{"id":66831,"date":"2018-02-22T10:45:48","date_gmt":"2018-02-22T09:45:48","guid":{"rendered":"https:\/\/www.pcspezialist.de\/blog\/?p=66831"},"modified":"2024-11-04T14:19:15","modified_gmt":"2024-11-04T13:19:15","slug":"digitales-dokumenten-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/pcspezialist.de\/blog\/2018\/02\/22\/digitales-dokumenten-management\/","title":{"rendered":"Digitales Dokumenten-Management ## Rechnungen und Belege digital archivieren"},"content":{"rendered":"

Digitales Dokumenten-Management: Mittlerweile werden Rechnungen und Belege zwar immer \u00f6fter digital per E-Mail versandt, trotzdem gibt es weiterhin unz\u00e4hlige Papierbelege, die aufbewahrt werden wollen. Da irgendwann selbst in der gr\u00f6\u00dften Wohnung der Platz f\u00fcr Aktenordner knapp wird, ist digitales Dokumenten-Management eine gute Alternative.<\/strong><\/p>\n

Wie Sie Rechnungen aufbewahren und Belege digital archivieren, lesen Sie hier.<\/p>\n

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Unser Beitrag \u00fcber digitales Dokumenten-Management im \u00dcberblick:\u00a0<\/strong><\/p>\n

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  1. Was ist digitales Dokumenten-Management?<\/a><\/li>\n
  2. Vorteile des digitalen Dokumenten-Managements<\/a><\/li>\n
  3. Dokumenten-Management-Software \u2013 das digitale Archiv<\/a><\/li>\n
  4. Warum digitales Dokumenten-Management?<\/a><\/li>\n<\/ol>\n<\/div>\n

    Was ist digitales Dokumenten-Management?<\/h2>\n

    Das\u00a0papierlose B\u00fcro<\/a> liegt voll im Trend. Immer mehr Firmen, aber auch Privatpersonen nutzen die papierlose Aufbewahrung von Rechnungen und Belegen. Um das Ganze sinnvoll umzusetzen, sollten Sie auf ein gutes Dokumenten-Managementsetzen. Grunds\u00e4tzlich ist es f\u00fcr das Dokumenten-Management erst einmal egal, ob Sie Dokumente digital oder in Papierform verwalten. Aber digitales Dokumenten-Management <\/strong>bietet Ihnen aber einige Vorteile.<\/p>\n

    Das Dokumenten-Managementl\u00e4sst sich als \u201edatenbankgest\u00fctzte Verwaltung elektronischer Dokumente\u201c<\/strong> definieren. Dazu geh\u00f6ren sowohl Dokumente, die Sie bereits in elektronischer Form erhalten als auch eingescannte Papierdokumente. Nat\u00fcrlich k\u00f6nnen Sie Rechnungen und Belege auch einfach auf Ihrer Festplatte speichern und in eigenen Ordnern ablegen. Sind Sie aber Jahre nach dessen Erhalt auf der Suche nach einem bestimmten Dokument, finden Sie es dabei in der Regel nur nach einer aufwendigen Suchaktion.<\/p>\n

    \"Dokumentenmanagement

    Dokumentenmanagement sorgt f\u00fcr Ordnung im B\u00fcro. Bild: Pexels\/@olly<\/p><\/div>\n

    Vorteile des digitalen Dokumenten-Managements<\/h2>\n

    Ein gutes digitales Dokumenten-Management<\/strong> arbeitet datenbankbasiert. Das hei\u00dft, Sie haben deutlich mehr M\u00f6glichkeiten, Dokumente mit Schlagworten und Metadaten zu versehen. Damit k\u00f6nnen Sie gesuchte Dokumente viel schneller finden, da oft auch eine Volltextsuche integriert ist, mit der Sie direkt im Text des Dokuments nach bestimmten Begriffen suchen k\u00f6nnen.<\/p>\n

    Vorrangig betrifft das nat\u00fcrlich Rechnungen und Belege, die es im\u00a0papierlosen B\u00fcro<\/strong> zu archivieren gilt. Doch Dokumenten-Management kann noch mehr als nur Rechnungen aufbewahren<\/strong>\u00a0und als\u00a0digitales Archiv<\/strong> zu dienen. Es sorgen daf\u00fcr, dass Ihre elektronischen Dokumente nicht nur sicher verwahrt sondern auch logisch angeordnet sind. Das erleichtert Ihnen das Suchen nach einem bestimmten Dokument erheblich.<\/p>\n

