334\" style=\"width: 660px\" class=\"wp-caption alignright\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" aria-describedby=\"caption-attachment-74334\" class=\"size-full wp-image-74334\" src=\"https:\/\/pcspezialist.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2024\/05\/e-rechnung_pexels-mikhail-nilov-6963857.jpg\" alt=\"E-Rechnung | papierloses B\u00fcro. Bild: Pexels\/Mikhail Nilov \" width=\"650\" height=\"433\" \/><p id=\"caption-attachment-74334\" class=\"wp-caption-text\">Viele Unternehmen setzen bei der E-Rechnung auf das ZUGFeRD-Format. Komplett papierlos wird ein B\u00fcro aber wohl nie werden. Bild: Pexels\/<a href=\"https:\/\/www.pexels.com\/de-de\/foto\/paar-menschen-frau-schreibtisch-6963857\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Mikhail Nilov<\/a><\/p><\/div>\n<h2 id=\"sechs\">UPDATE: Herausforderungen der E-Rechnung<\/h2>\n<p>Trotz der Vorteile bringt die <strong>E-Rechnungspflicht<\/strong> auch <strong>Herausforderungen<\/strong> mit sich. Besonders problematisch k\u00f6nnte die parallele Nutzung von hybriden Rechnungsformaten sein. Laut Carsten Brunke, Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer bei Inmedias, wird es in der Praxis problematisch, wenn es zu <strong>Abweichungen zwischen den in einem PDF sichtbaren Betr\u00e4gen und den XML-Daten<\/strong> kommt. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) sieht in solchen F\u00e4llen <strong>zwei getrennte Rechnungen<\/strong>, was f\u00fcr Unternehmen zus\u00e4tzliche Pr\u00fcf- und Korrekturaufw\u00e4nde bedeuten k\u00f6nnte.<\/p>\n<p>\u00c4hnliche Bedenken \u00e4u\u00dfert Stephan H\u00fcttmann von der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe (DSAG). Er kritisiert die f<strong>ehlende klare Regulierung f\u00fcr spezielle Rechnungsformate wie Gutschriftsverfahren oder Dauerrechnungen<\/strong>. Zudem k\u00f6nnte die Formatfreiheit, die f\u00fcr Flexibilit\u00e4t sorgen soll, durch hohen Implementierungsaufwand und fehlende Standardisierung neue Probleme schaffen.<\/p>\n<p>Viele Unternehmen setzen bei der Umstellung auf <strong>hybride Formate wie ZUGFeRD<\/strong>, da eine visuelle Pr\u00fcfung der Rechnung m\u00f6glich bleibt. Zudem kann die XRechnung nicht ohne spezielle Software gelesen werden, was ebenfalls f\u00fcr Unternehmen ein Argument f\u00fcr das ZUGFeRD-Format ist.<\/p>\n<h3 id=\"sieben\">Zukunftsausblick: Echtzeit-Steuerreporting und digitale Transformation<\/h3>\n<p>Die <strong>Einf\u00fchrung der E-Rechnung<\/strong> in Deutschland ist <strong>Teil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie<\/strong>. In L\u00e4ndern wie Italien oder Polen haben vergleichbare Ma\u00dfnahmen bereits zu h\u00f6heren Steuereinnahmen gef\u00fchrt und helfen, Steuerbetrug zu minimieren. Ein mittelfristiges Ziel ist die Einf\u00fchrung eines Echtzeit-Steuerreportings, das auf der E-Rechnung basiert.<\/p>\n<p>Dabei ist die Diskussion um digitale Rechnungsprozesse keineswegs neu. Seit mehr als 25 Jahren wird \u00fcber die <strong>Digitalisierung der Buchhaltung<\/strong> gesprochen. Mit der gesetzlichen Verpflichtung wird das Thema nun fl\u00e4chendeckend umgesetzt.<\/p>\n<p>Auch wenn die E-Rechnungspflicht f\u00fcr viele Unternehmen aktuell eine <strong>zus\u00e4tzliche Belastung<\/strong> darstellt, bietet sie langfristig <strong>zahlreiche Vorteile<\/strong> (s. o.). So mache beispielsweise eine zentrale Speicherung der Rechnungsdaten in der <a href=\"https:\/\/pcspezialist.de\/blog\/tag\/cloud\/\">Cloud<\/a> die Zusammenarbeit mit Steuerberatern vereinfacht und Pr\u00fcfprozesse effizienter macht. Letztlich bleibt abzuwarten, wie die Unternehmen die neuen Anforderungen umsetzen und welche Standards sich langfristig durchsetzen. Fest steht jedoch: Auch wenn das komplett <a href=\"https:\/\/pcspezialist.de\/firmen\/it-ausstattung\/papierloses-buero-einrichten\/\">papierlose B\u00fcro<\/a> wohl eine Idealvorstellung bleibt, so ist die Digitalisierung der Rechnungsstellung dennoch nicht mehr aufzuhalten.<\/p>\n<p>_______________________________________________<\/p>\n<p><small>Quellen: <a href=\"https:\/\/www.e-rechnung-bund.de\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">bund<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.ihk.de\/darmstadt\/produktmarken\/recht-und-fair-play\/steuerinfo\/bmf-plant-verpflichtende-erechnung-und-meldesystem-5784882\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">ihk<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.zdh.de\/ueber-uns\/fachbereich-steuern-und-finanzen\/elektronische-rechnung\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">zdh<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.haufe.de\/steuern\/gesetzgebung-politik\/elektronische-rechnung-wird-pflicht-e-rechnung-im-ueberblick_168_605558.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">haufe<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.handwerk.com\/e-rechnung-was-ab-2025-fuer-betriebe-pflicht-wird\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">handwerk<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.it-business.de\/e-rechnung-umstritten-aber-effizient-und-schnell-a-c5524093f1287cb76725e56d38e76673\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">it-business<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.pexels.com\/de-de\/foto\/mann-schreibtisch-laptop-notizbuch-22046207\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Pexels\/Vitaly Gariev<\/a> (Headerbild)<\/small><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die E-Rechnung ist da. 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