    Dokumenten-Management-Software<\/h2>\n

    Professionelle Dokumenten-Management-Software<\/strong>\u00a0bringen neben der reinen Aufbewahrungsfunktion auch viele weitere Funktionalit\u00e4ten mit. Dazu z\u00e4hlt etwa die M\u00f6glichkeit zur Zusammenarbeit an Dokumenten. Gleichzeitig erf\u00fcllt eine gute Dokumenten-Management-Software<\/strong> auch die Anforderungen, die der Gesetzgeber hinsichtlich Aufbewahrungsfristen an Sie stellt \u2013 Stichwort\u00a0Langzeitarchivierung.<\/p>\n

    Die wichtigste Funktion des DMS bleibt aber die Strukturierung der Daten in elektronische Akten. Dabei k\u00f6nnen Sie in Ihrem digitalen Dokumenten-Management-System (DMS) <\/strong>Dokumente ablegen und mit passenden Meta-Daten wie Schlagw\u00f6rtern, Rechnungsnummern und weiteren individualisierbaren Kriterien versehen. Das erleichtert Ihnen sp\u00e4ter die Suche nach bestimmten Dokumenten ungemein.<\/p>\n

    Au\u00dferdem bieten die meisten\u00a0DMS<\/strong>\u00a0M\u00f6glichkeiten, Dokumente mit Anmerkungen und Notizen zu versehen. Das vereinfacht die Zusammenarbeit innerhalb des\u00a0papierlosen B\u00fcros<\/strong>. Zudem nutzen Sie die gleichen Kommunikationsm\u00f6glichkeiten, die Sie bereits privat verwenden.<\/p>\n

    \"Dokumenten-Management-Software\"

    Eine gute Dokumenten-Management-Software bringt Ordnung ins Papier-Chaos. Bild: Pexels\/@olly<\/p><\/div>\n

    Warum digitales Dokumenten-Management?<\/h2>\n

    Vielleicht denken Sie jetzt: Ist digitales Dokumenten-Management<\/strong> nicht nur etwas f\u00fcr Unternehmen? Nicht unbedingt. Nat\u00fcrlich gibt es in Firmen traditionell deutlich mehr Einsatzm\u00f6glichkeiten f\u00fcr Dokumenten-Management-Systeme<\/strong>. Doch auch Privatpersonen k\u00f6nnen vom Einsatz eines DMS profitieren. Vor allem wenn Sie viele Dokumente erhalten, ist der Einsatz eines\u00a0digitalen Archivs<\/strong> sinnvoll, um nicht den \u00dcberblick zu verlieren. Auch die Zeitersparnis, die Sie beim Suchen von Rechnungen oder Belegen haben, spricht f\u00fcr den Einsatz eines digitalen Dokumenten-Management-Systems<\/strong>.<\/p>\n

    Sie haben Fragen zur Wahl der richtigen Dokumenten-Management-Software oder ben\u00f6tigen Hilfe bei der Einrichtung eines papierlosen B\u00fcros<\/a>? Dann kommen Sie zu Ihrem\u00a0PC-SPEZIALIST vor Ort<\/a>. Wir bieten Ihnen einen professionellen Service rund um die Einrichtung und Pflege Ihres Dokumenten-Management, damit das Rechnungen und Belege aufbewahren k\u00fcnftig f\u00fcr Sie ein Kinderspiel wird.
    \n_______________________________________________<\/p>\n

    Quellen: Wikipedia<\/a>, IT-Service.Network<\/a><\/small><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Digitales Dokumenten-Management: Mittlerweile werden Rechnungen und Belege zwar immer \u00f6fter digital per E-Mail versandt, trotzdem gibt es weiterhin unz\u00e4hlige Papierbelege, die aufbewahrt werden wollen. Da irgendwann selbst in der gr\u00f6\u00dften Wohnung der Platz f\u00fcr Aktenordner knapp wird, ist digitales Dokumenten-Management eine gute Alternative. 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